Действуйте проще:

СТРАТЕГИИ МИНИМИЗАЦИИ ВЛИЯНИЯ ПЕРЕРЫВОВ

Если вы приоритетчик

Попробуйте эту стратегию

Одна из сильных сторон вашей продуктивности состоит в том, что вы способны трудиться, не поднимая головы, и выполнять значительные объемы работы. Используйте это преимущество и объявите коллегам, в какое именно время дверь вашего офиса распахнется для них. Сообщите им, когда, во сколько, по каким дням к вам можно обращаться с вопросами. Даже если вы работаете в офисе с открытой планировкой, вы все равно можете установить свои «приемные часы». Тогда ваши коллеги будут знать, что в остальное время вы намерены трудиться над проектами и вас нельзя отрывать от дел.

Как работает эта стратегия

У одного из наших клиентов – компании, специализирующейся на медицинской технике, – уже давно введена «светофорная система». Каждый сотрудник вывешивает на стене офиса рядом с собой цветной квадратик, сигнализирующий о текущем уровне концентрации и вовлеченности в работу, а также о готовности оторваться от дел. Красный квадратик предупреждает, что человека можно прерывать только в случае чрезвычайной ситуации, например пожара в здании. Желтый квадратик означает, что сотрудник работает над проектом, требующим значительной концентрации внимания, а потому нужно взвешенно подходить к принятию решения, прерывать его или нет. Зеленый квадратик говорит о том, что человек открыт для общения, собраний и вопросов. Подумайте о возможности применения светофорной системы для управления «трафиком» и у себя в офисе.

Если вы плановик

Попробуйте эту стратегию

Воспользуйтесь своим умением планировать и составьте график встреч с коллегами – вместо того чтобы принимать их у себя тогда, когда они просто проходят мимо и вдруг решают «заглянуть на огонек». Когда кто-нибудь из коллег постучится к вам и спросит, не найдется ли свободной минутки, чтобы обсудить проект, вы можете ответить: «Сейчас у меня нет времени, но мы можем поговорить завтра утром в 10 часов. Тогда я смогу уделить тебе все свое внимание и полноценно сфокусироваться на проекте». Вы можете также направить своего коллегу к другому сослуживцу, который будет в состоянии помочь ему.

Как работает эта стратегия

Мой клиент Джереми известен в своем офисе как разрешитель проблем. Он – человек спокойный, умеющий сохранять хладнокровие в кризисных ситуациях и всегда готов предоставить необходимую информацию или инструментарий для устранения проблемы. В итоге дошло до того, что Джереми начали постоянно отрывать от дел в течение всего рабочего дня. Чтобы вернуть себе контроль над собственным графиком, он обратился в IT-подразделение компании с просьбой сделать его календарь доступным для просмотра всем сотрудникам офиса. Сегодня он педантично обновляет его так, чтобы коллеги видели, когда он свободен, а когда занимается проектом. Этот график Джереми вывешивает и на стене рядом с дверью в свой офис. Теперь сослуживцы, нуждающиеся в помощи, заранее договариваются с Джереми о встрече. Порой они разводят руками, видя, как плотно забит его график, но зато ответы на вопросы и мнение о способах преодоления очередного кризиса они получают, не мешая ему выполнять собственную работу.

Если вы организатор

Попробуйте эту стратегию

Используйте свой талант к выстраиванию межличностных отношений и донесите до окружающих свое отношение к прерыванию работы. Выделите определенный временной лимит для личных разговоров и давайте коллегам знать, когда он исчерпан.

Как работает эта стратегия

Моя клиентка Сэнди – добрая, сердечная, умная и здравомыслящая женщина. В своем офисе она стала тем самым человеком, к которому все обращаются за советом и помощью. Сэнди рада быть источником знаний для коллег. С большинством из них у нее сложились теплые личные взаимоотношения. Однако ее офис начал походить на железнодорожную станцию: в час пик люди постоянно снуют туда-сюда. Продуктивность Сэнди стала падать, и ей приходилось засиживаться на работе допоздна, чтобы выполнить поставленные задачи. В результате сократилось время, которое она уделяла семье. В итоге Сэнди решила учредить некий временной «бюджет» для личных бесед. Сегодня он – тридцать минут в день. Когда коллеги приходят к ней за помощью, она отвечает на их вопросы, но когда подходит время, сообщает им, что лимит исчерпан и она вынуждена вернуться к своим задачам. Коллеги Сэнди смеются, но уважают принятое ею решение и при этом продолжают чувствовать ее поддержку и заботу.