Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет ему использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, это лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал только об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Я восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Существует множество других примеров, когда «Список размышлений» стоит держать под рукой. Мы можем размышлять в аэропортах, в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать этот список со своим телефоном. Поскольку телефон всегда при вас, и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться. Но для того чтобы этот прием сработал, нужна подготовка!

КОФЕ И РАЗГОВОРЫ

Мы с вами приближаемся к пугающей теме электронной почты, поэтому давайте подумаем о той внутренней электронной почте, которая курсирует по офису между людьми, столы которых стоят совсем близко друг к другу. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его письма. Прежде чем подняться, чтобы выпить кофе, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – их выследить до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на те вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно будет подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.

Давайте составим ваш личный план действий по управлению вниманием и сосредоточенностью! Проанализируйте и оцените приемы управления вниманием и идеи, которые вы найдете на следующих страницах. Отделите то, чем вы уже пользуетесь, от того, что обязательно попробуете (и когда), что могли бы попробовать и чем не будете пользоваться никогда. Затем отберите три приема, которые могли бы быть вам полезны, и испробуйте их на практике.

1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания.

2. Защищайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Делайте все, что в ваших силах, чтобы усилить глубину внимания, старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас.

✓ Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.

✓ Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.

✓ Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.

Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.

Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.

Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.

Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.