Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Я считаю рабочий стол компьютера своего рода письменным столом, поэтому выкладываю на него лишь те вещи, которые буду использовать в ближайшие часы. Моя папка для хранения похожа на шкаф-картотеку. Внутри нее две вложенные папки, одна под названием «Документы», а другая под названием «Фото». Также там находятся документы, которые мне нужно будет просмотреть в ближайшие дни, и фотографии, которые я буду использовать в течение следующих двух-трех дней. Папка «Фото» содержит фотографии, которые я хотела бы использовать в проектах в недалеком будущем.
В папке «Документы» хранятся собственно документы, презентации в PowePoint и файлы PDF. Я обожаю все сортировать и организовывать, так что для каждой из этих категорий у меня есть особая папка, но, честно говоря, нет необходимости заходить так далеко. Любой документ можно с легкостью найти с помощью поиска по ключевым словам.
Разбивка на категории крайне важна для папки «Фото». В момент загрузки фотографии обычно имеют невразумительные цифровые имена, которые трудно искать, но менять их все до единого просто нереалистично. Вот почему лучше всего раскладывать их по папкам соответственно использованию. Лично я завожу папки для фотографий, которые хочу сохранить для работы, например «Фото процесса упорядочивания» и «Обложки книг». Кроме того, у меня есть отдельные папки «Для Instagram» и «Для моего блога»: я временно храню в них текущие фото, которые удаляю, завершив работу с ними.
Радость, которую дарит идеально чистый рабочий стол, – чувство, на которое легко «подсесть». Но должна признаться, что стала содержать свой компьютерный рабочий стол в чистоте лишь относительно недавно. Все началось с того, что однажды ко мне подошел поклонник, когда я работала с ноутбуком в кафе, и завел разговор. Мне было так стыдно за беспорядок на моем рабочем столе, что с тех пор я поддерживаю его в идеальном состоянии.
Ваш метод классификации документов и раскладки их по папкам будет зависеть от того, как вам проще всего это сделать, учитывая специфику вашей работы. Изложенные выше идеи лишь рекомендации.
Мы отсылаем и получаем слишком много электронных писем – вы это уже знаете. Но, возможно, не осознаете, насколько велика эта проблема. В среднем офисный служащий тратит около половины рабочего дня на письма 1[20], и, по данным исследований, больше половины служащих уверены, что электронная переписка мешает им делать свою работу 2[21]. Саша тоже была в этом убеждена. Как и многие другие владельцы небольшого бизнеса, она, консультант по брендингу, считала, что должна быть всегда доступна для своих клиентов. Она настолько уставала, проверяя почту, что это стало мешать ей нормально спать и вести свой бизнес.
– Я тратила так много времени, стараясь ответить всем и держать все под контролем, что это серьезно повлияло на мою продуктивность и развитие бизнеса, – призналась она.
По данным исследований, чем больше времени вы тратите на электронную переписку, тем ниже ваша продуктивность[22] и выше уровень стресса. Саша поняла, что в ее случае это так и есть, поэтому начала выделять в своем расписании особые часы для ответов на сообщения клиентов, а в остальное время дня старалась не заглядывать в почту. Она сообщила своим клиентам об этих «приемных часах» для их писем. Поначалу Саша опасалась, что они расстроятся, сочтя это признаком снижения уровня обслуживания. В действительности же всем стало только лучше: у Саши появилось столь необходимое время для сосредоточения на настоящей работе, а клиенты стали получать от нее более редкие, зато более информативные письма.
Я знаю, как соблазнительно то и дело проверять почту. За мной тоже такое водится. Я беспокоюсь, что пропущу какое-нибудь важное сообщение, и внутренний голос вечно бубнит, что ответственный человек всегда готов к ответу. Но я предпочитаю напоминать себе, что у меня есть и другие обязанности, как правило, более важные. Если вы не в силах устоять перед этим искушением, выделите в расписании собственные почтовые «приемные часы» и дайте себе возможность наслаждаться работой без помех, даже если это означает, что вы будете отключать почту всего на тридцать минут в день.
Исследования определили три основных подхода людей к электронной переписке[23]. Все три могут привести к проблемам.
Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти «постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем, и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва на одно письмо вам может потребоваться до двадцати шести минут[24], чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.
«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок. Помимо того что на поддержание этой системы требуется много времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на хранение[25]. Действительно, исследования показывают, что, когда папок становится больше двадцати[26], ими слишком сложно управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их переместили.
