В: Как уменьшить то количество времени, которое я теряю на рабочих встречах?

О: Для начала обсудите это с коллегами. Недавно я проводила групповой тренинг для сотрудников компании по продаже потребительских товаров. Участники тренинга пришли к единому мнению, что в будущем все их встречи должны длиться не более 45 минут (чтобы оставалось «время на отдых»). В уведомлении о проведении встречи должен содержаться список сотрудников, чье присутствие обязательно, и список тех, чье присутствие факультативно, чтобы сотрудники могли посещать только обязательные для них собрания. Протокол встречи должен быть доступен для всех, кто не смог присутствовать, но кому интересны вынесенные решения.

Моника Уорлайн, PhD, сооснователь компании Vervago, специализирующейся на разработке информационных решений, отмечает: «Если люди не способны мыслить четко и высказываться обдуманно, они тратят массу времени на разговоры о вещах, которые не всегда приоритетны и не всегда важны. Они не способствуют продвижению проекта. Если вы тратите все свое время на встречи, у вас остается слишком мало времени на анализ и решение насущных проблем»{65}. И в этом водовороте потеряны сотни наших рабочих часов! Кроме того, когда руководители задают на встречах вопросы, то ожидают услышать четкий ответ – в противном случае едва ли вы добьетесь поставленной цели. Компания Моники Уорлайн обучает навыку четко формулировать вопросы и ответы на них. Это навык критического мышления, позволяющий предоставлять релевантную информацию (вместо разрозненных мыслей или оправданий участников встречи, почему не выполнена работа).

Уорлайн считает, что ответ на вопрос должен быть либо положительным, либо отрицательным, либо он должен содержать число или дату. Несите ответственность за «свою половину пути». Держитесь заданного направления, нацеливаясь на конкретный результат, который вы себе обрисовали. Ответив на вопрос прямо, не добавляйте ничего лишнего. При желании можно научиться контролировать встречи: разошлите уведомления с повесткой дня, изъявите желание вести встречу, обсудите в команде «правило 50 %» и различные способы его применения, включая применение на собраниях.

Ищите «разомкнутые цепи» на ваших встречах. Это те инициативы, мысли или проекты, для которых не установлены четкие временны́е рамки и не определены этапы. Если сотрудники постоянно «перемалывают» одну и ту же информацию, но ничего при этом в ее отношении не делают, то такая информация просто засоряет оперативную память. Запишите все «разомкнутые цепи» и проанализируйте, что вы можете сделать со своей стороны, чтобы добиться ясности и сдвинуться с мертвой точки. Как ускорить процесс принятия решения? Возможно, стоит на время отложить этот проект и определить конкретные критерии, при которых к нему можно будет вернуться в будущем? Можете ли вы самостоятельно принять решение и исключить какие-то пункты?

В процессе ответов на вопросы в разделе I мы выяснили, в чем заключаются ваши приоритеты, и постарались организовать в соответствии с ними ваш рабочий план на день. Кроме того, мы научились справляться с типичными препятствиями, которые мешают сконцентрироваться на важной для вас работе. Отбросьте в сторону низкоприоритетные задачи и займитесь теми, которые приведут вас к успеху и сделают каждый рабочий день идеальным.

Мы самое избыточно информированное и недостаточно мыслящее поколение за всю историю человечества.

Роберт Кеган, профессор Гарвардского университета

Вас всегда кто-то отвлекает и будет отвлекать от работы – это неизбежно. Тем не менее отнеситесь к своему времени, энергии и вниманию как к ценным и невозобновляемым ресурсам, которые следует беречь. Работу большинства офисных сотрудников в среднем прерывают 7 раз в час – примерно 56 раз за рабочий день. В итоге мы тратим 2,1 часа в день на отвлекающие факторы{66}.

ПОРА правильно реагировать на отвлекающие факторы

Возможно, вы полагаете, что раз вас отвлекают другие, то именно они и должны перестать это делать. Вы искренне надеетесь, что они прочитают ваши мысли и сами догадаются, что вы о них думаете, когда они вас отвлекают! Основываясь на том, что вы уже прочитали в этой книге, я надеюсь, вы начали понимать, что у вас всегда есть выбор. Вы можете контролировать ситуацию со своей стороны – «свои 50 %». При любом отвлекающем факторе используйте акроним П-О-РА, чтобы определить для себя одну из возможных реакций:

П: Позволить (или принять)

О: Отрезать на корню (или отклонить)

РА: Ранжировать (фильтровать)

Позволить (или принять): если вы позволили себя отвлечь, то уделите этому все свое внимание. Если ответили на телефонный звонок, оставайтесь на линии, пока не решите проблему. Если читаете электронное письмо, составьте развернутый ответ. У вас должны быть обдуманные и строгие критерии, какая ситуация заслуживает вашего немедленного внимания. Вот несколько примеров:

• ваш руководитель или клиенты ожидают от вас доступности в режиме реального времени;

• существует значительный риск снижения уровня обслуживания;

• требуется ваше решение, чтобы проект двигался дальше;

• человек, который вас отвлек, ваш друг, и он всегда вам помогает и никогда не тратит ваше время впустую;

• личные или семейные экстренные обстоятельства.

Теперь вы можете не бояться позволять другим вас отвлекать, если ситуация отвечает критериям, которые вы для себя определили. Это должна быть ситуация, которую вы считаете такой же важной, как и то, над чем вы в этот момент работаете.

Отрезать на корню (или отклонить): если вы действительно хотите избежать отвлекающих факторов, проще всего отключить уведомления о новых письмах и не отвечать на телефонные звонки. Кроме того, вы можете «внести их в свой график», чтобы можно было контролировать время, когда другие хотят вас чем-то отвлечь. К примеру:

• Планируйте регулярные встречи с коллегами, если их дальнейшая работа зависит от вашей обратной связи.

• Составьте документ с часто задаваемыми вопросами и доступными ответами на них (FAQ). Оставьте ссылку на этот документ в своей голосовой почте или в строке вашей электронной подписи.

• Выделите «резервное (буферное) время», когда вы сможете решать неожиданные проблемы или уделять время обратной связи.

• Составьте «график приема» и сообщите всем, в какое время лучше всего с вами связываться или ждать от вас звонка для решения срочных проблем.