Часто объекты аналитического учета отражаются на нескольких бухгалтерских счетах. Например, основные средства как объекты аналитического учета отражаются на двух бухгалтерских счетах: 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств». Материально ответственные лица, отвечающие за основные средства, ведут аналитический учет с помощью карточек учета основных средств. В них регистрируются как начальная стоимость основных средств, которая в бухгалтерии отражается на счете 01, так и накопившийся износ, который в бухгалтерии отражается на счете 02, а также остаточная стоимость основного средства – разница между его начальной стоимостью и суммой накопившейся амортизации.

Другая большая категория объектов аналитического учета – это работники организации. В бухгалтерском учете взаимоотношения с работниками организации учитываются на нескольких счетах: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам» (точнее, субсчет расчетов по налогу на доходы), 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

В аналитическом учете взаимоотношения с каждым работником по трем указанным счетам удобнее учитывать вместе, с использованием одного регистра аналитического учета – лицевого счета работника. Тем более что суммы, которые в бухгалтерском учете распределяются по трем разным счетам (70, 68 и 69), для каждого работника рассчитываются от одной денежной суммы – от размера начисленной оплаты труда.

Как уже упоминалось, бухгалтерские счета могут делиться на субсчета, которые занимают промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами.

Если субсчет отражает имущество, обязательства и хозяйственные процессы в достаточно обобщенном виде, без детализации до конкретного объекта учета, то такой субсчет по своему экономическому смыслу ближе к синтетическому счету. Если же субсчет достаточно конкретизирован и соответствует отдельному объекту учета, то по своему экономическому смыслу он является аналитическим счетом.

Бухгалтерский счет – это базовое понятие бухгалтерского языка, предназначенного для описания хозяйственной жизни организации. А рабочий план счетов – это алфавит бухгалтерского языка, составленный для нужд конкретной организации.

С помощью этого алфавита делаются записи событий хозяйственной жизни на бухгалтерском языке.

Элементарная запись на бухгалтерском языке называется проводкой.

Проводка – это описание события хозяйственной жизни организации или описание хозяйственного факта. На схеме типовых перемещений средств между бухгалтерскими счетами производственного предприятия (см. рис. 1.8) эти события были показаны стрелками.

Согласно схеме (см. рис. 1.8) проводка должна содержать следующие элементы:

• дату события;

• первый бухгалтерский счет и способ его использования;

• второй бухгалтерский счет и способ его использования;

• денежную сумму;

• комментарий: номер и название документа, который подтверждает событие, и любые другие пояснения.

Чтобы проводку было удобно отличать от других проводок, ей следует присвоить порядковый номер.

В приведенном перечне два раза употреблено понятие «способ использования бухгалтерского счета». Таких способов два: приход и расход.

Приход означает, что денежная сумма проводки добавляется к той денежной сумме, которая уже числится на счете. Расход означает, что денежная сумма проводки вычитается из денежной суммы, которая уже числится на счете.

В проводке обязательно используются два бухгалтерских счета, поэтому бухгалтерия, которая ведется в организациях, называется двойной.

Проводка может показывать, что деньги прибывают по обоим задействованным счетам.

В качестве примера рассмотрим следующее хозяйственное событие. В процессе создания общества с ограниченной ответственностью «Белая ромашка» будущий его собственник открыл в коммерческом банке расчетный счет и сделал начальный вклад в размере 10 000 руб.

Проводка, которой бухгалтер общества затем отразит это событие, будет показывать приход денежной суммы 10 000 руб. на счета 51 «Расчетные счета» и 80 «Уставный капитал». Запись проводки может выглядеть следующим образом.

Операция отражается в учете проводкой:

Но чаще проводка показывает, что деньги прибывают на одном счете и убывают на другом. Именно такими проводками описывается большинство хозяйственных событий, показанных на приведенных выше схемах типовых перемещений средств между бухгалтерскими счетами.

ПРИМЕР

Кассир организации «Белая ромашка» получил в банке наличные деньги в размере 320 000 руб. на выплату зарплаты работникам и принес эти деньги в кассу организации. Проводка, описывающая это событие, означает расход денежной суммы 320 000 руб. со счета 51 «Расчетные счета» и приход денежной суммы 320 000 руб. на счет 50 «Касса».

Получение наличных денег в банке отражается проводкой:

Проводки могут отражать также расход по обоим задействованным счетам.

При этом следует соблюдать достаточно простые правила. Если оба счета активные или пассивные, то по одному счету отражается приход, а по другому – расход. Это логично: одно имущество меняется на другое (т. е. один актив на другой актив) или один долг организации меняется на другой долг этой организации (т. е. один пассив на другой пассив).