Используя действительный залог, автор рассказывает читателю, кто конкретно что-то делает или говорит. Когда же он использует страдательный залог, иногда неясно, кто что говорит или делает. Вот пример, иллюстрирующий контраст.

В деловой письменной речи четкость и лаконичность – главное; игра слов недопустима. Авторы часто используют разные слова со схожими значениями ради разнообразия. Но в деловой переписке важна четкость. Сравните два предложения:

Означают ли «требования» во втором предложении то же, что «приоритеты» в первом? Скорее всего, да, но разные слова создают путаницу, хотя и вносят разнообразие.

Краткость достигается за счет местоимений. Но иногда неясно, к чему конкретно они относятся. Вот пара примеров:

К кому относится местоимение «он»: к Бреди или его отцу?

Кто входит в понятие «они»: Бреди и его отец или вся команда?

Орфографические ошибки в письменной речи недопустимы. Читатель может понять основную мысль неграмотного текста, но при этом решить, что вы ленивый или небрежный человек. Потенциальному работодателю точно не захочется нанять такого сотрудника. В рамках опроса 2006 года «Не забудьте проверить ошибки» 47 % нанимателей сказали, что сразу выбросили бы в ведро резюме потенциального кандидата, если бы нашли в нем хотя бы одну орфографическую ошибку. Если бы в резюме было две ошибки, его выбросили бы 84 % работодателей{83}.

Типичная ошибка – доверие к программам проверки орфографии. Они найдут бо́льшую часть ошибок, но не смогут различить омофоны («кот» и «код») и пропустят описку, если в итоге получилось известное слово (например, «дом книги» вместо «том книги»). Единственное решение – тщательно проверить написанный текст, чтобы исключить орфографические ошибки.

Язык – очень запутанная система, поэтому сложно создать компьютерную программу, проверяющую правильность грамматических конструкций. Большинство таких программ ненадежны: они могут найти ошибку в правильно построенном предложении и наоборот. Ниже я привел в качестве примера два предложения – в обоих есть серьезные грамматические ошибки. Тем не менее они прошли проверку программой Microsoft Word.

Теперь вы понимаете основы организации идей, структурирования текста и эффективного использования языковых средств. Далее я отвечу на некоторые популярные вопросы о письменной речи.

В: Мне сложно написать хороший текст, потому что я всегда очень занят. Как мне научиться забывать о делах и сосредоточиваться только на написании текста?

Написание текста требует сосредоточенности. Вы должны найти спокойное место и постараться забыть обо всем, что может вас отвлечь, например о компьютерных играх и сотовом телефоне. Я люблю писать рано утром – до того, как начинается суматоха. Мой друг пишет только по вечерам, когда на работе никого нет и вокруг тихо. Мы оба любим писать во время долгих перелетов или поездок, когда есть несколько часов свободного времени и никто нас не отвлекает. Выберите для написания текстов время, которое удобно именно вам.

В: Мне кажется, что я трачу на написание текстов очень много времени. Я составляю предложение, а потом несколько раз его переписываю, потому что часто недоволен тем, как оно звучит. Как мне улучшить мои навыки?

Проблема не в том, что вы пишете плохо. Просто вы перфекционист. Честно говоря, ваш способ написания текстов не самый эффективный. Вы не можете одновременно планировать и писать или писать и редактировать. Вы не сможете сразу написать качественный текст. Письменная речь – поэтапный процесс.

Возможно, вам кажется, что если черновик не идеален, то и конечный результат будет неудовлетворительным. Это неправда. Набросайте черновой вариант, отвлекитесь, а на следующий день перечитайте черновик. Потратьте немного времени на размышления и редактирование, и ваш черновик превратится в качественный текст.

Если вам говорить проще, чем писать, попробуйте записать черновой вариант текста на диктофон. Позже вы сможете прослушать запись и, сверяясь с ней, написать окончательный вариант. (Если вы пишете статью на английском языке, можете воспользоваться специальной программой Dragon, которая переводит устную речь в письменный текст.)

В: Каков оптимальный объем статьи?

Ответ прост. Объем статьи должен позволять раскрыть тему. Не больше. Ценность текста не зависит от его длины; лаконичность бесценна.

В: Я не люблю растягивать процесс и стараюсь написать всю статью целиком. Но через несколько часов я оказываюсь в тупике. Может, мне стоит разбить процесс написания на несколько этапов?

Вы правы. Пишите по несколько часов в день с регулярными перерывами. Профессор Боб Бойс из Государственного университета Нью-Йорка (State University of New York – SUNY) пришел к этому выводу, когда изучал процесс написания его коллегами длинных научных статей{84}. Некоторые из них были «марафонцами»: они работали редко, но подолгу. Он выяснил, что именно им было свойственно «застревать» на полпути. У тех же, кто писал чаще, но понемногу, всегда были новые идеи, и они могли эффективно анализировать свою работу. В итоге они писали тексты того же объема, что и «марафонцы», но тратили на это втрое меньше времени.

Во время пауз иногда появляются новые идеи. В конце дня я часто замечаю, что не могу сформулировать мысль. А когда просыпаюсь на следующее утро, у меня уже есть готовое решение вчерашних проблем. Творческий процесс не линеен: в нем бывают взлеты и спады.