Блистательный совет для сохранения времени

Программы для электронной доски для Канбана или Скрама довольно востребованы, поэтому есть из чего выбрать. Trello – бесплатная, легкая в использовании и совместима со многими устройствами. JIRA – больше чем просто доска, и те, кто ее использует, расходятся в оценках этой платформы, но в ней есть возможность приобретения надстроек для распечатки пользовательских историй, что делает синхронизацию с реальной доской куда проще.

Список «Сделано» – ключевой для канбан-доски и используется для создания журнала требований в различных гибких подходах. Все задачи, прямо или косвенно, должны быть направлены на выпуск продукта и достижение высокой результативности рабочего процесса. Установка канбан-доски – важный этап, но совещания для обсуждения хода работ – только часть рабочего процесса. Конкретные задачи должны быть сосредоточены на результатах, а не на их обсуждении. Если задача на доске не направлена на конкретное действие, ее оттуда нужно убрать.

Журнал требований в Канбане очень похож на журналы в прочих методологиях Agile, задачи так же каталогизируются, как и пользовательские истории. Тем не менее в Канбане есть некоторые важные отличия:

• Задачи должны быть равного размера. Лучше иметь истории меньше, но примерно одинакового размера. Разделение больших объемов работы на меньшие, приблизительно равные куски – подтвержденный метод для улучшения производительности и прогнозирования времени завершения работы, как и сравнение аналогичных показателей.

• Журнал требований обновляется регулярно, и в Канбане он куда более динамичен, особенно если работа идет хорошо. В других средах Agile журналы требований изменяются часто, но не настолько. Журнал в Канбане может обновляться каждый день.

Блистательная мысль

Переход на Agile не всегда проходит гладко. Иногда даже получить проект для того, чтобы опробовать на нем техники Agile, – недостижимая мечта. Но, даже если вы столкнулись с противниками гибких подходов, не отчаивайтесь. Начните с малого и просто сделайте свою собственную канбан-доску. Все аспекты вашей работы станут видны коллегам, что позволит упредить вопросы насчет того, над чем вы сейчас работаете.

Сомневающихся можно переубедить, продемонстрировав им на личном примере, как работает Канбан.

• Задачи выбираются, а не навязываются. Команда ориентируется не по следующей задаче, а по жесткому расписанию – задаче будет присвоен наивысший приоритет, как только ресурсы для ее выполнения станут доступны.

Как только вы обсудили идеи, сформировали доску и журнал требований, следующий шаг – организовать разумную последовательность работы. Никто в здравом уме не расставит задачи в алфавитном порядке, но просто удивительно, как часто приоритет задач присваивается в случайном порядке – в зависимости от того, что вам нравится, или под давлением со стороны, или даже и то и другое, но совсем не по разумным и взвешенным поводам.

Главная идея всех гибких подходов – обеспечение результата, и именно эта мысль должна быть основной в определении приоритетности задач. Задача, которая направлена на результат, должна выбираться первой. Если две разные задачи кажутся одинаково равными по бизнес-ценности – выбирайте ту, которая легче.

Не тратьте много времени на определение бизнес-ценности задачи – сравнения ее с другими должно быть достаточно; на этом этапе значение имеет сравнительная оценка, а не детальный анализ. Проведите простой подсчет расходов на реализацию задачи, включающий в себя такие факторы, как время, необходимые усилия и затраты. Перемножив эти цифры, получите некий общий балл, который будет определять приоритетность задачи.

Блистательный пример

Существует пять простых шагов для определения приоритета задачи:

• Разделите истории в журнале на равные по объему задачи.

• Присвойте каждой бизнес-ценность (от 1 до 10, где 10 – максимальная).

• Определите расходы на реализацию (от 1 до 5, где 1 – самая «дорогая» и 5 – самая «дешевая»).

• Найдите произведение «бизнес-ценность × расходы на реализацию» и упорядочите полученные результаты в порядке убывания.

• Просмотрите полученный список с точки зрения здравого смысла!

– А еще вы обещали сварить мне чашечку кофе!

Одним из больших преимуществ канбан-доски является легкость перераспределения карточек во время группового обсуждения. Это будет очень важно после того, как возникнет необходимость изменить порядок задач после согласования их приоритетности.

Одним из краеугольных камней Канбана является совместная работа бизнеса и команды, работающей над реализацией идеи, и когда все вместе собираются у доски, обсуждая задачи и определяя, что дальше, это становится особенно очевидно.

В идеальном мире каждая задача вверху списка «В процессе» должна перейти в список «Сделано», прежде чем будет начата работа над следующей. На деле все не так просто, и большинство решает сразу несколько задач в одно время. Это не многозадачность, а простая необходимость.

Канбан устанавливает лимит на количество задач, одновременно находящихся в работе. Это значение можно применять и при одиночной работе, и для команд. Одному человеку не рекомендуется работать более чем над тремя задачами в один момент времени; для команды это значение равняется количеству членов команды, умноженному на два.

Периодически можно заметить тенденцию работать с удовольствием над задачей в самом начале и терять к ней интерес по мере продвижения к завершению. Канбан справляется именно с этим установкой предела WiP. Это помогает не утонуть во множестве задач, которые застряли в состоянии «завершено на 99 %». Обеспечение надлежащей результативности работы невозможно без ее завершения.

Для успешного применения Канбана установление предела WiP совершенно необходимо. Без этого колонка «Сделано» на доске так и не превратится во впечатляющий список завершенных дел. Предел WiP обеспечивает непрерывность рабочего процесса вплоть до его завершения и получения выплат. Члены команды будут вынуждены разбираться со сложными задачами, а не задвигать их в дальний угол.

Постоянное совершенствование процесса работы является важной частью Канбана и в основном будет происходить само по себе. Предел WiP вынуждает команды быть более вдумчивыми, когда это необходимо, и понимать, что тормозит производственный процесс. Это создает атмосферу постоянного поиска улучшений и всевозможных корректировок, чтобы машина работала более плавно, – прямо как в индустрии, из которой Канбан появился.