Говорит Стив Джонс

В квадрант № 2 попадают важные вещи. Откуда они появляются? Роли, отношения, ценности, цели – все это помогает нам сделать второй шаг. Назовем его «выбором больших камней». Что потребует наибольшего внимания на текущей неделе? Опять, как обычно (я снова должен подчеркнуть этот момент), заполняя органайзер и выбирая «самые большие камни», вы должны сказать себе: «Вот моя роль. Что в соответствии с ней важно сделать на этой неделе? Именно на этой неделе что важнее всего для данной роли?» Такие вопросы помогают выбирать «большие камни» – дела, связанные с конкретными отношениями с людьми.

Так следует поступать всегда, когда предстоит «затачивать пилу», определяясь со своими приоритетами, будь то отношения с супругом или руководителем рабочей группы. Есть дела, которые требуют моего особого внимания именно на этой неделе. «Ради своей физической формы я три раза буду заниматься йогой. Чтобы поддерживать дружеские отношения, буду обедать с Джош и Мэри. Теперь умственная и духовная сферы: я почитаю периодику по моей специальности и проведу время на реке. В отношении супруга: поедем куда-нибудь вместе в выходные дни. В качестве руководителя рабочей группы: составлю программу встречи, подведу итоги работы».

Обычно мы начинаем с программы на день и только потом думаем о занятиях, которые относим ко второму квадранту, т. е. важных, но не срочных дел. Поэтому на них и не остается времени, а мы продолжаем говорить: «Когда-нибудь, когда его будет побольше…» Но дело не во времени. Дополнительных часов взять неоткуда, но их можно изыскать.

Составляя план на неделю, мы рассматриваем время, которым при этом располагаем, и прежде чем расписывать каждый день, находим место для самых крупных «камней» на этой неделе. Некоторые из них могут относиться к первому квадранту, который, как вы помните, мы назвали «Необходимость». Они связаны с нашими ценностями, целями, ролями, и мы учитываем их в своем плане на неделю. Это третий этап недельного планирования. Я просматриваю свои роли, выбираю самые крупные «камни», которым нужно уделить внимание, а потом расписываю время. К ежедневному планированию мы перейдем через минуту.

Вы увидите, как этот «компас» поможет вам подготовиться к очередной неделе. Приступая к конкретному планированию, вы, возможно, выберете какие-то мероприятия и отведете им время на страницах органайзера, соответствующих дням недели. Если вы ставите перед собой задачи, собираетесь сделать что-то конкретно или просто хотите обратить на какое-то дело больше внимания, то эти общие задачи так и остаются в вашем «компасе» и не обязательно переходят в планы на день. Такими общими задачами могут быть, например, такие: «больше разговаривать с детьми» или «терпеливее к ним относиться». Просматривая свой «компас», вы каждый день будете видеть эти задачи.

Здесь опять возникают обязательства. Вернитесь в своем органайзере на страницу, соответствующую сегодняшнему дню. Там вы увидите обязательство № 3: составить план на каждую из ближайших трех недель. Это значит, что каждый раз по прошествии 21 дня вы должны делать такую работу.

Теперь перейдем к пику «Пирамиды эффективности» – «Планированию дня». Ежедневное планирование представляет собой итог работы с пирамидой в целом. Мы начали с того, что перечислили свои ценности и раскрыли, как их понимаем. В соответствии с ценностями наметили цели, а также сроки и последовательность шагов по их достижению. Затем, перейдя к «Планированию недели», мы рассмотрели свои роли и связанные с ними отношения с людьми. Используя такой «компас», мы наметили основные дела, на которых нужно сосредоточиться, и определили, чему следует уделить время на этой неделе, – наши «большие камни». Таким образом, мы запланировали для себя дела, относящиеся ко второму квадранту важного, но не срочного.

Теперь переходим к планированию дня. Уже пора это сделать. У нас есть то, что было намечено при планировании недели; теперь следует расписать оставшееся время. При этом несколько минут в начале каждого дня следует подумать, какие неожиданности могут произойти.

Планирование дня складывается из трех этапов.

Во-первых, просмотрите, какие встречи у вас намечены. Почему вы считаете, что их следует провести именно сегодня? Возможно, вам просто хочется (или не хочется) там быть. О каких-то встречах вы договорились заранее, значит, их можно не обдумывать, этот пункт плана уже определился. Иногда нужно предусмотреть дополнительное время на то, чтобы добраться до назначенного места. Итак, в первую очередь следует проанализировать встречи.

Второй шаг состоит в составлении «реального перечня дел». Вот как он готовится. Каждый день нами овладевает искушение включить в этот список все, что мы собираемся предпринять. Его можно озаглавить так: «Нужно сделать». Кто из вас составляет подобный список? Начатый в понедельник, он зачастую так и остается невыполненным до пятницы. А что вы делаете, когда осуществляете какой-то пункт плана? Вычеркиваете его. Почему? Разумеется, потому, что это приятно. Нам недостаточно просто пометить выполненное галочкой. Еще бы! Мы берем толстый маркер и приканчиваем этот пункт плана. «Смотри-ка, все сделано…» Мы вычеркиваем его со вздохом облегчения. Это чувство буквально нас переполняет.

А вы знаете, что подобная реакция на завершение дела имеет биологическую природу? Мы что-то закончили, и мозг стимулирует выделение гормона, наполняющего тело радостью. Это приятное чувство вызывают эндорфины, самая чистая из известных форм морфия, но, в отличие от наркотиков, они не запрещены. Естественная реакция организма… Мы ощущаем ее, завершая какое-то дело. Вы не верите, что пункт списка вычеркивается ради приятного ощущения? Тогда я задам вам вопрос: что вы делаете, когда завершаете какое-то дело, берете свой список, чтобы вычеркнуть этот пункт, и не находите? Вы его туда вносите, чтобы иметь возможность тут же вычеркнуть, не так ли? Нам не хочется лишать себя столь приятного переживания. Мы делаем это, даже не задумываясь. Награда заслужена, и мы должны ее получить. Кстати, если вы не внесете забытого дела в список и не вычеркнете его, то забудете о нем. А помнить о том, как используется время, полезно.

Когда я готовлю для себя список дел, проблема состоит в том (думаю, не только для меня), что в него вносятся дела, которые нужны, так сказать, чтобы держаться на плаву. Это своего рода программа выживания. Но список оказывается очень большим, и в него редко попадает что-то действительно важное.

Теперь, разобравшись с планированием на неделю, мы уже изменили первую часть проблемы – обозначили приоритеты. И сейчас, планируя отдельные дни и распределяя время, я не упускаю из виду «крупные камни». Мой перечень дел реален. Весь день расписывать не нужно. Если из восьми часов рабочего дня три часа занимают встречи, не стоит как-то заполнять оставшиеся пять часов.

Практика показывает, что мы можем планировать не более 65 % имеющегося у нас времени. Наши планы не должны выходить за указанные границы. Это предел. Если работа (например, координаторов в отделе обслуживания клиентов) подразумевает контакты с людьми, заранее распределить можно еще меньше времени. Известно, что у специалистов, занимающихся такого рода деятельностью, на разговоры уходит 50 % времени.