При разработке плана проекта необходимо назначить персонал на все работы проекта с указанием степени занятости персонала на каждой работе.

При назначении персонала необходимо учесть следующее:

• предшествующий опыт аналогичной работы;

• личные интересы;

• личные качества (способность работать в команде);

• доступность в требуемое время.

Доступность персонала – важная проблема во многих проектах. Доводилось видеть, как в хорошо, казалось бы, спланированном проекте менеджер забывал обеспечить доступность сотрудника в нужное время. В итоге, когда возникала необходимость привлечения сотрудника к работам проекта, он оказывался занят в других работах или у него начинался отпуск и т. п. В этих случаях помогают различные способы визуального отображения графика занятости сотрудника.

При планировании персонала проекта нередко превалируют заблуждения, связанные с отличием условий реализации проектов в России от условий их реализации на Западе. Так, в литературе часто преувеличивается роль командообразования, предлагается строить команду проекта на основе матрицы распределения ролей, по Беллбину, и т. п. В реальном управлении руководитель проекта зачастую управляет командой, расположенной в различных географических точках, организациях. У него просто нет времени заниматься развитием команды, а персонал набирается по принципу наличия годного для конкретной работы сотрудника.

Тем не менее в отдельных случаях, связанных с управлением инновационными проектами, направленными на создание совершенно нового продукта, могут потребоваться специфические приемы управления персоналом проекта.

Руководители проектов формируют составы команд. Поскольку сотрудники, вовлеченные в проект, являются, как правило, сотрудниками функциональных подразделений и занимают соответствующие должности организационно-штатной структуры, возникает проблема двойного подчинения сотрудников: руководителю подразделения и руководителю проекта. Данная ситуация порождает неизбежные конфликты, которые наилучшим образом разрешаются путем закрепления задач, входящих в состав проекта, за руководителями функциональных подразделений или путем определения условий выделения специалистов на повременной основе. Состав команды определяется характером проекта и выполняемыми работами.

Пример команды проекта может быть следующий:

• руководитель проекта;

• инженер;

• административный руководитель;

• контролер проекта;

• бухгалтер проекта;

• руководитель службы материально-технического обеспечения;

• руководитель работ по проектированию;

• руководитель строительства;

• координатор работ по эксплуатации (промышленному производству);

• административный помощник;

• администратор проекта.

При формировании команды проекта особое внимание следует уделить четкой формулировке обязанностей каждого участника проекта, особенно руководителя проекта. В литературе встречается перечисление того, что должен делать руководитель проекта для обеспечения его успешной реализации. Вот далеко не полный перечень этих обязанностей:

• определение целей, задач и результатов проекта;

• разработка плана по подготовке и внедрению нового проекта, определение контрольных точек;

• определение состава работ, необходимых для проработки и внедрения проекта;

• оценка продолжительности работ;

• определение количества времени, необходимого для осуществления проекта;

• определение количества ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта, и оценка их стоимости;

• оценка стоимости и определение бюджета проекта;

• выбор команды проекта;

• определение профессиональных навыков, необходимых участникам команды проекта;

• определение ответственных лиц, которые будут участвовать в процессах проработки и внедрения проекта;

• организация взаимодействия между участниками команды проекта;

• определение премии команды проекта или подготовка предложений о премировании;

• организация собраний команды проекта;

• участие в разработке детального плана проекта;

• контроль подготовки необходимой документации для внедрения нового проекта;

• обеспечение своевременного сбора, накопления, распространения, хранения и последующего использования информации проекта;

• координация представления нужной информации в обусловленные сроки всем участникам проекта;

• контроль мероприятий по проработке и внедрению процессов проектного управления;

• контроль соблюдения сроков проекта;

• контроль бюджета проекта;

• мониторинг отклонений от плана, корректировка плана и согласование изменений со всеми участниками проекта;

• анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом;

• принятие решений по использованию выделенных финансовых, человеческих и материальных ресурсов.

Естественно, в конкретном проекте на руководителя проекта возлагается лишь часть этих обязанностей.