Итак, на втором этапе пересмотра списка дел вы получили длинный, неорганизованный, даже несколько хаотичный перечень задач. Пора структурировать его, перейдя к этапу № 3: Sort – сортировка.

Именно сейчас вам предоставляется возможность выстроить свои задачи в порядке приоритетности, чтобы в любое время быстро и эффективно выполнить какую-то из них исходя из наличия времени, ресурсов и сил. По окончании этапа сортировки вы сможете одним взглядом охватить весь перечень дел и мгновенно решить, что именно предпринять далее. Такая оперативность сегодня жизненно необходима, ведь мы трудимся в ритме 24/7, в условиях информационной перегруженности и постоянно находясь на связи с окружающим миром.

Прежде чем приступить к сортировке, просмотрите составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов классификации задач:

• по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (например, телефон, электронная почта, компьютерное приложение типа Excel);

• по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);

• по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);

• по проектам;

• по крайнему сроку;

• по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);

• по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).

Возможно, вы используете два или даже больше параметра для сортировки. Все зависит от того, как вы работаете, с каким типом задач обычно сталкиваетесь и какой метод классификации предпочитаете. Я советую хотя бы в одном разделе сгруппировать дела по объему требуемого времени, например те, которые можно выполнить за 15 минут и меньше. Очень удобно носить такой список с собой и реализовывать его в случайно подвернувшиеся моменты – скажем, сидя перед кабинетом дантиста или в очереди на регистрацию транспортного средства. Список окажется полезным и тогда, когда вы почувствуете, что забуксовали. В подобной ситуации вы сможете быстро выполнить какую-нибудь подходящую задачу, что вселит в вас уверенность и поможет с новыми силами взяться за более сложный проект.

Не исключено, что с течением времени категории, по которым вы группируете задачи, будут меняться – как будут меняться и развиваться ваши потребности, интересы и методы работы. В настоящий момент мой список дел рассортирован по следующим категориям: «Звонки», «Компьютер», «Электронная почта», «Самолет», «Программы», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом».

Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».

В первый перечень попадают дела, по которым я жду чего-то или кого-то. Его наличие дает мне возможность держать в поле зрения «разомкнутые цепи», не пытаясь все запомнить. Как вы уже знаете, в этом деле мозг – плохой помощник.

Во второй я заношу все, что хотела бы сделать в один прекрасный день. В моем нынешнем списке дел под этой рубрикой («Когда-нибудь») перечислены поездки, которые я хочу совершить, книги, которые хочу прочитать, и вещицы, которые не прочь купить, например, очень дорогой фен, на который положила глаз (с такими волосами, как у меня, фен – вещь незаменимая). Список «Когда-нибудь» – это мое развлечение и вдохновение. Составляя его, я освобождаю мозг и даю волю мечтам.

Советую вам всегда держать перечень с R.E.A.D.Y.-целями и проектами в том же месте, где и список конкретных дел. Наличие обоих позволит вам отчетливее видеть общую картину того, что должно быть сделано, а также конкретные шаги, которые необходимо для этого предпринять.

И наконец, последний этап № 4: Keep – «хранить», что представляет собой сокращенный вариант принципа «Хранить только один перечень». Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя – ящик или компьютерную программу – будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Цель вот в чем: все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.

Когда я впервые встретилась с Беном (моим клиентом) в его офисе, меня впечатлило уже одно только количество его списков дел. На книжном шкафу высилась целая стопка блокнотов, такая же стопка расположилась прямо на полу, поверхность рабочего стола утопала в море клейких листочков, а монитор компьютера был обклеен ими со всех сторон.

– Ассортимент задач у вас еще тот, – осмелилась заметить я.

– Это далеко не все, – признался Бен и посмотрел на меня несколько растерянно. – У меня еще четыре блокнота с задачами на переднем сиденье автомобиля и два в портфеле. А, вот на бумажник мой посмотрите!

Он достал из заднего кармана бумажник: из него во все стороны торчали края бессчетного количества желтых листочков. Куда ни глянь, у Бена все было битком набито перечнями задач!

Начнем с того, что наличие множества списков дел просто-напросто лишает смысла само их ведение. Как только Бен открывал блокнот или читал листочек с какой-нибудь записью, он понимал, что ему не хватает информации. Когда у него появлялось время для выполнения какой-то реальной работы, он тратил драгоценные минуты на поиски записей о том, что именно нужно сделать в первую очередь. Бен отчаянно нуждался в одном генеральном TASK-перечне.

Итак, какую форму он должен иметь? Все зависит от вас и вашего стиля продуктивности. Адаптация TASK-перечня к стилю продуктивности – процесс сугубо индивидуальный. Наверное, поэтому пионеры менеджмента продуктивности, такие как Дэвид Аллен, данного вопроса никогда не касались. Однако мои клиенты и я считаем его исключительно важным для повышения эффективности.

Аарон Леви, СЕО компании Box, использует один лист бумаги и утверждает, что такая предельная простота – именно то, что показано при легкой форме синдрома дефицита внимания[23]. «Я – маленький преобразователь аналоговых данных в цифровые, но у меня есть один листочек бумаги под названием “50 дел”. Он содержит перечень всех важных инициатив, задач и проектов компании. Раз в один-два дня я просматриваю его, чтобы убедиться: по каждому из проектов дела у нас идут нормально. Всего один лист бумаги… 99 процентов моей жизни проходит в цифровом формате, но для того чтобы оставаться в фокусе, я выбрал именно этот низкотехнологичный инструмент»{33}.