Возможно ли достичь 15– или 30-процентной экономии по каждой статье закупок? Конечно нет. Однако по ряду товаров и услуг возможна и более существенная экономия. Названные показатели экономии – это хорошие усредненные показатели (для любого вида товара или услуги), свидетельствующие о напористости и целеустремленности руководителя. Однако если вам удалось достичь лишь трех четвертей намеченной экономии на закупочных ценах, то помните, что вы лишаете себя части прибыли.

После того как вы убедились, что добились максимально возможных скидок у своих поставщиков, необходимо предпринять еще один шаг, который поможет достичь дальнейшего снижения цен на закупаемые фирмой товары и услуги. Узнайте, у кого и по какой цене закупают товары и услуги ваши конкуренты. Более чем вероятно, что один или несколько из них тратят значительно меньше денег на такие «потребительские» товары, как коробки, тара из гофрированного картона, бумага. Используйте эту информацию. Можно обратиться к поставщику конкурента и договориться о поставках. Или же – и это почти всегда срабатывает – вы можете поделиться полученной информацией со своим поставщиком. Он смутится (ведь он все время уверял вас, что продает вам по самой выгодной цене) и сейчас же предложит скидку.

Как узнать, где и по какой цене делает закупки конкурент? Иногда с помощью слухов, иногда через свои старые связи. В моей компании есть группа сотрудников, специализирующихся на сборе такой информации в интересах клиентов, так что можно сделать это легко и недорого. Раздобудьте эти данные. Ваши усилия всегда окупятся, причем в стократном размере.

Наряду с возможностью снижения закупочных цен на товары и услуги, необходимые фирме, есть возможность (еще более существенная) сократить необходимость в закупаемых товарах и услугах.

Хотя примеры, иллюстрирующие этот тезис, взяты из повседневной жизни, они крайне важны с финансовой точки зрения. Попытайтесь вспомнить: проводился ли когда-нибудь жесткий контроль за использованием офисного оборудования и материалов? Как насчет закупаемых компьютеров, программного обеспечения и консультантов? (Более подробно об этом ниже.) Насколько успешно вы контролируете потери? Пользуетесь ли услугами посторонних консультантов по техническим вопросам, вопросам управления персоналом, стратегическому менеджменту и т. д.? Может ли кто-либо из ваших служащих бесконтрольно прибегать к услугам экспресс-почты независимо от того, оправданно это или нет? (Так, одна крупная финансовая компания, располагающаяся в нью-йоркском небоскребе, выяснила, что ежемесячно тратит тысячи долларов на доставку спецпочтой FedEx документов своим контрагентам, находящимся в том же самом здании! Один из служащих признался, что он пользовался услугами FedEx для пересылки рабочих материалов с 42-го этажа на 13-й, поскольку это быстрее и надежнее, чем внутрифирменная служба доставки, на что я сказал: «Разрешите, я покажу вам лифт».)

В любой компании сотрудники привыкли широко пользоваться товарами и услугами, закупаемыми для нужд фирмы, считая это чуть ли не богом данным правом. Однако даже самые грубые подсчеты показывают: пренебрежение разумной, но неуклонной экономией внутрифирменных ресурсов – это не только существенные потери средств и прибыли, это также отказ от руководящей роли в одной из критически важных областей вашего бизнеса.

В следующих разделах я покажу, как можно сократить потребление некоторых видов (конечно, не всех) внутрифирменных ресурсов.

На сегодняшний день компьютеры представляют собой наименее контролируемые ресурсы в области внутрифирменного управления. Многие современные менеджеры получили образование и сформировались как руководители в те времена, когда персональные компьютеры еще не получили такого широкого распространения, как сейчас. Они значительно уступают в этой области своим более молодым коллегам и подчиненным. Даже те, кто знаком с компьютерами, подчас испытывают неуверенность перед наиболее сложными компьютерными программами. Но гораздо хуже то, что многие в нашем обществе и в бизнесе настолько заворожены возможностями компьютеров, что порой забывают: сложные программы – это не самоцель, и пользу они приносят только в том случае, когда затраченные на них средства действительно окупаются.

Вследствие такого непрофессионального отношения к компьютерам и возникает стандартная ситуация, когда руководитель фактически выпускает из-под своего контроля вопросы закупки компьютеров, полностью полагаясь на мнение и компетентность пользователей. Это равносильно тому, что вы пригласите к себе домой дизайнера и разрешите ему потратить на обстановку вашего дома столько, сколько ему захочется.

Недавно ко мне обратился мой сотрудник с просьбой утвердить расходы на закупку более современных компьютеров и программного обеспечения для подразделения, выпускающего письменные доклады для наших клиентов. Я спросил, зачем нам тратить эти деньги. «Наш компьютерный парк устарел», – был ответ. «Но наша фирма не ставит своей целью обзавестись новейшими компьютерами. Наша цель – заработать деньги, – возразил я. – Еще раз скажите мне, зачем нам современные компьютеры?» – «Потому что наши устарели. Сотрудники вынуждены ждать 3–4 минуты, пока загрузится файл, чтобы вернуться к работе с ним. Подумайте, как мы могли бы сэкономить, приобретя современные быстродействующие модели!» – «Отлично, – сказал я, – давайте поговорим о деньгах. Сколько мы платим каждому сотруднику вашего подразделения? Как часто в течение недели они должны ждать по 3–4 минуты? Сколько это составляет потерь в пересчете на зарплату (предположив, что эти 3–4 минуты они ничего не делают, хотя подобное предположение весьма маловероятно)? Какова стоимость оборудования, которое решит эту проблему? За какое время эти затраты могут окупиться?»

Мы подсчитали. Оказалось, что наши затраты на современное компьютерное обеспечение окупятся через 26 лет. Нечего и говорить, что мы не стали обновлять компьютерный парк.

Удивительно, как часто люди мотивируют необходимость тратить деньги на компьютерное обеспечение тем, что более современная техника даст большой выигрыш, и как редко кто-либо удосуживается произвести хотя бы беглый подсчет этого выигрыша. Вы не стали бы таким образом строить машиностроительный завод (я надеюсь), однако компьютеры вы покупаете именно так!

Безусловно, многие и многие закупки компьютерной техники оправданны, но гораздо большее количество – нет. Квалифицированный, нацеленный на максимизацию прибыли руководитель должен научиться определять такие вещи.

Еще бóльшие возможности для экономии представляют персональные компьютеры с точки зрения оценки эффективности их использования. Во всех крупных (а также во многих мелких) компаниях, которые мне случается посещать, персональный компьютер стоит на столе у каждого сотрудника. Некоторые сотрудники действительно часто обращаются к компьютеру и нуждаются в нем. Другие пользуются компьютером не более 15 минут в день или раз в три дня. Это деньги, которые не используются, а лежат просто так. Избавьтесь от лишних компьютеров, это будет вполне безболезненно для дела. В некоторых случаях можно иметь один компьютер на нескольких пользователей.