Закупки лекарственных средств за счет госбюджета особенно подвержены коррупции, поскольку их объемы обычно значительны, а стоимость контрактов высока даже при небольшой стоимости единицы продукции. Таким образом, эти контракты очень выгодны для поставщиков. Национальные и зарубежные поставщики могут предлагать государственным чиновникам взятки, чтобы получить преимущество на каждом из этапов тендера. Также могут применяться необъективные методы закупок, например ничем не оправданная прямая закупка. Коррупции в сфере закупок способствуют несколько факторов: субъективность определения необходимого объема лекарств; трудности в мониторинге стандартов качества; сложность своевременной координации закупок и процесса регистрации продуктов в случае неэффективности или коррумпированности агентства по лицензированию фармацевтических продуктов; использование поставщиками разных цен на одни и те же фармацевтические продукты и возможность искусственного взвинчивания цен; составление требований к закупаемым лекарствам таким образом, чтобы соответствовать продуктам одного поставщика. Все эти факторы требуют пристального контроля в процессе государственных закупок. Отсутствие надлежащей практики управления в области закупок может вести к закупке неподходящих продуктов и переплате за них. Для обеспечения сильной системы закупок некоторые страны Карибского бассейна объединили свои ресурсы. Другие страны с ограниченными ресурсами заключили контракты на осуществление закупок с частными сектором или с ООН и другими агентствами по развитию, имеющим специализированные подразделения по закупкам медикаментов.

Одной из основных задач правительства в области закупки лекарственных средств является оценка требуемого количества. Подготовка надежных оценок может помочь странам избежать слишком низкого или чрезмерно высокого уровня запасов. Количественные методы применяются для определения бюджета на лекарственные средства, планирования новых и расширения существующих фармацевтических программ, оптимизации бюджетов на лекарственные средства, исходя из приоритетных проблем здравоохранения и экономичных методов лечения, а также для сравнения текущего уровня потребления лекарств с приоритетами государственного здравоохранения и других систем здравоохранения.

Ясная политика в отношении количественных методов, предпочтительно как часть национальной, региональной или институциональной политики в области лекарственных средств, может ограничить свободу отдельных лиц и групп в раздувании оценки объемов лекарств и обеспечить контроль процесса принятия решений. В качестве дополнительного контроля комитет по лекарственной терапии на национальном, районном уровне или уровне лечебного учреждения, обычно уже отвечающий за отбор основных лекарственных средств, должен иметь решающее слово при утверждении результатов определения объема медикаментов. Однако такой комитет необходимо формировать из независимых экспертов, отобранных с использованием прозрачной процедуры, и для него следует определить четкий круг полномочий. Имена экспертов и их конкретные функции и обязанности должны быть известны публике.

Чиновники, занимающиеся закупками, должны сосредоточиться на обеспечении лучшей цены за высококачественные, приоритетные продукты. Качественная система закупок должна следить за реальными (т. е. общими) покупными ценами поставщиков, включая скрытые издержки, связанные с низким качеством продукта, ненадлежащей работой поставщика или коротким сроком хранения, затраты по хранению на различных уровнях системы поставок, а также текущие расходы и потребности в капитале, связанные с управлением и администрированием системы закупок и дистрибуции. Значительные объемы закупок обычно позволяют получить хорошие цены и условия контракта для закупщиков, учитывая экономию от масштаба. Объединение потребностей множества лечебных учреждений или нескольких штатов или стран, ограничения на отбор лекарств и устранение дублирующих друг друга лекарств внутри терапевтических категорий может повышать объемы отдельных позиций и открывать возможности для снижения цен, если процесс закупок осуществляется достаточно хорошо. Но такие совместные закупки бывают эффективными, только если применяются соответствующие процедуры, гарантирующие честность процесса, точность определения количества и эффективность дистрибуции.

Для снижения риска коррупции процедуры закупок должны быть прозрачными, соответствовать формальным письменным правилам в течение всего процесса и использовать ясные критерии при выборе поставщика. В руководстве по закупкам фармацевтической продукции Всемирного банка (World Bank, 2000) предлагается хорошая модель, которую можно взять за образец. Одной из мер против сговора и взвинчивания цен на лекарства является общедоступность информации о тендере и его результатах. В Бразилии в последние годы цены на закупаемые государством медикаменты публикуются на веб-сайте с целью их снижения и предотвращения манипуляций. Риски коррупции в этой стране снизились благодаря использованию электронных торгов и распространению информации о процедурах и результатах закупок. Эти инструменты могут быть более эффективными, когда они сочетаются с параллельными усилиями, такими как обеспечение большого количества национальных и зарубежных поставщиков, конкурирующих за каждый продукт, по которому проводится тендер. Большое количество потенциальных поставщиков стимулирует ценовую конкуренцию и сокращает риск сговора или завышения цены со стороны поставщиков (Cohen and Carikeo Montoya, 2001).

Система закупок лекарственных средств должна гарантировать отбор надежных поставщиков высококачественных продуктов и применение программ обеспечения качества, включающих контроль и тестирование лекарственных средств. Процедуры предварительной и последующей квалификации помогают не допустить поставщиков, не отвечающих требованиям, к участию в тендере и таким образом обеспечить своевременное проведение тендеров. Предварительная квалификация поставщиков обычно проводится расширенным комитетом по закупкам, состоящим из менеджеров и технических работников, в том числе специалистов в области обеспечения качества.

Составление первоначального списка поставщиков, прошедших предварительный квалификационный отбор, для каждого лекарственного средства занимает много времени, но в конечном счете сберегает его. Система последующей квалификации предполагает оценку поставщиков после получения предложений и может приводить к длительным задержкам при выборе победителя, поскольку оцениваются возможности множества неизвестных поставщиков. Оценка новых поставщиков может включать официальную регистрацию, инспекцию, проверку рекомендаций, пробные закупки и сбор неофициальной информации на месте. Важным компонентом системы обеспечения качества является «прослеживаемость», т. е. поставщики должны иметь возможность свободно проследить путь продукта до производителя, а производители должны иметь возможность проследить путь ингредиентов до их производителей. В любом случае отбор поставщиков должен быть обоснованным и подтверждаться соответствующими данными.

Успешные агентства по закупкам могут следить за работой поставщиков с помощью формализованной системы мониторинга, которая отслеживает время выполнения заказа, соответствие условиям контракта, отгрузку партий товара, качество лекарств, выполнение инструкций по упаковке и этикетированию и другие этапы процесса. Хорошая информационная система также должна отслеживать количество и стоимость заключенных в результате тендеров контрактов и стоимость всех закупок у конкретного поставщика в течение года и показатели для каждого тендера.