Вторая составляющая, «Усовершенствование рабочих мест», опирается на такие методы, как 5S и визуальный менеджмент. Они позволили привести в порядок рабочие места, выявляя и устраняя муда. Это помогло оздоровить моральный дух в АС. Две первые составляющие служат фундаментом для третьей и четвертой – «Усовершенствования процессов» и «Пересмотра политики».

Персонал АС реализовал более ста проектов по гемба кайдзен. Их основной целью было сокращение сроков выполнения заказа. В правительственных организациях эти сроки нередко затягиваются, что формирует образ неповоротливых, некомпетентных структур, изобилующих потерями. С помощью кайдзен АС сумел сократить потери при транспортировке, хранении запасов и ожидании, повысить скорость и эффективность выполнения работы, укрепить моральный дух людей и обеспечить удовлетворенность потребителей. Выпуск идентификационных карт, к примеру, теперь занимает всего один день, а не 11–13 дней как раньше.

Сократились и сроки расчетов с персоналом при оплате труда. Ранее этот процесс состоял из шести этапов, теперь из них остался всего один. Благодаря стандартизации различных видов работ и выравниванию нагрузки время выполнения заказа в соответствующем подразделении сократилось с 24 до 4 дней.

Время выполнения заказов при поставке медицинских препаратов и принадлежностей и другой продукции сократилось с 10 до 3 месяцев. Метод 5S применялся для работы с информацией и классификации товаров с учетом сферы применения и значимости, а также при изменении политики поставок.

Потери в правительственных структурах люди часто называют бюрократией – это лишние бумаги, затянутые сроки выполнения заказов и несогласованные действия участников процесса. Из-за этих проблем формируется стереотип: люди убеждены, что правительственные учреждения работают непродуктивно, а их персонал бездушен и относится к делу формально. Чтобы устранить муда, требуется активное участие тех, кому принадлежат рабочие процессы. Обеспечить такое участие помогает четырехкомпонентная модель преобразований. С помощью кайдзен персонал АС начал совершенствовать свои услуги, делая больше с меньшими затратами.

Как показано в главе 2, дом гемба опирается на твердый фундамент вовлечения сотрудников в такие процессы, как командная работа, нравственное совершенствование, повышение самодисциплины, кружки качества, система подачи предложений, и связанные со всем этим проблемы обмена информацией, делегирования полномочий, развития навыков, а также визуального менеджмента.

Руководству надо создать фирму, постоянно приверженную осуществлению этих действий. Только когда менеджмент демонстрирует свою высокую мотивацию, самодисциплину и кайдзен-мышление, люди в гемба смогут выполнить свою работу по поддержанию и совершенствованию стандартов, чтобы удовлетворить потребителей, достигнув целей по качеству, стоимости и поставке (QCD – quality, costs, delivery).

Большинство компаний, которые безуспешно внедряют кайдзен, прежде всего, не в состоянии сформировать нужную инфраструктуру. К счастью, чтобы увидеть улучшения, мы не должны ждать, пока она будет создана в полном объеме и все участники проведут преобразования в гемба. У людей меняются взгляды и поведение, как только они начинают использовать в своей работе кайдзен. Например, к тому времени, когда кампания 5S твердо внедрится в гемба, персонал будет обладать самодисциплиной, нужной для выполнения всего того, что было согласовано. Гемба кайдзен приводит к таким внушительным результатам, что операторы станут первыми, кто признает ее пользу.

Марина Калканьи, оператор из Giorgio Foods Company, так прокомментировала свой личный опыт внедрения кайдзен в компании.

«Внедрение кайдзен потрясло нас всех. Это было ни на что не похоже. Раньше люди приходили в компанию только для того, чтобы поработать, получить свою положенную зарплату и отправиться домой. А теперь кайдзен действительно открыл нам глаза. Он заставляет вас дважды подумать, прежде чем вы что-либо сделаете. Мы поняли, что если выполняем свою работу лучше, то в первую очередь это нужно нам самим, а не кому-то постороннему. Если наше рабочее место выглядит более чистым и опрятным, значит, оно стало более безопасным.

Лично я думаю, что кайдзен помог мне, и не только здесь, на работе, но и дома. Главное, что он заставляет меня дважды подумать, и у меня появилось желание совершенствоваться. Мы не должны ждать, когда возникнет проблема. Мы должны стремиться к лучшему во всем. Не потому, что есть проблемы, а просто чтобы как можно качественнее сделать свою работу, и это именно то, чему научил нас кайдзен».

Билл Форд, почетный профессор, читающий лекции в Industrial Relations Research Center, University of New South Wales (Австралия), пропагандирует концепцию обучающегося предприятия. Он цитирует высказывание Дика Дасселдорпа: «Тренинги – это для собак и кошек. Люди – учатся». По словам Форда, «обучающееся – это такое предприятие, где индивидуумы, команды и сама организация непрерывно учатся и в процессе развития делятся друг с другом полученными знаниями и навыками, чтобы добиться непрерывного совершенствования и создания динамичного конкурентного преимущества. На таких предприятиях создается обстановка совместной деятельности, в которой все заинтересованные стороны – акционеры, менеджеры или сотрудники – участвуют в достижении общих целей».

При формировании основы гемба кайдзен мы преследуем ту же самую цель, а именно: создать обучающееся предприятие, которое вовлекает как менеджмент, так и сотрудников в разработку общих целей и ценностей. В таком случае совершенствование – это образ жизни, и люди гордятся своим трудом, непрерывно улучшают свои навыки и обладают полномочиями, чтобы решать проблемы в гемба. Работа рассматривается как миссия, средство достижения удовлетворенности результатами труда и возможность персонального роста. Таким образом, гемба должна стать цитаделью обучения. Чтобы создать обучающуюся организацию, ее менеджмент обязан предоставить людям гемба полномочия, обеспечив им возможность обучения на опыте. Как уже упоминалось ранее, инструменты для обучения в гемба в большой степени основаны на здравом смысле и простых контрольных списках, например: спроси пять раз «почему?»; на пяти шагах поддержания порядка; муда, мура, мури, а также на аксиоме «не получайте это, не делайте этого, не посылайте это». Опыт в гемба должен базироваться на принятии фундаментальных человеческих ценностей, например уважения к человеку, обязательности, определенности, экономичности (рациональному использованию ресурсов), на чистоте и порядке.

Обучение здесь должно быть синонимом выполнения. Вместо того чтобы слушать слишком много лекций, работники гемба должны получить возможность учиться на практике и конкретных делах, используя при этом свои физические и умственные способности. После внедрения 5S и стандартизации в Tokai Shin-ei президент Иосихито Танака сказал: «Окидывая взглядом прошлое, мы поняли, что наша работа – делать то, что мы, как предполагалось, должны и согласились делать. Другими словами, хорошая компания – это та компания, где каждый выполняет то, что от него ожидают. Мы также поняли, что наилучший опыт обучения, который можно приобрести, – тот, что вы получаете на практике, используя свой организм и обучаясь в процессе работы. Одних концепций недостаточно».