Информационная система может помочь в осуществлении управления показателями труда путем создания формы, проведения анализа и составления отчетов по результатам обзоров показателей труда, показывающих распределение работников с различным уровнем потенциала или уровнем показателей труда и выявляющих работников с определенными навыками или особыми перспективами. Эта система может быть связана с другими в целях обеспечения широкой основы для разработки и реализации различных аспектов политики управления человеческими ресурсами.

Для организации обучения систему можно использовать следующим образом:

• накапливать в базе данных основанные на компетенциях учебные модули, которые дают возможность преподавателям и тренерам выбирать соответствующие модули или комбинировать их для удовлетворения определенных потребностей в обучении;

• анализировать рекомендации по обучению, содержащиеся в отчетах по обзорам показателей труда, чтобы выявить коллективные и индивидуальные потребности в обучении;

• определять подходящие учебные курсы, которые удовлетворяют потребности в обучении;

• планировать внешние курсы обучения;

• информировать работников о планируемых курсах;

• обрабатывать корреспонденцию по учебным курсам;

• накапливать данные о стандартных или разработанных по индивидуальному заказу программах вводного, регулярного обучения и повышения квалификации, включающие учебные планы, рассылку материалов, ответственность за проведение обучения, оценочные процедуры и табели успеваемости;

• создавать инструкции и руководства для всех, кто проводит или проходит внутренние программы обучения;

• сохранять табели успеваемости и контролировать соответствие достижений целям обучения;

• создавать отчеты, в которых резюмируется текущая и планируемая учебная деятельность, исчисляя выходные данные после прохождения учебных программ, – это может быть связано с моделями планирования человеческих ресурсов, включая модели, предназначенные для определения входных данных об учащихся, необходимых для составления учебных планов;

• производить учет и контроль расходов на обучение в соответствии с бюджетом.

Компьютеры также могут быть средством обучения.

Система может помогать в реализации политики управления карьерой и процедур, охватывающих и планирование карьеры, и повышение квалификации руководителей. Система осуществляет это посредством анализа развития работников и сравнения результатов такого анализа, во-первых, с оценкой потребностей организации, которую дают модели планирования человеческих ресурсов, и, во-вторых, с выходными данными системы управления показателями труда.

Контроль отсутствия можно производить с помощью автоматизированных систем регистрации времени прихода на работу и учета отсутствия, которые:

• регистрируют время прихода или ухода с работы и фактически отработанное время;

• дают работникам возможность фиксировать время, затраченное на выполнение конкретной работы;

• запрашивают у работников объяснения о причинах опоздания, раннего ухода или отсутствия в течение рабочего дня;

• могут быть связаны с системой учета заработной платы в целях исчисления заработной платы и премий и с системой учета гибкого рабочего времени;

• обеспечивают руководителей групп ведомостями, в которых указана продолжительность работы и причины отсутствия.

Новейшие системы выводят данные регистрации прихода или ухода с работы прямо на экраны компьютеров руководителей групп, чтобы они могли незамедлительно получать информацию о том, сколько человек присутствует на рабочих местах, и о случаях опозданий.

Система может содержать данные об этническом составе работников организации. Эту информацию она анализирует с целью получения данных о распределении представителей национальных меньшинств по профессиям, уровню квалификации, возрасту, трудовому стажу и местоположению. Такой анализ покажет общую долю работников, относящихся к национальным меньшинствам, по сравнению с долей на каждом квалификационном уровне. Подобные статистические данные можно получить в отношении мужчин и женщин. Анализ можно расширить и охватить динамику карьерного роста, разделив результаты общего анализа для сравнения карьерного роста мужчин и женщин из различных этнических групп.

Программное обеспечение, использующее средства искусственного интеллекта, или экспертные системы представляют собой компьютерные программы, содержащие знания о конкретных областях человеческой деятельности и накопленном опыте; они посредством связей и правил, встроенных в систему, могут помочь в решении проблем управления человеческими ресурсами. В отличие от баз данных, которые хранят, классифицируют, обрабатывают и представляют часть информации, экспертные системы хранят, классифицируют, обрабатывают и представляют список менеджеров со знаниями управленческой практики, не требующих дополнительного обучения.

Экспертные системы разрабатывались в процессе инженерии знаний, который начинался с баз знаний, содержащих факты и массу специальных знаний («эвристики» или эмпирических определений) об использовании этих фактов. Эти «определения» дают возможность принимать решения на основе фактической информации, представленной в компьютере. Таким образом, фактом может быть информация о текучести кадров в течение последних трех лет, а эмпирическим определением – метод, посредством которого можно предсказать текучесть на следующие три года. Обрабатывает факты и определения то, что называют «механизмом умозаключений», который решает проблемы или дает прогнозы, а результаты этого процесса представлены пользователю в «пользовательском интерфейсе».

Экспертная система может составлять список кандидатов на повышение в должности, используя информацию из базы данных. Если требуется больше информации, она попросит пользователя ответить на вопросы. Она будет также отвечать на запросы пользователя о том, почему названы конкретные кандидаты, представляя данные о квалификации, результатах аттестации и т. п.

То, что можно приблизительно назвать экспертными системами, также применяется в прикладных программах для проведения оценки работ, где системы могут использовать базу данных по анализу и оценке работ для предоставления логичного заключения. Это делается следующим образом:

• определяются критерии оценки;

• компьютер программируется задавать соответствующие вопросы, рассматривающие каждый рабочий фактор, чтобы сделать возможным применение критерия оценки, – сюда относится анализ структурированных опросных листов, которые были специально разработаны для облегчения методичного сбора и анализа данных;