До этой встречи драйвер должен обновить на диске либо прислать руководителю обновленный Excel-файл плана «90 дней». Для лучшей наглядности используется заливка ячеек цветом.

Задача выполнена

• заливка строки задачи зеленым цветом;

• перечеркивание названия задачи;

• ячейка «Статус»: значение «1»;

• в примечаниях можно указать полученный результат.

Задача выполняется

• заливка строки задачи синим цветом;

• в примечаниях можно описать текущую ситуацию.

Задача не выполнена

• заливка строки задачи красным цветом;

• в примечаниях нужно указать причины и предлагаемый план действий.

Отложенные, перенесенные и отмененные задачи, как мы писали выше, выделяются заливкой серого цвета.

Форс-мажоры

Форс-мажоры – неотъемлемая часть нашей жизни. И ваш план «90 дней» не станет исключением. При самом хорошем планировании все предугадать невозможно. Причин, вызывающих форс-мажоры, множество. Разделить их можно на внутренние и внешние. Каждая из них может значительно повлиять на реализацию плана «90 дней».

Внутренние, например:

• финансовые (кассовый разрыв, недофинансирование маркетинга…);

• кадровые (сменилось руководство, ушел или серьезно заболел ключевой сотрудник…);

• организационные (меняется организационная структура компании, происходит слияние или поглощение…).

Внешние, например:

• действия конкурентов (конкурент открыл новый региональный офис или расширил линейку своих услуг…);

• изменение законодательства (например, в вашей отрасли неожиданно запрещена всяческая реклама…);

• изменение экономической ситуации в стране или в мире.

Термин «форс-мажор» переводится как «обстоятельство непреодолимой силы». Конечно же, хороший директор по маркетингу всемогущ, но иногда обстоятельства берут верх. В этом случае мы должны:

1) научиться менять/корректировать план «90 дней» на ходу;

2) при отчете по плану не бояться называть форс-мажор причиной невыполнения/переноса активности.

Как говорят американцы, shit happens (форс-мажоры случаются). Это жизнь.

Итак, заканчивается отчетный период. Мы хорошо поработали – теперь нужно хорошо представить результаты своей работы.

Игорь Манн: «Когда я работал в Австрии региональным директором по маркетингу в регионе “Центральная Восточная Европа, Ближний Восток и Африка”, мой начальник любил говорить: “Твой отчет – это твоя работа. Хороший отчет означает, что ты хорошо работал – даже если ты вообще ничего не сделал. Плохой отчет говорит, что ты работал плохо – даже если ты работал отлично”».

Мораль: на отчетах время и усилия не экономим.

Хорошо представить – это значит продумать следующие моменты: сам отчет, сопроводительное письмо, презентация результатов и PR-работы.

Отчет

Собственно, это ваш документ «90 дней» (в Excel/Numbers или в ментальной карте), из которого сразу же виден результат выполнения вашего плана – в процентах, графике (пирог «сделано – не сделано – перенесено»), в динамике (вычеркнуто).

Вы можете выделять реализованные задачи двойной сплошной линией, а перенесенные – пунктирной. Несделанное – не зачеркнуто.

Вы можете использовать цвет.

Проще всего использовать светофор: красным маркером – не сделано, зеленым – сделано, желтым – отложено.

Главное, чтобы сразу же было видно: как вы поработали, что и сколько сделано. Хорошая идея – сделать небольшое резюме, summary (несколько предложений с основными выводами). Лучше всего поместить его (summary) в начало отчета.

Сопроводительное письмо

Когда будете рассылать отчет по электронной почте, напишите всем своим руководителям и коллегам небольшое сопроводительное письмо – и помните, что его увидят раньше отчета. Увы, многие вообще не просмотрят ваш отчет – поэтому правильное сопроводительное письмо порой важнее самого отчета. Сопроводительное письмо – важный канал информации о том, как вы поработали за квартал.

Представьте себе, что письмо начинается со слов «Мы все – большие молодцы»… Вы уже представляете общую тональность отчета? J

Обязательно поблагодарите причастных – коллег, руководителей, подрядчиков, всех и каждого, кто помог вам в реализации плана.

Презентация результатов

Иногда требуется презентовать результаты с использованием слайдов. В подготовку такой презентации необходимо вложиться серьезно. Общий принцип презентации: идите от общего к частному.

Примерная структура вашей презентации может выглядеть так:

• результаты высшего порядка (выполнение плана «90 дней» в процентах);

• главные достижения;

• выводы/уроки по тому, что сделано и не сделано;

• планы на следующий период (можно в виде списка ключевых задач).

О том, как правильно делать слайды и презентации, написано многое. Но главные советы мы повторим:

• не мельчите (делайте шрифт крупным);

• говорите о важном, опускайте детали;

• главное в маркетинге – деньги, клиенты и репутация компании, поэтому говорите о сделанных вещах, связанных с этой троицей;

• будьте краткими (постарайтесь уложить весь отчет в 15–30 минут);

• позаботьтесь о раздатке (отдайте копию отчета каждому участнику встречи).

PR отчета

Позаботьтесь о пиаре вашей работы. Распечатайте отчет – повесьте его рядом с вашим рабочим местом, кабинетом. Оперативно представьте отчет отделу продаж (помним: для маркетинга это основной внутренний заказчик).

Если у вас есть внутренний портал, газета или журнал – напишите статью, дайте интервью. Если в компании проводятся ежеквартальные собрания – обязательно выступите с коротким рассказом о результатах работы. И если ваша команда маркетинга поработала над планом на ура, то обязательно отпразднуйте с ними победу (сходите в кафе/ресторан, вручите лучшим сертификаты/книгу/подарок). Это может стать хорошей мотивирующей традицией.

А еще хорошо сразу же приложить к готовому отчету план следующих «90 дней». Но об этом – дальше.

Поздравляем! Ваш первый план «90 дней – 1» завершен. Передохните немного – и вперед.

Подведите итоги. Сделайте отчет для руководства, команды и коллег из других подразделений. Сделайте выводы (научитесь на ошибках, если они были). Сделайте новый план – «90 дней – 2». И вперед.