Избавляйтесь от ненужных фраз

Начните искать деловые жаргонизмы во всевозможных документах, от служебных записок до маркетинговых планов, и вы найдете их повсюду. В конце концов, вы начнете их замечать – и избегать, – когда будете писать сами. Вы перестанете употреблять формализмы, такие как «во вложении вы сможете найти», которые лишь перегружают ваше сообщение.

Деловые жаргонизмы могут казаться удобным способом сокращения, но, когда вы их используете, у ваших адресатов создается впечатление, что вы пишете механически, бездумно используя шаблонные фразы, которые уже набили оскомину. Краткие, доступные для понимания документы, напротив, говорят о вдумчивом отношении к написанному и заботе о читающих. «Во вложении вы сможете найти» – лишь один из многих подобных примеров.

Писать понятно – значит выражать свои мысли максимально прямо и четко, не в ущерб смыслу и выбранному тону.

Давайте опять обратимся к Уоррену Баффету, одному из эффективнейших в мире бизнес-лидеров, который, кстати, придает большое значение профессионализму в деловой переписке. Посмотрите, как он переделал небольшой отрывок, найденный им в деловом буклете одной компании, занимающейся оказанием финансовых услуг. Прежде чем вы ознакомитесь с приведенным ниже вариантом Баффета, прочтите первый отрывок и обратите внимание, от каких деловых жаргонизмов Баффет избавился по мере того, как сокращал и видоизменял текст.

Если проанализировать текст до и после внесенных правок, используя индекс удобочитаемости Флеша (Flesh Reading Ease, FRE)[3], то станет очевидно, насколько второй текст удачнее первого.

Однако следует помнить, что повышение удобочитаемости текста не означает его чрезмерного упрощения. В приведенном выше примере скорректированный текст дает читателю ту же информацию – но более четко и ясно.

Вот еще один, более короткий пример, на этот раз из формулировки миссии регионального высшего учебного заведения.

В обоих примерах – тексте буклета до и после правок Баффета и миссии регионального вуза – целью первоначальных версий, похоже, было не четкое изложение сути, а нечто иное. Возможно, авторы этих текстов хотели произвести впечатление, или сделать истинный смысл своего сообщения менее прозрачным, или замаскировать тот факт, что они сами не вполне понимают, о чем пишут. Как бы там ни было, стиль, в котором написаны эти сообщения, не подходит ни для одной целевой аудитории.

РЕЗЮМЕ

• Старайтесь писать так же естественно, как вы говорите: пусть ваши читатели видят в вас живого человека, а не корпорацию.

• Избегайте шаблонных фраз, которые делают ваш текст более громоздким и заставляют читателей предположить, что вы относитесь к написанному формально.

• Улучшайте удобочитаемость своего текста, излагая свои мысли максимально четко и ясно.

События в рассказе по определению должны излагаться в хронологической последовательности. Сначала происходит одно, потом второе, затем третье. Этот принцип хорош не только для книг и фильмов, но и для деловой переписки. В этом случае она с большей вероятностью будет понятной и эффективной, и вы не потеряете интерес читателя. Поэтому включайте в свои документы «только факты, мэм», как говаривал Джо Фрайди в старом телесериале Dragnet («Сети зла»). Важны лишь факты, причем в правильной последовательности.