Приверженцы системы Дэвида Аллена GTD (аббревиатура от «Getting Things Done»[8]) выделяют время на еженедельный анализ, в процессе которого рассматривают все незавершенные дела, составляют список дел под грифом «возможно/когда нибудь» и определяют следующие шаги в части важных проектов. Сам Аллен считает, что «этим неплохо заняться к концу недели», по воскресеньям или в часы долгих авиаперелетов. Главное – найти время и место, «где все вокруг спокойно, телефоны не звонят и за рабочим столом никто не дергает». Поскольку для большинства его клиентов подобная обстановка практически несбыточна, он говорит, что некоторые не назначают ничего до 9 утра, чтобы иметь возможность начать в 7 часов и «закончить до начала дурдома». Некоторые работают по пятницам дома, используя первую половину дня для спокойных размышлений и анализа происходящего, в обстановке, когда никто не рвет их на части, как в офисе. В любом случае надо очистить голову и понять, что относится к делам, требующим завершения. «Я не хочу добавлять ничего нового к тому, что уже зависло, – говорит Аллен, – но когда становится понятен предстоящий объем работы, можно обдумывать новые идеи и далеко идущие планы».

Обычно я занимаюсь своим планированием на трех уровнях. В декабре каждого года я продумываю вопросы, которые задала бы себе при составлении «годового отчета» в конце предстоящего года. Чего я хотела бы достичь за следующие свои 2000 рабочих часов? Понятно, что будущее непредсказуемо, а цели могут меняться. Тем не менее годовое целеполагание, вроде «удвоить посещаемость моего блога» или «создать набросок романа», фокусирует меня на действиях, которые могут помочь в достижении таких целей. Не забывая о годовых целях, каждый воскресный вечер я составляю перечень приоритетных задач на следующую неделю. В этот список попадают и срочные дела, и этапные задачи, связанные с целями на год (например, «изучить Google Analytics, чтобы понять драйверы трафика» и «написать 2000 слов литературного текста»). Я составляю очень четкий план на понедельник и в общих чертах набрасываю остальные дни недели. Затем, в понедельник вечером я уточняю план на вторник с учетом того, что осталось в списке приоритетных дел и что нового образовалось за понедельник. Вечером вторника я планирую среду, и далее в том же ключе. Обычно к пятнице мне удается завершить большинство дел, и тогда она становится днем окончательной расчистки завалов или дополнительным днем для планирования.

Все люди работают по-разному, поэтому не существует одинаково пригодных для каждого способов планирования. Если вы тесно взаимодействуете в своей работе с другим человеком (например, со своим ассистентом или с либреттистом, сочиняющим слова к вашим операм), то этот человек должен принимать участие в определенных частях вашего планирования. Если на определенный период вашего времени приходится множество различных задач, вам придется отнестись к своему планированию более тщательно. (Лучше, если ваша работа допускает возможность запросто зайти в кабинет коллеги и провести с ним 4 часа за обсуждением математического доказательства.) Но дело не в формате планирования.

Возможно, вы станете работать в совершенно необычное время только для того, чтобы обеспечить себе возможность планирования. Дурвал Тавареш, генеральный директор компании Aquabotix, производящей подводных роботов, признается, что иногда встает в 4 часа утра «не по будильнику», а потому что ему есть над чем подумать. «Хочется ясности, – говорит он. – В офисе бывает трудно найти время, чтобы просто заняться стратегическими соображениями или сформировать свое представление о происходящем». Таким образом, Тавареш планирует ранним утром и прибывает на работу полностью готовым к наступившему дню.

Вы можете начать заниматься планированием и своей личной жизни. Бывший топ-менеджер GE Майк Уильямс, ныне работающий главным исполнительным директором David Allen Company, рассказывает, что в конце каждого рабочего дня он проводит несколько минут, обдумывая свои приоритеты на предстоящий вечер дома. Например, он делает пометку в календаре о том, что «нужно спросить, как прошел доклад», с которым сегодня выступала его дочь в школе. Благодаря этому, переступив порог дома, он становится полноценной и активной частью своей семьи. Он осознает, что осталось всего 4 года до того, как его дочь-подросток покинет семейное гнездо, и он считает моменты общения и совместных занятий с ней «сокровищами, которые не хочется терять. В прошлом, не делая подобных записей в своем календаре, я упускал многие из этих возможностей». Как и рабочее время, часы, проведенные в кругу семьи или на отдыхе, проходят независимо от того, насколько продуманно вы относитесь к их проведению. Знание направления движения существенно повышает шансы прийти туда, куда хочется прийти.

Начав регулярно заниматься планированием, вы создаете запас топлива для продвижения своей карьеры. Вы будете думать о сотнях людей, с которыми хотели бы встретиться. У вас будет появляться множество новых идей развития вашего бизнеса. Но, как бы парадоксально это ни прозвучало, следует сопротивляться искушению включать все эти замечательные соображения в перечень дел на предстоящий понедельник. Умерьте темп. Успешные люди отличаются от других своим отношением к основному содержанию своих перечней дел. Для них это не просто перечисления, а своего рода обязательства. То, что попало в список, должно быть выполнено, и часто это становится делом чести. Это так, даже если сроки достаточно мягкие. Например, Фам рассказывает, что «когда в прошлом году у меня появился второй ребенок, можно было подумать, что издатели понимают это и не ждут от меня прежней высокой производительности. Но я соблюла все сроки». И теперь несколько проектов находятся в подвешенном состоянии, потому что она ждет, когда ее догонят задействованные в них сотрудники.

Фитнес-инструктор Чэлин Джонсон, известная в основном как создательница серии видеоупражнений TurboJam, старается ограничивать свой ежедневный список приоритетов 6 позициями: три вещи, которые должны быть сделаны за день, и три небольших шага по направлению к ее «главной цели года». Это четко сформулированная измеримая цель, достижение которой сделает возможным решение других важных задач. Иногда из этого следует, что такая цель не относится к самым очевидным. Например, в 2011 году ее целью было попадание в списки бестселлеров со своей книгой «Напряг: 30 дней яростных усилий, офигительное тело и жизнь, которой вы достойны!». Сама по себе это вполне очевидная цель. Но Чэлин поняла, что для этого нужно собрать как минимум 100 000 электронных адресов своих фэнов, которым она сможет прямо предложить купить эту книгу. Промоактивность, необходимая для создания такой базы данных, и стала ее главной целью. Еще что-нибудь из главных задач? Примерно за два года до нашего общения она продала две из своих компаний компании Beachbody, специализирующейся на домашнем фитнесе. И на протяжении года она оставалась с этими компаниями в качестве консультанта, так что выплата части денег, которые ей причитались, напрямую зависела от успеха Beachbody. Ее главной целью того периода было помочь Beachbody достичь высокой рентабельности. В день моей беседы с Джонсон одним из трех небольших шагов в этом направлении была встреча с человеком, вместе с которым они работают над проектом. Второй шаг – назначить телеконференцию с генеральным директором на следующий день, а третий – пересмотр структуры презентации.