Пишите:

✓ если хотите зафиксировать договоренность, достигнутую при встрече или в разговоре по телефону;

✓ чтобы отправить документы, файлы, ссылки ипр.;

✓ если не дозвонились и предлагаете клиенту обсудить все вопросы при встрече или по телефону;

✓ если вы в роуминге или у вас просто нет возможности позвонить.

В остальных случаях передайте информацию голосом. А писать письмо, особенно деловое, – это искусство. Будем считать, что все мы пишем без ошибок. И в зависимости от того, как вы будете вести общение по почте, клиент сделает определенные выводы относительно вашего профессионализма. Соблюдая несколько простых правил этикета, вы можете сделать такое общение более эффективным. Главная задача – получить информацию от клиента, донести свои мысли до адресата и в итоге продать свои услуги.

Слова Билла Гейтса: «Если вашего бизнеса нет в Интернете, значит, вас нет в бизнесе» – можно перефразировать так: если у вас нет корпоративной почты, значит, вас нет в бизнесе. Если вы все еще используете такие почтовые сервисы, как «Яндекс», Mail.ru, Gmail и пр., то к вашим электронным почтовым ящикам клиенты будут относиться очень несерьезно. Если даже у вас корпоративная электронная почта, то в названии почты должны быть указаны ваше имя или фамилия. К таким корпоративным почтовым адресам, как info@сайт. ru, job@сайт. ru, sales@сайт. ru и пр., клиенты тоже относятся с недоверием. Например, моя электронная почта [email protected], то есть клиент поймет, что лично я открою и прочту письмо, а затем отвечу на него.

Вот несколько советов, как работать с электронным почтовым ящиком.

1. Начинайте рабочий день с проверки почты. Проверяйте ее три раза: утром, в середине дня и перед уходом с работы.

2. В настройках почтового клиента обязательно включите уведомление о доставке, а также автоматическое отправление и доставку почты в течение 30 минут. Если впервые пишете новому клиенту, включите сервис Уведомление о прочтении, чтобы наверняка знать, прочел адресат ваше письмо или нет.

3. На простые письма отвечайте быстро, никогда не откладывайте, чтобы избежать завалов в почте. И воспитайте в себе такое качество: всегда отвечайте на сообщения. Ваше молчание – это неуважение к адресату, кем бы он ни был. Если поступило письмо, над которым нужно подумать, или на кону большой контракт, переведите его в категорию задач или в цветную категорию. Отвечайте только тогда, когда соберетесь с мыслями и придумаете красивый ответ.

4. Настройте почту так, чтобы в ответ можно было включить текст исходного сообщения. Это удобнее, чем вкладывать его в письмо. Ваш адресат может забыть, о чем писал, а вы должны напомнить об этом при ответе, и отрывки из предыдущего письма помогут клиенту быстро сориентироваться. Если письмо длинное, не обязательно цитировать его полностью, лучше упомянуть важные моменты. Хороший способ отвечать на письмо клиента по пунктам – под каждым абзацем. Это будет говорить о вашей деловитости и собранности, а также облегчит восприятие информации. На длинные письма всегда давайте развернутый ответ. Вы можете обидеть собеседника, если на длинное послание ответите одним словом, например «Согласен» или «ОК».

5. Если в деловой переписке участвуют другие люди, они должны быть указаны в копии письма. Кнопка Ответить всем даст возможность не пропустить других участников и отправить им важную информацию.

1. Придумайте яркую и информативную тему письма. Тема – это первое впечатление о вас, а также краткая презентация основной мысли послания. Человек, которому вы пишете, в день может получать огромное количество писем от разных людей. Тема вашего сообщения должна заинтересовать его и показать важность информации, которая в нем содержится. Кроме того, так человеку будет удобно искать среди множества писем именно ваше, ведь не все помнят имена тех, с кем переписывались. Если в письме хотите о чем-то спросить, в теме можете задать свой вопрос, например: «Договоренность о встрече в силе?»

2. Как обращаться к человеку, по имени или по имени и отчеству? На Западе принято обращаться по имени или добавлять перед ним слово «господин». Как правило, пишется «Мг.» – сокращенно от Mister. Хотим мы этого или нет, но Запад влияет на российскую культуру. Поэтому иногда и у нас в письмах обращаются к адресату «Господин Иванов». Выглядит это немного непривычно, не правда ли? В традиции русского делового письма принято обращаться к человеку по имени и отчеству. Но что делать, если владелец компании молодой, скажем, лет 25, а вам уже за 30. Все равно в первом письме лучше обращаться по имени и отчеству, пока собеседник сам не даст понять, что ему приятнее, когда обращаются по имени.

Лучшие тренеры России, такие как Радислав Гандапас, Игорь Манн, Радмило Лукич и Глеб Архангельский, никогда не указывают свои отчества, и к ним принято обращаться только по имени.

Если вы работаете с госструктурами и предприятиями, которые сохранили стиль советской эпохи, к руководителям и другим сотрудникам обязательно нужно обращаться по имени и отчеству. И самое главное, не используйте обращение «Уважаемые господа». Такое послание выглядит как письмо на деревню дедушке, то есть в никуда.

3. Как обращаться к человеку: на «Вы» или на «вы»? При обращении к адресату «Вы» с прописной буквы используем, когда хотим подчеркнуть свое уважение к нему. Но Институт русского языка рекомендует писать в электронных письмах «вы», поскольку такие сообщения не являются личными в традиционном смысле слова. Если заметили, в книгах тоже пишется просто «вы». Другое дело, что далеко не все знают эти правила и, вполне вероятно, могут подумать, что вы либо безграмотный, либо не уважаете адресата. Соблюдать правила русского языка или не портить отношения с клиентом – вам решать.

Если даже с адресатом общаетесь на «ты», вместо «Привет» лучше писать «Здравствуй».

В остальных случаях, как правило, деловое письмо начинается со слов «Добрый день». Если пишете поздно вечером, не обязательно писать «Добрый вечер». Человек может прочесть ваше письмо на следующее утро, и подобное приветствие вызовет по меньшей мере недоумение. В таких случаях можно просто начинать свое сообщение со слова «Здравствуйте».

4. Деловое письмо должно быть лаконичным и конкретным, никакой воды. Указывайте точные даты и цифры. В деловой переписке поговорка «Краткость – сестра таланта» приветствуется, при этом нельзя упускать важные факты. Короткое письмо не успеет зацепить внимание, а слишком длинное может утомить. Поэтому пишите ровно столько, чтобы в послании уместилась вся необходимая информация. Не используйте длинные и сложные предложения – это мешает воспринимать их, а иногда раздражает. Предложения должны быть короткими, емкими и законченными по смыслу. Если в письме затрагиваются разные вопросы и темы, разбивайте текст на короткие абзацы и для лучшего восприятия используйте маркированные списки или отступы.