Перед началом работы тебе предстоит оформить немало бумаг и нанять подрядчиков, чтобы в кофейне всегда было чисто. Перечень обязательных документов разнится от региона к региону, но примерный список такой.

Только для формата с кухней

• План или график производственного контроля. Составляют в свободной форме, подписывает директор. Там указывают, сколько раз в год кафе планирует проводить дезинфекцию и дератизацию помещения, очистку систем кондиционирования и вентиляции, исследование качества продукции и предпринимать другие санитарные меры.

• Журнал учета дезинфекционных средств (ведут мойщицы).

• Инструкция для мойщиц (утверждает директор). Там сказано, как мыть посуду.

Для всех форматов

• Медицинские книжки сотрудников (оформляют в медицинских центрах). Их надо завести каждому, кто бывает в зале и на кухне, готовит еду и разливает напитки. Официантам, поварам, управляющим, директорам – санкнижки нужны всем. Храни их в офисе и выдавай сотрудникам на время прохождения очередного медосмотра.

• Журнал учета и проверок медкнижек, в котором отмечают их срок действия и результаты анализов сотрудников (заполняет управляющий).

• Журнал дезинсекции и дератизации (заполняет исполнитель).

• Журнал учета работ по очистке и дезинфекции систем вентиляции (ведет управляющий).

• Журнал проверки технического состояния холодильников, пароконвектоматов (заполняет подрядчик, который выполняет техническое обслуживание холодильников).

• Бракеражный журнал готовой продукции. Время от времени бракеражная комиссия (в нее обычно входят директор, шеф-повар и управляющий) пробует блюда заведения, а в журнале описывает внешний вид и вкус.

• Журнал генеральных уборок (ведет сотрудник, ответственный за генеральные уборки, обычно это мойщицы или управляющий).

• Калькуляционные карточки на продукцию: себестоимость и наценка (заполняет управляющий).

• Технологические карты – рецепты блюд меню с руководством по их приготовлению.

• Журнал учета температурного режима холодильных установок (ведут кондитеры и повара).

• График уборки санузла с подписью уборщицы.

• Уведомление о начале производственной деятельности (документ, который создается для Роспотребнадзора)

• Свидетельство о регистрации ООО или ИП.

• Расписание кафе, утвержденное гендиректором.

• Справка о постановке на учет.

• Договоры с поставщиками.

• Договор аренды помещения или документ на собственность.

• Договор на дезинсекцию и дератизацию.

• Договор на вывоз твердых бытовых отходов (ТБО).

• Договор на вывоз пищевых отходов.

• Договор на стирку спецодежды.

• Договор с медицинским центром на медосмотры сотрудников. Альтернатива – собственная медсестра в штате.

• Договор на очистку и дезинфекцию систем вентиляции и кондиционирования воздуха.

Список документов внушительный, но никто не говорит, что все их надо сделать одномоментно. Решай проблемы по мере поступления. Часть документов будет готова до открытия, часть в процессе работы будет сделана твоим бухгалтером, а какие-то только тогда, когда наступит определенный сезон или ситуация. В любом случае, ты всегда можешь выбирать правильных подрядчиков, которые сами предоставят все необходимые бумаги по результатам выполнения работы. Твоя роль на данном этапе – знать о том, что такие документы надо собирать и хранить на случай проверки.

Требования пожарной безопасности разные для разных форматов заведения. Вот самые общие моменты для всех вариантов. Установи пожарную сигнализацию, расставь огнетушители и повесь светящиеся таблички «Выход», которые работают от аккумулятора или другого независимого источника энергии, найди подрядчиков, чтобы установить тревожную кнопку для охраны помещения от проникновения, проинструктируй всех сотрудников о действиях при пожаре и в журнале инструктажа собери их подписи об этом.

Все необходимые требования описаны Законом РФ от 22 июля 2008 г. №123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности», Правилами противопожарного режима в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. №390, СНиП 21-01-97*, и другими.

Закрепи на стене стенд с документами – так, чтобы посетители могли к нему свободно подойти и изучить бумаги. Вот что нужно разместить на стенде:

• Копия свидетельства о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

• Брошюра с законом о правах потребителя.

• Адрес и телефон ближайшего офиса Роспотребнадзора.

• Прошитая книга отзывов и предложений с подписью учредителя и печатью, если она есть (можно хранить и в другом месте, но выдавать книгу надо по первому требованию посетителя).

• Схема действий при пожаре и телефоны экстренных служб.

• Копия лицензии на алкоголь, если есть в меню.

• Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

• Технико-технологическая карта – меню с граммовкой, описанием и ценой продукции. Документ нужно заверить подписью руководителя и печатью, если она есть.

• Копия устава с печатью (если есть) и подписью руководителя.

Перед самым открытием – отправь в Роспотребнадзор уведомление о начале предпринимательской деятельности. Заполни форму и отправь ее через сервис «Госуслуги» или распечатай и отнеси в управление Роспотребнадзора в твоем регионе. Это может сделать гендиректор юридического лица, индивидуальный предприниматель или любой человек по нотариальной доверенности. Также уведомление можно отправить письмом с описью вложения, если подпись на документе заверена у нотариуса.

Ждать ответа не надо. Можете взбодриться чашечкой кофе – и за работу.

Использованные источники литературы

1. Как открыть кофейню и не утонуть в документах: [Электронный ресурс] // Inc.: журнал для предпринимателей. 2017. URL: https://incrussia.ru/start/kak-otkryt-kofejnyu-i-ne-utonut-v-dokumentah/. (Дата обращения: 20.01.2020).

2. Какие технические требования должны соблюдаться при открытии кофейни: [Электронный ресурс] // Inc.: журнал для предпринимателей. 2019. URL: https://coffee-biz.ru/otkritie-kofejni/tehnicheskie-standarty. (Дата обращения: 20.01.2020).