Дальше происходит обзор метрик; на этом этапе участники команды быстро выявляют релевантную информацию, позволяющую создать представление о текущей ситуации. Метрики, по которым отчитывается та или иная роль, задаются лид-линком круга; по одним нужно отчитываться еженедельно, по другим – ежемесячно или ежеквартально. В круге «общая деятельность компании» в «Гаджет-Плюс» в число ежемесячных метрик входят количество посещений сайта, количество проданных гаджетов, прибыль, количество клиентов техподдержки и количество рассмотренных обращений в техподдержку. На этом этапе допускается задавать уточняющие вопросы, чтобы выявить больше информации о метриках, но любые дискуссии или мероприятия нужно отложить до этапа сортировки, когда их можно будет предложить в качестве пункта повестки дня. Например, когда «продажи гаджетов» называет количество проданных гаджетов, а лид-линк круга «маркетинг» интересуется: «Это результат кампании по рассылке рекламных материалов, которую мы только что провели?» «Продажи гаджетов» отвечает: «Думаю, что да». Это обоснованный вопрос. Но когда «финансы» предлагает проводить подобные кампании каждый месяц, фасилитатор его прерывает и предлагает при желании поднять этот вопрос на этапе сортировки.

После рассмотрения метрик собрание переходит к этапу отчета о ходе работ по проектам. Фасилитатор зачитывает название каждого проекта, выполнение которого назначено на группу. У «Гаджет-Плюс» такие проекты: «Опубликован новый блог» (ответственный – «маркетинг»), «Разработан новый супергаджет» (ответственный – «конструкция гаджетов»), «Новые клиенты полностью обучены работе с гаджетом» (ответственный – «техническая поддержка»). Фасилитатор по очереди спрашивает каждого из ответственных: «Есть новости?» Ответственный может рассказать о том, что изменилось со времени предыдущего тактического собрания, но не приводит общего отчета о состоянии проекта. Мой опыт говорит о том, что если сотрудника спросить о состоянии проекта в целом, то продолжительность его речи обычно обратно пропорциональна реальным успехам, потому что подробный рассказ о состоянии проекта – отличный способ замаскировать отсутствие достижений. Поэтому данный этап сосредотачивается исключительно на том, что изменилось. Если в проекте ничего не изменилось, ответственный просто отвечает: «Нет новостей». Лид-линк круга «маркетинг» говорит, что новый блог почти готов, а реп-линк добавляет, что команда закончила редактировать первую серию публикаций и они скоро появятся онлайн. У «конструкции гаджетов» нет новостей по разработке супергаджета. «Техподдержка» объясняет, что некоторые из новых клиентов сейчас в отпусках, и начинает рассказывать о подготовленных для них планах обучения, но фасилитатор вскоре перебивает ее и спрашивает: «Значит ли это, что новостей нет?» «Техподдержка» соглашается: «Новостей нет, но нам нужна более эффективная система для планирования графика обучения». Фасилитатор предлагает ей поднять этот вопрос на этапе сортировки. Как и на других этапах «преамбулы», здесь цель в том, чтобы выявить информацию; уточняющие вопросы допускаются, поскольку несут новые сведения, но попытки проанализировать или урегулировать ситуацию откладываются до этапа сортировки.

После окончания преамбулы команда готова перейти к этапу сортировки вопросов. Повестка дня формируется по ходу дела, и за каждый пункт отвечает тот, кто его предложил. Таким образом, как и на управленческом собрании, пункт повестки дня отражает не некоторую общую тему для обсуждения, а конкретную точку напряжения конкретного участника круга, который хотел бы ее проработать в своих, а не в чьих-то еще интересах. «Менеджер веб-сайта» добавляет «приложение резервного копирования». Лид-линк «маркетинга» предлагает «рекламную рассылку». «Техподдержка» вносит «требования к участникам тренингов». В дополнение к таким пунктам, возникшим в ходе преамбулы, обычно есть и другие, о которых участники подумали заранее и решили вынести на собрание. «Финансы» предлагает пункт «скидки», лид-линк «маркетинга» – «временное отключение сайта», а «менеджер веб-сайта» – «описание от маркетинга».

Каждый пункт повестки дня прорабатывается. Ответственный за него получает возможность обсудить вопрос с коллегами, пока напряжение не будет урегулировано или не появится хотя бы один проект или шаговое действие, направленные на развитие ситуации. Подобный приоритет позволяет тактическим собраниям проходить быстро и эффективно. Вначале фасилитатор спрашивает ответственного за пункт повестки дня: «Что вам нужно?» Затем выступающий может обратиться к коллегам за помощью, а фасилитатор тем временем слушает, будут ли приняты какие-либо шаговые действия или проекты, и поручает секретарю фиксировать результаты такого рода.

Перейдем в нашей модели собрания сразу к пункту, предложенному «техподдержкой», – «требованиям к участникам тренингов». Когда фасилитатор спрашивает, что ей нужно, «техподдержка» отвечает: «Ряд клиентов записались на тренинг продвинутого уровня по применению супергаджета, но я обнаружила, что многие из них не проходили начальный тренинг, поэтому к продвинутому тренингу они на самом деле не готовы». Фасилитатор спрашивает: «Что вам нужно?» «Мне нужно подготовить этих клиентов к продвинутому тренингу, – отвечает «техподдержка». – Это хорошие клиенты, и раз уж они записались на тренинг, я не хочу им отказывать. Но на будущее нам нужна более эффективная система записи, которая проверяла бы, соответствуют ли участники требованиям, прежде чем записывать их на тренинг».

«Конструкция гаджетов» отвечает на первый запрос «техподдержки»: «Я могу сделать видеоролик, где будет обзор основных конструкционных характеристик наших супергаджетов; если клиенты его посмотрят, им легче будет понять материал продвинутого тренинга». «Техподдержка» радостно кивает, и фасилитатор просит секретаря зафиксировать проект для «конструкции гаджетов»: «Опубликован обзорный ролик о конструкции супергаджетов».

Второй запрос «техподдержки» сложнее. «Менеджер веб-сайта» говорит, что переделать систему онлайн-записи на тренинги, чтобы проверять соответствие требованиям, сейчас технически невозможно. «Думаю, пока придется обойтись проверкой вручную», и «техподдержка» просит «менеджера веб-сайта» взять это на себя. «Менеджер веб-сайта», теперь встревоженный, открывает рот, чтобы возразить, но фасилитатор не дает ему высказаться и адресует вопрос «техподдержке»: «Вы хотите, чтобы «менеджер веб-сайта» выполнял эту задачу на регулярной основе, хотя бы первое время?» Получив утвердительный ответ, фасилитатор продолжает: «В таком случае речь идет о новом обязательстве – продолжающемся виде деятельности, выполнения которого вы ожидаете от сотрудника. Мы можем добавлять обязанности только на управленческих собраниях. Будет ли вашим следующим шаговым действием формулировка предложения для управляющего процесса?» «Техподдержка» кивает, и ей назначают действие: составить предложение для урегулирования этого вопроса и выступить с ним на следующем управленческом собрании.

Затем «менеджер веб-сайта» вставляет свой комментарий: «Мне не кажется, что такое обязательство должно быть присвоено роли «менеджер веб-сайта», но это мы разберем на управленческом собрании, а до тех пор я с удовольствием помогу и выполню эту работу». Фасилитатор спрашивает «техподдержку», получила ли она то, что ей нужно. «Техподдержка» отвечает утвердительно. Значит, можно переходить к другому пункту повестки дня.