Удобно ли это было пресс-службе? Тоже да. Пусть сотрудники тратили чуть больше времени на подготовку пресс-релиза, но зато они не тратили время на опровержение неподтвержденных фактов, которые могли бы появиться в журналистских статьях и сюжетах.

Когда Нина Зверева увидела эти пресс-релизы, она спросила руководителя пресс-службы:

– Как вам пришла в голову такая гениальная идея?

– Я подсмотрел ее во время стажировки в Европе, – ответил он. – Поразился тому, насколько просто и удобно там подают информацию ее получателям.

Конечно, сегодня этот руководитель пресс-службы занимает гораздо более высокий пост. Талантливые и работоспособные люди почти никогда не остаются на своих «стартовых позициях».

Главная ошибка – писать экспромтом. → Помните о подготовке.

Экспромт – довольно неоднозначное явление. Иногда в публичных выступлениях он спасает. Но эти моменты случаются, когда в одной точке сходятся сразу несколько факторов: глубокое погружение автора экспромта в тему, эмоциональный подъем автора экспромта и лояльное отношение аудитории к автору экспромта.

В такой момент наступает то самое «родство душ», о котором вспоминают со слезами умиления и пересказывают внукам. В остальных случаях экспромт проигрывает мастерству подготовки.

С экспромтом в письменных текстах все обстоит примерно так же. Можно поймать за хвост птицу вдохновения. Но если вам требуется за день написать 30 писем… сами понимаете, на столько писем птиц не напасешься.

Как готовиться к письму

Написать его план. Вы можете взять за основу принцип пирамиды, и тогда ваш план будет выглядеть так:

1. Главная мысль (главный вопрос) – в одном предложении.

2. Самый важный аргумент.

3. Аргумент 2-го порядка важности.

4. Аргумент 3-го порядка важности.

5. Вывод (он вполне может повторить ваш вопрос).

Если брать за основу принцип «рыбий скелет», то план чуть скорректируется:

1. Главная мысль (главный вопрос).

2. Аргумент 1.

3. Аргумент 2.

4. Аргумент 3.

5. Вывод (он может повторить ваш вопрос).

Уже на моменте составления плана вы можете отметить, какие данные вынесете в сноски, какие дадите списком. А потом, взглянув на план, вы поймете: письмо фактически написано! Осталось только переложить его на бумагу.

Задание

Представьте, что на вашем предприятии (или в вашей организации) произошло важное событие. Настолько важное, что оно затрагивает не только сотрудников вашей компании, но и весь город, где вы живете.

Напишите об этом событии, используя принцип пирамиды.

Ну и как это сделать?

– Это просто анекдот! Я внутри анекдота, ты понимаешь?! – Надя, вчерашняя выпускница вуза, а сегодня – сотрудница пресс-службы завода «Старт» (название изменено), схватилась за голову.

Завод «Старт» был старше Надиного дедушки. Он выпускал «мелкие металлические штучки» – так Надя называла про себя широчайший ассортимент продукции «Старта», когда у нее под рукой не было шпаргалки.

Но Надя понимала: металлические штучки важны для промышленных предприятий и «Старт» – завод серьезный.

И вдруг. Ко Дню города генеральный директор «Старта» распорядился покрасить забор. Обычный бетонный забор, опоясывающий завод по периметру. Забор был сер и ободран.

– А будет веселенький! – сказал генеральный. – Покрасим в яркие цвета. Пусть про это напишут в газетах.

Вот тут Надя и схватилась за голову.

– Я должна написать пресс-релиз, что завод «Старт» покрасил забор. И написать так, чтобы все про это рассказали и никто не смеялся, – девушка застонала.

Но делать нечего: требование генерального – закон.

Надя долго думала, с чего начать пресс-релиз. Смотрела в окно. За окном было хмуро – осень.

– Придумала! – взвизгнула она.

«В городе N появится новый арт-объект, повышающий настроение. Им станет один из самых длинных заборов города, принадлежащий заводу “Старт”. – Ее пальцы бегали по клавиатуре. – Сотрудники завода подобрали цвета, которые считаются самыми оптимистичными».

Дальше Надя написала, что оптимистичными цвета считают не только сотрудники предприятия, но и психологи, – и дала ссылку на исследование (гуглить Надя умела!). Дальше – сколько солнечных дней в году выпадает на долю жителей города N (тоже погуглила – совсем немного). Ну и дальше – когда и куда можно будет прийти и посмотреть на яркий забор в серой промзоне.

Журналисты пришли. Сняли процесс покраски забора, поговорили с малярами, с дизайнерами, а некоторые и с генеральным. Новость получилась такой милой и уютной, что Надя сама умилялась, рассматривая разноцветье бетонного ограждения.

Русский устный

Блок Нины Зверевой

Продолжу мысль Светланы и поделюсь лайфхаком, который я всегда применяла в своих письмах. Есть и еще один крайне важный момент деловой переписки – обращение.

Зачастую в первых строчках письма нужно напомнить человеку, кто вы для него и кто он для вас. Однажды, когда я организовывала фестиваль «Живое слово», мы встретились с человеком: он обещал выделить деньги на проведение фестиваля. Причем мы с ним так хорошо поговорили, что я была уверена: деньги уже у нас. Но прошла неделя, другая – денег на счету не было.

И тогда я написала ему письмо. «Уважаемый Иван Иванович, – начиналось оно. – Пишет вам Нина Зверева – мы встречались с вами 2 недели назад и обсудили возможность вашей спонсорской помощи фестивалю “Живое слово”. Еще раз хочу выразить вам свою благодарность и поинтересоваться, когда мы можем ожидать прихода денег на наш счет».

Я подозревала, что Иван Иванович мог попросту забыть о нашем разговоре. Но первая фраза восстановила в его голове весь ход событий.

Нужно ли обращение начинать непременно с «уважаемый»? Вовсе нет. Все зависит от ваших отношений с адресатом. Иногда я писала «глубокоуважаемый». А иногда начинала письмо с фразы «Обращаюсь к вам, очаровательная Ольга Михайловна!», «Добрый вечер, дорогой Петр Петрович!», «Приветствую вас, Анна Сергеевна!».

А порой мне приходилось перепроверять себя в Google – особенно когда речь шла об обращении к церковным чинам. «Ваше преосвященство» или «Ваше святейшество» – как правильно? Все зависит от чина. К епископу принято обращаться «Ваше преосвященство», к патриарху – «Ваше святейшество», а как к митрополиту? Узнайте сами в интернете!

И – не пожалейте времени – перепроверьте имя, отчество и фамилию адресата. Вы можете сделать опечатку в любом другом слове, но не в ФИО того, кому пишете письмо. Кстати, упоминая в письме человека, нужно сначала указывать его имя-отчество и лишь потом – фамилию. Не «я согласовал этот вопрос с Ивановым Петром Сергеевичем», а «я согласовал этот вопрос с Петром Сергеевичем Ивановым».

Эквивалент деловой переписки в устной коммуникации – так называемый elevator pitch (речь в лифте): ситуация, когда у вас есть всего 1 минута, чтобы обратиться к начальнику. Урок elevator pitch чрезвычайно востребован и в онлайн-школе, и на индивидуальных занятиях. Это логично: не всегда можно дождаться совещания, чтобы решить