В настоящий момент на рынке появляются веб-сервисы и приложения для электронной визуализации. Они используют визуальные панели, которые симулируют стены карточек с их столбцами, ограничениями числа рабочих задач и другими сущностными характеристиками Канбана. Среди них есть (список, конечно, неполон) Lean Kit Kanban, Agile Zen, Target Process, Silver Catalyst, RadTrack, Kanbanery, VersionOne, Greenhopper for Jira, Flow.io и некоторые другие надстройки с открытым кодом, которые добавляют интерфейс Канбана к таким инструментам, как Team Foundation Server и FogBugz. Рис. 6.7 демонстрирует пример из AgileZen.

Рис. 6.7. Скриншот AgileZen, система управления задачами

Электронная фиксация задач необходима для команд, которые стремятся к большей организационной зрелости. Если вы чувствуете необходимость в количественном менеджменте, сопоставлении организационных процессов (сравнение производительности по канбан-системам, командам или проектам), то лучше с самого начала внедрить систему управления задачами.

Дизайн канбан-системы и стены карточек должен сочетаться с принятым ранее решением по ограничению пределов контроля незавершенных задач. Вполне вероятно, что выше– и нижестоящие партнеры впоследствии попросят поместить визуализацию их деятельности на вашу стену карточек. Однако лучше сначала обеспечить прозрачность собственной работы и подождать, пока партнеры сами не изъявят желание присоединиться к вашей Канбан-инициативе.

В примере на рис. 6.8 очередь на вход отмечена буквами E.R., то есть «готово к проектированию». Следовало задать точку входа на этом этапе жизненного цикла, потому что вышестоящий по потоку отдел бизнес-аналитики подчинялся другой части организационной структуры. Руководителям обеих групп недоставало доверия и стремления к сотрудничеству. Поэтому очередь задач пополнялась из журнала требований, составляемого отделом бизнес-аналитики. В этом примере нижестоящие по потоку отделы передают работу в отдел производства. Как только ПО создано и передано в отдел системных и сетевых операций для поддержки и повседневного обслуживания, работа с ним считается законченной.

Рис. 6.8. Пример очереди на вход «Готово к проектированию» (E.R.)

При разработке стены карточек для канбан-системы часто встречаются процессы, в которых два и более видов деятельности могут происходить одновременно, например разработка ПО и тестов.

Есть два основных способа работы в такой ситуации. Один – не моделировать ее вовсе, а просто оставить одну колонку, в которой оба вида работы могут происходить одновременно (рис. 6.9). Это легко, но не нравится многим командам. Некоторые команды адаптировали эту модель и используют для разных видов деятельности различные цвета или формы карточек. Другой вариант – вертикально разделить доску на две (или более) секции (рис. 6.10).

Рис. 6.9. Открытый столбец для параллельных видов деятельности

Рис. 6.10. Разделенный столбец для параллельных видов деятельности

В этом примере необходим механизм именования, связывающий элементы в верхней и нижней частях доски. Например, поместите в верхнем правом углу карточки ссылку на связанный элемент. В хорошей системе управления задачами можно расставить ссылки на связанные задачи, такие как разработка ПО и тестов.

При экспериментальной работе, полной инноваций, определенные виды деятельности необходимы, чтобы создавать ценность для клиентов, но при этом они необязательно следуют в определенном порядке. Важно понимать, что Канбан не должен навязывать строгую очередность при совершении действий.

При моделировании канбан-систем важно помнить, что они должны отражать реальное выполнение работы.

Для работы с многочисленными неупорядоченными видами деятельности существуют две основные стратегии. Первая похожа на стратегию работы с параллельными заданиями: оставьте единый столбец для записи всех видов деятельности и не указывайте на доске, какой из них завершен.

Второй, потенциально более эффективный вариант, – моделировать виды деятельности так же, как и параллельные. В этом случае, как показано на рис. 6.11, карточки будут вертикально двигаться вверх и вниз по столбцу, как только их втягивают в соответствующие виды деятельности. Визуализация того, что делается с каждой задачей, достигается посредством модификации внешнего вида карточки: для каждого вида деятельности указывается свое поле, и, когда он завершается, это поле заполняется, сигнализируя о том, что эта задача готова для перехода к следующему виду деятельности из того же столбца. Если заполнены все поля, то карточка может переместиться в следующий столбец на доске или отправиться в столбец «Готово» (рис. 6.12).

Рис. 6.11. Открытый столбец для множества неупорядоченных видов деятельности

Рис. 6.12. Разделенный столбец для множества неупорядоченных видов деятельности

• Определите внешние границы канбан-системы. Разумнее всего ограничить ее пределами вашего непосредственного контроля. Не заставляйте переходить на визуализацию, прозрачность и ограничение числа незавершенных задач отделы, которые не горят желанием сотрудничать.

• Смоделируйте стену карточек в соответствии с решениями о границе системы, лимитирующей число незавершенных задач и визуализирующей работу.

• Определите типы работы и смоделируйте рабочий поток для них. Для некоторых типов все этапы потока необязательны.

• Разработайте шаблоны карточек для каждого типа работы: они должны содержать достаточно информации для облегчения самоорганизации при вытягивании и принятия членами команды качественных решений, учитывающих риски и основанных на типе работы, соглашениях об уровнях обслуживания и классах обслуживания.

• Используйте электронную систему управления задачами, если ваша команда территориально разбросана или ее члены нередко работают из дома либо вы рассчитываете достичь более высокого уровня зрелости, который требует количественной информации, доступной в такой системе.