Съезд потребовал внимательно и оперативно рассматривать замечания и предложения, заявления и письма юношей и девушек, своевременно информировать их о принятых мерах.

Как систематизируются документы первичной комсомольской организации?

Все документы, используемые в процессе деятельности комсомольской организации, должны систематизироваться и храниться в строгом порядке.

При составлении перспективного плана работы комсомольской организации, когда определяются основные направления деятельности на предстоящий период, следует условиться, какие дела (папки дел) вести. Систематизированный перечень конкретных названий дел целесообразно утвердить решением комитета комсомола, бюро. Названия согласно перечню дел переносятся на обложки дел (папки) и становятся их заголовками. В соответствии с ними и производится распределение документов по делам. Разумеется, в течение года количество дел может быть сокращено или увеличено. При этом следует избегать таких общих заголовков дел, как «Разное», «Переписка» и т. п.

Приводим примерный перечень дел первичной комсомольской организации:

1. Протоколы комсомольских собраний, конференций, заседаний комитетов комсомола, комсомольских бюро, собраний актива с приложениями материалов по обсуждавшимся вопросам.

2. Документы партийных, профсоюзных, советских и вышестоящих комсомольских органов, присланные в первичную организацию.

3. План работы комсомольской организации, комитета, бюро.

4. Характеристики, справки, информации штабов и объединений при комитете комсомола (например, штаба походов по местам революционной, боевой и трудовой славы советского народа, жюри конкурса профессионального мастерства и т. д.).

5. Письма и заявления комсомольцев и молодежи.

6. Копии исходящих документов.

7. Справки, информации, выписки из протоколов цеховых комсомольских организаций, комсомольских групп.

8. Тетради о выполнении комсомольских поручений, картотека (журнал) учета награжденных членов ВЛКСМ, бланки и ведомости.

9. Ведомости уплаты членских комсомольских взносов и заявления-квитанции о приеме комсомольских членских взносов сберегательной кассой.

10. Карточки персонального учета членов ВЛКСМ, список членов ВЛКСМ комсомольской организации.

11. Инструкции ЦК ВЛКСМ: «О проведении выборов руководящих комсомольских органов», «Об учете членов ВЛКСМ и порядке выдачи комсомольских документов», «О членских взносах членов ВЛКСМ», «Инструкция по работе с документами в первичных комсомольских организациях».

12. Акты на передачу дел, об уничтожении документов.

Документы, свидетельствующие о реликвиях и наградах комсомольской организации (удостоверения, свидетельства, грамоты и др.), также должны быть взяты на учет и составлять отдельное дело в перечне.

На кого возлагается ответственность за работу с документами?

Персональная ответственность за работу с документами и их сохранность возлагается на секретаря комитета, бюро, комсорга. Работа с документами осуществляется непосредственно секретарем или одним из членов комитета или бюро в соответствии с распределением обязанностей. В организациях, где комитет или бюро не избирается, работа с документами ведется секретарем комсомольской организации или его заместителем.

Секретарь комитета, бюро, посоветовавшись с товарищами; должен определить в каждом конкретном случае, как, кем и в какие сроки должен быть исполнен документ, следует ли его обсудить на заседании комитета, бюро или на комсомольском собрании, круг лиц, которых следует ознакомить с содержанием документа.

Работа по оформлению документов - переписать на машинке протокол комсомольского собрания, подшить Документы в дело, зарегистрировать предложения и замечания в адрес комитета комсомола, организации, отправить пакет с документами - может быть доверена кому-либо из членов комитета, бюро или любому комсомольцу в порядке общественного поручения.

При смене секретаря первичной комсомольской организации все документы по акту передаются вновь избранному секретарю с участием представителя райкома, горкома комсомола. Один из экземпляров акта передается в горком, райком, комитет комсомола с правами райкома, а другой хранится в делах первичной комсомольской организации.

Для чего и как ведется протокол комсомольского собрания, заседания комитета, бюро ВЛКСМ?

В первичной комсомольской организации ведется протокол собрания (конференции) и заседаний комитета комсомола, бюро. Протокол фиксирует ход обсуждения на собрании или заседании, документально подтверждает принятие конкретных решений, результаты голосования (при даче рекомендации членам ВЛКСМ для вступления в КПСС, приеме в ряды ВЛКСМ, выборах делегатов и др.), позволяет восстановить происшедшие события, проверить правомочность принятых решений, правильно организовать контроль за их выполнением, проанализировать замечания, предложения комсомольцев и молодежи.

Протокол комсомольского собрания (конференции) ведет один из членов президиума или специально избираемые в начале каждого собрания (конференции) комсомольцы. Ведение протокола может быть поручено любому комсомольцу, состоящему на учете в организации. Протокол заседания комитета комсомола, бюро ведет один из членов этого выборного комсомольского органа.

В протоколе комсомольского собрания (конференции) должны быть указаны его порядковый номер (счет ведется от первого собрания после отчетно-выборного), название комсомольской организации, характер собрания (открытое, закрытое), дата проведения собрания, количество членов ВЛКСМ, состоящих на учете в комсомольской организации, число присутствовавших и отсутствовавших на собрании членов ВЛКСМ, состав приглашенных товарищей. В протоколе должны быть обозначены персональный состав президиума или фамилии председателя и секретаря собрания, если президиум не избирался, повестка дня, фамилии и должности докладчиков. По каждому пункту повестки дня производится запись основных положений доклада (если он не прилагается к протоколу), выступлений участников собраний, заданных вопросов. Вопросы в протоколе располагаются в порядке обсуждения, как правило, это прежде всего вопросы о рекомендации комсомольцев для вступления кандидатом или в члены КПСС, прием в ряды ВЛКСМ, затем плановые и другие.

В протоколе заседания комитета комсомола или комсомольского бюро также следует указать порядковый номер, дату заседания, фамилию председательствующего, поименно перечислить каждого из членов данного выборного органа и приглашенных, присутствовавших на заседании, фамилии и должности докладчиков и выступивших. Счет протоколов заседаний комитета или бюро ведется от одного отчетно-выборного собрания (конференции) к другому.

В протоколе кратко и лаконично отражаются весь ход комсомольского собрания или заседания комитета, бюро, выступления по каждому вопросу, предложения и критические замечания, высказанные комсомольцами. В него включаются доклад и принятые постановления. Составленный в ходе заседания протокол следует тщательно отредактировать. В необходимых случаях с протокольной записью следует ознакомить выступивших на собрании или заседании. Это позволяет избежать ошибок или неточностей. Очень важно, чтобы протокол был составлен грамотно, отражал фактическое положение дел, правильно передавал основное содержание выступлений и предложений комсомольцев. В постановлениях комсомольского собрания, комитета комсомола, бюро обязательно должны быть указаны ответственныз за исполнение намеченных мероприятий и сроки исполнения.

Протокол комсомольского собрания подписывается председательствующим и тем лицом, которое вело протокольную запись. Протокол заседания комитета ила бюро подписывается секретарем комитета или бюро.

В каких случаях протокол направляется в вышестоящий комсомольский орган?

В вышестоящие комсомольские органы (горком, райком, комитет комсомола с правами райкома) в обязательном порядке направляется экземпляр протокола отчетно-выборного комсомольского собрания (конференции). Срок представления протокола - не позднее 7 дней после собрания (конференции).

Райком, горком комсомола на основании этих протоколов (выписок из них) может сделать заключение о правомочности отчетно-выборного собрания, конференции, избранных