Согласитесь, второй вариант читать проще.

Вот несколько советов, как делить тексты на абзацы:

• отделяйте приветствие, прощание и подпись;

• первый абзац в идеале должен быть 3–4 строки. Другие абзацы можно делать больше. Это нужно для того, чтобы читатель не поленился прочесть первый абзац. Если он это сделает, вероятность прочтения всего письма повышается;

• старайтесь делать ширину текста 600–800 пикселов. Современные мониторы имеют настолько высокое разрешение и настолько большие диагонали, что все письмо может уместиться в 2–3 длиннющие строки. Такие письма читать очень сложно.

4. Побуждайте читателя к действию.

У каждого письма должна быть цель. Если вы отправляете информацию для ознакомления, так и напишите: «Прошу ознакомиться». Если рассчитываете на развернутый комментарий, пишите: «Прошу дать развернутый комментарий». Если хотите после отправки письма продолжить общение, завершите письмо вопросом, тогда вашему собеседнику будет неудобно оставить вопрос без ответа.

5. Отвечайте быстро.

Когда вы отправляете письмо, вы рассчитываете, что с ним хотя бы ознакомятся (если вы об этом попросили, конечно). Когда присылают письмо вам, отправитель желает получить какую-то реакцию. Если на письмо не требуется развернутый ответ с вашей стороны, напишите «ОК», «Принято», «Хорошо» или что-нибудь еще. Автоответчики не годятся.

Если от вас требуют развернутого ответа, а времени на это пока нет, напишите отправителю, что получили письмо, и сориентируйте, когда сможете дать развернутый ответ.

6. Сохраняйте историю переписки.

Экономьте свое время и время ваших собеседников. Сохраняйте всю историю переписки, особенно если она тянется длительное время. Если история все же утеряна, нелишне сначала напомнить получателю, о чем вы вели переписку, и только затем написать суть вашего обращения. Во многих компаниях почтовые ящики сотрудников периодически чистят. Делается это по разным причинам: для безопасности или экономии места. Это большая ошибка. Сохраненная переписка может выручить вас в затруднительных ситуациях. Особенно это касается данных обещаний или гарантий.

Переписка в мессенджерах от переписки по электронной почте отличается:

• краткостью;

• частотой;

• характером переписки.

Обычно в мессенджерах мы пишем короткие сообщения в режиме чата, чаще всего по личным вопросам, реже – по работе.

Сергей Пименов, руководитель глобального интернет-телепроекта Russia.Ru и Madeinrussia.tv, владелец известного рекорд-лейбла UPLIFTO, продюсер новых звезд клубной музыки, патриотических сериалов и виртуального пространства в SecondLife, обладатель премии RDMA «За вклад в развитие российской танцевальной музыки», в интервью компании «Мегаплан» высказал свое мнение: «Большая проблема во многих компаниях – все общение построено на аське… Так исторически сложилось. На самом деле это проблема, потому что аська просто не предназначена для этого! На уровне “привет – пока” это нормально, а вот остальное… Начинается вечное выяснение отношений: “А я ему по аське писал!” – “А я ничего не получал!” Все – на этом конструктивная работа заканчивается. Втроем не пообщаешься, историю в нормальном виде не поднять, если в почте хотя бы можно цепочку переписки отследить, то тут невозможно».

В современной жизни у каждого человека много всяких мессенджеров: аська, вайбер, ватсап, скайп, телеграм, СМС, соцсети. Точно так же, как неудобно обмениваться короткими частыми сообщениями по электронной почте, в мессенджерах неудобно использовать длинные тексты. В связи с этим несколько советов по общению в мессенджерах:

• никаких длинных текстов! Пишите не более двух абзацев из 3–4 строк;

• никакой деловой переписки! Поскольку обычно информация в мессенджерах не сохраняется длительное время (из-за переустановки, использования разных устройств), вы можете утратить важные данные. К тому же мессенджеры гораздо чаще, чем электронные ящики, взламывают.

«Умеете делать это не глядя?» – баннер с таким заголовком висит на сайте курса «Соло на клавиатуре» (http://ergosolo.ru).

«Соло на клавиатуре» – это обучающий курс. Пройдя его, вы за короткий срок научитесь быстро печатать на клавиатуре компьютера.

Автор курса – известный психолог, журналист, педагог Владимир Владимирович Шахиджанян.

Навык слепой десятипальцевой печати – один из самых полезных навыков, который вы можете освоить всего за две недели, если будете усердно заниматься. Вы сможете печатать со скоростью в среднем 250 символов в минуту – набирать одну страницу текста А4 14-м шрифтом за шесть минут.

Для того чтобы научиться быстро печатать, достаточно зарегистрироваться на сайте http://nabiraem.ru и пройти все 100 заданий. У автора книги Николая Иванова на прохождение курса ушло около девяти месяцев (с перерывами). В Интернете пишут о прохождении подобных курсов за две недели, занимаясь по 1,5–2 часа в день. Кстати, курс «Соло на клавиатуре» доступен на нескольких языках. Есть и другие клавиатурные тренажеры – выбирайте любой.

Регламенты и инструкции – это способ письменного донесения информации до сотрудников. Для чего они нужны?

Как часто вы говорите своим подчиненным: «Ну сколько можно тебе повторять?» Наверное, часто, когда они подходят к вам с одними и теми же вопросами.

А у вас есть инструкции для сотрудников, которыми они пользуются? Или вы интуитивно чувствуете потребность в написании инструкций для некоторых задач? В этом разделе разберемся, как это сделать.

За каждой должностью в организации закреплены определенные функции, которые должен выполнять сотрудник. Функции – это что должен делать сотрудник, а инструкции – как он должен делать (точнее, это описание процесса выполнения какой-либо задачи).

• Не выполняется задача. Сотрудник говорит: «Я не знал, как делать».

• Задача выполняется некачественно. Сотрудник говорит: «Я думал, что так правильно».