Спрос растет, но растет и количество прокатных фирм, поэтому точно предусмотреть необходимое количество машин невозможно.

Определить оптимальное количество парка прокатных автомобилей непросто, так как низкая загрузка заказами на эти автомобили приносит убытки, но, с другой стороны, частые отказы на запросы клиентов по причине отсутствия прокатных автомобилей вообще обесценивают имидж фирмы.

Целесообразно на основе средней потребности в таких автомобилях в начальном периоде тщательно наблюдать за загрузкой заказами на них и гибко приспосабливать парк прокатных автомобилей к потребностям клиентов. В качестве расчетной величины можно считать, что средняя загрузка заказами не превысит 60–70 % парка.

Для сдачи в аренду прокатных автомобилей существуют определенные нормативные акты, которым необходимо следовать, – сдача в аренду автомобилей подлежит сертификации.

В интересах минимизации ваших расходов и расходов заказчиков на аренду автомобилей изучайте условия аренды автомобилей в других фирмах проката автомобилей.

Служба аренды прокатных автомобилей должна быть организована таким образом, чтобы с минимальными затратами цеха приносила оптимальную пользу заказчикам. Для этого необходимо создать следующие условия:

• каждый оператор-диспетчер должен постоянно знать о том, какие прокатные автомобили и в какие сроки имеются в распоряжении. Автомобили всегда должны быть в отличном состоянии и чистыми;

• каждый заказчик должен знать о том, какие у вас имеются прокатные автомобили и сколько стоит их аренда. Заказчики должны получать все необходимые документы вместе с автомобилем;

• передача и приемка прокатного автомобиля должны проходить быстро и без проблем. Каждый счет за аренду автомобиля должен быть объяснен заказчику и подтвержден его подписью. Для этого необходимо, чтобы все соответствующие работники были подробно проинформированы об условиях проката.

Карта наличия прокатных автомобилей с первого взгляда показывает, какие автомобили свободны и когда освободятся сданные в аренду. Она ведется еженедельно в пункте приема заказов, и на ее основе клиентам при приеме заказа сообщают, какие прокатные автомобили они могут получить, если желают.

Прейскурант для сдачи в аренду прокатных автомобилей с актуальными ценами обязательно должен быть размещен на видном месте, так как:

• в «Условиях договора об аренде автомобиля» имеется ссылка на действующий прейскурант;

• заказчики должны знать, на каких условиях они могут получить прокатный автомобиль;

• доверие заказчиков возрастет, если они заранее могут знать, сколько при возвращении автомобиля придется заплатить.

Следите за тем, чтобы действующий прейскурант был всегда размещен в доступном для заказчиков месте в районе приема заказов, а также за тем, чтобы всегда имелись в наличии копии для работников, которые находятся в прямом контакте с заказчиками.

Карта наличия прокатных автомобилей

Пример прейскуранта

Примечание. Цены указаны без. НДС и без налога с продаж. К сумме будет добавлен. НДС в размере 20 % и налог с продаж в размере 3 %. Сумма к оплате начисляется и оплачивается наличными при возврате автомобиля. Возврат автомобиля возможен только в течение рабочего дня с 8 до 19 часов.

Не выдавайте автомобиль без договора аренды с указанием в нем всех данных о заказчике с его подписью. Своей подписью заказчик соглашается с ценами и способом предоставления услуги, а также с «Условиями договора об аренде автомобиля». Это вас избавит от многих хлопот в случае непредвиденных нежелательных обстоятельств.

Тщательно ознакомьте работников с порядком составления договора аренды и с выставлением счета так, чтобы в процессе ежедневной практики они это делали как можно быстрее, без лишней бюрократии.

Особой формой рекламы является личное письмо постоянным заказчикам. Для этого пользуйтесь вашей картотекой заказчиков.

Прокатные автомобили – это, как правило, относительно новые модели. Разумеется, на стоянке должна иметься соответствующая надпись, чтобы заказчикам сразу же было очевидно назначение этих автомобилей. На переднее стекло каждого автомобиля необходимо поместить карточку с данными о ценах за суточную аренду. Применяют известные рекламные средства (плакаты, объявления, самоклейки), которые регулярно обмениваются или дополняются.

Регулярно используйте все доступные рекламные средства, ибо для успеха важно, чтобы о выгодных моментах аренды прокатных автомобилей непрерывно напоминалось заказчикам.

При реализации услуги рекомендуется пользоваться следующими документами:

• диспетчерская сводка – заполняется службой приема заказов. По сводке должно быть видно, когда и какие из прокатных автомобилей свободны или заняты. Она имеет особую важность при оформлении предварительных заявок, поскольку позволяет предложить, зарезервировать и гарантировать клиенту аренду автомобиля;

• прейскурант на аренду автомобиля – должен быть вывешен на видном месте в приемном зале, а его копии должны быть у работников, общающихся с клиентами. Клиенты должны знать о льготных условиях, на которых они могут получить прокатный автомобиль;

• договор аренды и счет – подписью в договоре аренды клиент подтверждает исправное техническое состояние машины, а также свое согласие с тарифами и общими условиями аренды. Правильное оформление договора избавляет от серьезных неприятностей.

Обучите сотрудников заполнять типовой договор аренды и рассчитывать ее стоимость так, чтобы все оформление происходило быстро.

Постоянное напоминание клиентам о выгодах пользования прокатными автомобилями производится публикациями, плакатами, листовками, наклейками, содержание которых периодически корректируется.

Этапы создания прокатной фирмы

Регистрация фирмы, аренда офиса и парковки. Желательна форма. ООО с упрощенной системой налогообложения. Для офиса достаточно 20–30 м2 в бизнес-центре, рядом с которым можно арендовать парковку с расчетом 10 м2 на одну машину. Практики говорят, что для автопарка в 10 машин достаточно парковки на 5–7 машин.

Подбор и обучение персонала. Для работы с парком в 10 машин нужны: директор, бухгалтер или обслуживание в специализированной фирме, менеджер, технический работник-водитель (выдача и прием автомобилей, обслуживание), специалист службы безопасности (согласование со страховой компанией заявок на аренду, обеспечение безопасности) или подрядчик.

Приобретение парка автомобилей, оснащение их системами безопасности и страхование. Парк формируют из автомобилей эконом-класса и машин среднего класса. Автомобили можно приобрести с оплатой сразу, в кредит или в лизинг.