Жан де Лабрюйер писал: «Сожаление о неразумно растраченном времени, которому предаются люди, не всегда помогает им разумно употребить его остаток». Мы можем часы и месяцы размышлять о своем прошлом, горюя об упущенных возможностях. Но изменить прошлое мы не в силах. А вот на что мы можем повлиять, так это на свое настоящее и самое главное – будущее. Пока мы живы, мы способны действовать творчески и достигать все новых рубежей. Однако счастливое и наполненное смыслом будущее вырастает только на основе внутреннего порядка. Ни одному режиссеру не придет в голову ставить спектакль без сценария и репетиций. А вот жизнь многих людей выглядит порой как бесконечный спектакль-импровизация.

Люди, которые не умеют распорядиться своим временем, – это, как правило, те, кто не знает точно, чего они хотят. Планомерная организационная работа начинается с карандашом в руках. Запишите в произвольном порядке все задачи, которые вам предстоит решить на следующей неделе. Внимательно изучив этот список, вы наверняка обнаружите, что не все дела являются в одинаковой степени срочными и важными. Рассортируйте их на три группы: А, Б и В.

Задания группы А – крайне срочные и важные, подлежащие немедленному и безусловному выполнению.

Задания группы Б – весьма важные, их следует выполнить в ближайшее время.

Задания группы В можно кому-то поручить или временно отложить. Если вы сумеете организовать свою жизнь согласно этой системе, то сможете значительно эффективнее распоряжаться своим временем и не упускать из виду те задачи, которые представляются наиболее важными.

Для того, что кажется человеку очень важным, он всегда находит время. Немало найдется людей, которые вечно жалуются на нехватку времени. И вот представьте, что такой человек внезапно влюбился. Невозможно даже поверить, сколько свободного времени у него вдруг находится! При этом не имеет ровно никакого значения, что составляет предмет любви – другой человек или какое-то занятие. Это может быть музыка, спорт или перспективное деловое начинание.

Раз человек находит время для чего-либо важного, он понимает, что́ для него действительно важно. А вы? Задайте себе вопрос: «Каковы самые важные дела моей жизни, моего будущего?» Только когда вы сможете на него ответить вполне конкретно, задайте следующий вопрос: «Какие люди, какие источники информации и ресурсов могут мне помочь в достижении моей цели?» На этом и следует сосредоточить основное внимание.

Лучше всего планировать каждый новый день накануне вечером. Сначала необходимо записать все задачи, которые вы намерены завтра решить. И тогда наступает время задать себе вопрос: «А что из завтрашних дел для меня и моего будущего является самым главным?» Ответ на этот вопрос и составит задачу группы А, которую полезно выделить цветным маркером в своем ежедневнике.

Конечно, каждый день нам приходится делать много разных дел. Но только одна, максимум две задачи являются задачами группы А.

Кое-кто, наверное, пробовал строить конкретные планы по организации своего времени, однако не сумел претворить их в жизнь и забросил это занятие. Почему так происходит? Объяснение простое: потому что на каждый день планируется слишком много. В результате каждый вечер человека угнетает ощущение невыполненного долга.

Построение иерархии задач позволяет избежать этой ловушки. Не надо также забывать, что в течение дня дополнительно возникают новые дела и появляются непредвиденные обстоятельства, которые могут разрушить самый безукоризненный план. Но тот пункт, который у вас выделен как первостепенный, вы должны выполнить вопреки всем неожиданностям. Это тот решающий момент, который является ежедневным ростком будущего успеха. Быть последовательным означает каждый день делать шаг вперед. При этом крепнет сознание того, что каждый день на один шаг приближаешься к своей цели. В конце концов, с умения прожить один день и начинается искусство достижения успеха.

Популярные руководства по достижению делового успеха на все лады толкуют несколько общих принципов – настолько бесспорных, что против них, казалось бы, нечего возразить. Во-первых, чтобы чего-то в жизни добиться, нужно самоотверженно работать с постоянной самоотдачей. Необходимо максимально использовать любую подвернувшуюся возможность получения прибыли. При этом нельзя упускать из виду никакие детали, дабы мелкие оплошности не привели к потерям. Ну и, разумеется, если какие-то усилия не приносят желаемого результата – значит, усилия недостаточны, следует их удвоить, утроить…

Психологи испытывают сильные сомнения по поводу многих таких формул. Прежде всего потому, что ни одному человеку просто не под силу постоянно работать со стопроцентной самоотдачей. Как бы мы ни отдавались своему делу, периоды подъема неизбежно сменяются спадами. Невозможно продуцировать яркие творческие идеи 24 часа в сутки, в один прекрасный момент творческий полет сменяется потоком малопродуктивных банальностей. А попытки учесть все текущие условия, подробности и детали приводят к распылению внимания – человек перестает отличать главное от второстепенного. Это особенно нежелательно в связи с тем, что в любом деле значимых условий немного, остальные – не так уж и существенны. И умножение усилий, если они приложены не по назначению, вовсе не гарантирует успеха.

Более ста лет назад итальянский ученый Вильфредо Парето вывел простую формулу для объяснения этих закономерностей. По его наблюдениям, всего лишь 20% усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% усилий дают всего лишь 20% результата. И это правило, известное как принцип Парето, похоже, работает в любой сфере. Большинство предпринимателей готовы подтвердить, что одна пятая клиентов (товаров) приносит четыре пятых прибыли. На любом предприятии лишь примерно пятая часть самых высокоэффективных сотрудников обеспечивает большую часть (до 4/5) всех достижений, остальные совместными усилиями дают всего процентов двадцать продукции (любого рода).

Идеи Парето отнюдь не новы, известны многим и, пожалуй, даже тривиальны. Гораздо интереснее (и полезнее!) их приложение к индивидуальной деятельности любого из нас, в какой бы сфере мы ни зарабатывали свой хлеб. Применительно к области своих профессиональных интересов постарайтесь отдать себе отчет, какие же практические выводы можно сделать из формулы Парето. А выводы таковы.

Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не дают почти ничего для достижения ощутимых результатов. Поэтому, вместо того чтобы бесконечно подстегивать себя и перенапрягаться, следует, напротив, сократить усилия, отказавшись от почти бесплодных. Разобравшись, какие направления вашей работы (деятельности вашей фирмы, предприятия) наиболее перспективны, постарайтесь достичь успеха именно здесь, а не пытайтесь повышать показатели по всем направлениям сразу. Концентрируйтесь только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытаясь повысить эффективность всех ресурсов.

Проще говоря, делайте только то, что у вас получается лучше всего. Максимально используйте те немногие удачные моменты, когда вы способны показать наивысшие результаты.