Джек Кэнфилд убедительно рассуждает о списках дел в книге «Правила»[30]. Он подчеркивает, что пункты списка следует ранжировать по значимости и в первую очередь браться за самые важные дела («Сначала делайте то, что необходимо делать сначала»). Это блестящий подход. Вы можете группировать задачи, разделяя их на личные и рабочие, группировать людей, которым должны позвонить, электронные письма, на которые должны ответить, электронные письма, которые должны написать, проекты и прочее. Все задачи должны оказаться в списке, чтобы к концу дня быть вычеркнутыми. Вы начинаете планировать новый день, глядя на перечень выполненных за прошедший день задач.

Джек Кэнфилд цитирует слова Брайана Трейси из его книги «Выйди из зоны комфорта»[31]. Метод Трейси основан на выделении пяти важнейших задач в день. Эти задачи помещаются в верхней части списка. Автор называет их «самой большой и противной лягушкой». Он предлагает в первую очередь закончить эти дела (съесть лягушку), так как после этого остаток дня проходит гораздо легче. Простая и мудрая стратегия, которую я полностью разделяю.

Людям, конечно, свойственно делать все наоборот: откладывать самую большую лягушку на потом, чтобы весь день она висела дамокловым мечом над головой. Оставляя такие дела на последний момент, вы включаете защитные механизмы, а взамен обретаете чувство беспокойства. Совсем другое дело, если съесть лягушку сразу! Вы получите заряд оптимизма и чувство уверенности в себе. Поэтому, если есть такая возможность, поместите самую большую лягушку в начале списка. Записывайте не только время, когда приступите к задаче, но и первое связанное с ней действие. Это будет вашей подсказкой, с чего начать, что сделать первой «точкой приложения сил». Если это телефонные звонки, выделите период, например с двенадцати до двух, чтобы обзвонить всех, кого нужно. Время вышло — со звонками покончено. Не стоит круглые сутки быть на связи. То же касается и электронной почты. Отведите в течение дня время на проверку своего ящика, чтение и написание писем. Не отвлекайтесь на входящие сообщения. Если разговор или письмо влекут за собой новые задачи, занесите их в список дел — так вы сможете учесть их при составлении плана на последующие дни.

Для задач масштабнее простого телефонного звонка или письма отмечайте, что и когда должно быть сделано, — это будет ваша первая «точка приложения сил» в календаре. Если вы не успеваете закончить дело сегодня, зафиксируйте его в списке и учтите при составлении плана на следующий день.

С некоторыми задачами вы справитесь сегодня, другие распределите в течение недели или месяца. Самое лучшее в этом методе то, что вы сами решаете, что и когда будете делать, и контролируете ситуацию. Некоторые люди составляют план на несколько дней вперед. Если вы из их числа, заполняйте пунктами из списка короткие перерывы между встречами, время, пока вы находитесь в дороге, и другие свободные отрезки в течение нескольких дней или недель. День становится длиннее, если его детально распланировать.

Делать два дела сразу — значит не делать ни одного.

Публилий Сир[32]

Одно дело за раз

Выполняйте одну задачу за раз. Фокусируйтесь. В наше время много говорят о многозадачности, то есть о том, чтобы одновременно заниматься несколькими делами. Я отношусь к этому скептически.

Почти невозможно думать о двух вещах сразу. Человеку свойственно находиться только в одном настроении, концентрироваться только на одном деле и выполнять только одну задачу за раз. Пример, который подтверждает мою теорию, — интерес человека к охоте и рыбалке. Охотники и рыболовы преуспевают в своем деле, когда делают здесь и сейчас что-то одно. Скалолазание — еще один хороший пример. Альпинист должен на сто процентов концентрироваться на ситуации — и для него это вопрос жизни и смерти.

Человеческий мозг развивался на протяжении многих тысяч лет. В последние 100–200 лет повседневность претерпевает колоссальные изменения, за которыми эволюция просто не поспевает. Мы не чувствуем себя счастливыми в условиях, когда все непрестанно меняется и приходится ежеминутно смещать фокус. Можно пытаться справиться с этим, приучить себя к новой действительности, но от природы нам не свойственно преуспевать в таком режиме. Пока еще нет. Вот почему тот, кто определяет, на чем ему стоит сосредоточиться, на каких рабочих задачах сконцентрироваться в течение ближайшего часа, лучше справляется с делами, чем тот, кто совмещает их с электронной почтой, звонками и другими отвлекающими факторами.

Я понимаю, что многие из вас должны находиться в доступе и уметь быстро переключаться с одной задачи на другую. И все же попробуйте взглянуть на это критическим взглядом. Быть может, только вы ждете от себя такого поведения и в действительности оно не дает никому преимуществ. Преуспевающие люди, когда они вовлечены в серьезную работу, не приветствуют вмешательство извне.

Мы можем быстро меняться, но неспособны держать в голове сразу две не связанные между собой мысли. В недалеком прошлом все было проще: вы были доступны в одном месте и недоступны в другом. Сегодня все иначе, и ваш образ мыслей играет решающую роль.

Дела, которые появляются в самый неподходящий момент

Вы заняты одним делом, и вдруг появляется другая задача, в офис заходит клиент или раздается важный звонок. Как себя вести? Первое, что вам следует сделать, — решить, что важнее для вас сделать в первую очередь. Отложить А и взяться за B или сосредоточиться на B и определить, когда вы сможете вернуться к А. Если у вас нет времени, чтобы снова заняться А, придется еще раз отметить эту задачу в календаре либо вернуть ее в список дел. В деловой среде причина стресса зачастую в том, что люди не следуют этой простой схеме.

Во время адской недели откладывание дел должно находиться под строжайшим запретом. Это не значит, что вам придется заниматься одновременно всеми возложенными на вас задачами, иначе дни превратились бы в сплошной хаос. Я говорю о том, что вы не можете оставить дело, пока не занесли его в список и не запланировали в календаре. Сделав это, вы уже не забудете о задаче и будете знать, когда она будет решена.

Как только вы овладеете временем, вы поймете, насколько соответствует истине правило, что большинство людей переоценивают то, что могут выполнить за год, — и недооценивают то, чего могут достигнуть за десять лет.

Энтони Роббинс[33]