5. Начертите планировку заново и повесьте ее в общедоступном месте. Поначалу работники офиса опять же могут не согласиться с нововведениями. Разъясняйте, что все это делается для повышения эффективности.

6. Если вы столкнулись с сильным сопротивлением, подумайте над тем, чтобы реорганизовать офисное пространство в несколько этапов.

Для изменения офисного пространства необходимо, чтобы у всех сотрудников были общие цели и система показателей, по которым оценивается работа. Они необязательно должны быть прописаны в уставе команды: это зависит от целей проекта и уже достигнутых результатов. Руководитель отдела вместе с рабочей группой, созданной для перепланировки офиса, должны разработать подходящую систему показателей для оценки продуктивности офиса. Необходимо, чтобы эти показатели были общими для всей команды и помогали решать стоящие перед организацией задачи. После того как система показателей будет создана, следует немедленно предпринять ряд шагов, чтобы в скором времени ощутить перемены к лучшему:

1. Контроль за новой планировкой следует поручить лидеру команды, или наставнику. Этого человека должен назначить руководитель отдела. Лидер команды – это сотрудник, который позитивно относится к переменам, отлично разбирается в процессах и обладает хорошими коммуникативными навыками.

2. Новую планировку офиса можно обсуждать на коротких утренних совещаниях. Следует поощрять сотрудников к участию в переменах.

3. Лидер команды или менеджер должны поощрять и стимулировать любые положительные тенденции в офисе, связанные с новой планировкой.

4. Через 1–2 недели соберите рабочую группу вместе и обсудите новые способы усовершенствовать планировку офисного помещения.

Преимущества перепланировки офиса:

• помогает оптимизировать расположение оборудования, рабочих мест, материалов и т. д., тем самым способствуя совершенствованию рабочего потока;

• делает путь работы внутри отдела и потока создания ценности наиболее коротким;

• позволяет добиться гибкости благодаря равномерному распределению работы между сотрудниками и легкости обучения персонала смежным специальностям;

• помогает добиться выполнения работы небольшими партиями;

• способствует командному духу и общности целей;

• сокращает площадь офиса;

• повышает производительность офиса;

• сокращает потери.

Чтобы разработать и создать новую планировку, необходимо выполнить следующее:

1. Изучите текущую планировку и процессы, чтобы определить потери, связанные с бесполезным передвижением сотрудников и выполнением избыточных операций, а также с недостаточно широкой квалификацией персонала.

2. Используйте метод мозгового штурма и перепланируйте помещение, чтобы сократить или устранить потери, перечисленные в первом пункте. Возможно, вам потребуется модифицировать или стандартизировать процессы и обучить персонал.

3. Определите, нужен ли вам супермаркет НЗП или ряд ФИФО.

4. Составьте план практической реализации изменений.

5. Получите одобрение менеджмента.

6. Измените планировку офиса и/или введите новые процессы.

7. Равномерно распределяйте рабочую нагрузку между сотрудниками.

8. По мере совершенствования офисной планировки внедряйте новые технологии и программное обеспечение.

После того как все сотрудники, участвующие в построении бережливого офиса, овладеют и начнут использовать инструменты, помогающие создать непрерывный поток (супермаркеты НЗП, очереди ФИФО и/или новую планировку офиса), следует приступить к изучению потребительского спроса.

Рассматриваемые ниже методы сбора данных используются для фиксации времени, затрачиваемого на выполнение разнообразных операций. На основе полученных количественных данных вы сможете распределять и перераспределять различные ресурсы, необходимые для создания бережливого офиса.

Эффективные методы сбора данных:

• создают хорошую базу для дальнейшего использования инструментов и принципов бережливого производства;

• дают наглядное представление о развитии персонала в целом и отдельных работников;

• документируют процессы, которые выполняются в настоящий момент, а также «другие» обязанности, на которые уходит время сотрудников.

В использовании формы для сбора данных можно выделить восемь этапов:

1. С помощью мозгового штурма составьте список выполняемых в отделе процессов или операций, которые подходят под определение потока создания ценности.

2. Создайте форму для сбора данных, в которой были бы перечислены все процессы – от первого до последнего. Не забудьте оставить место для новых процессов, которые вы можете обнаружить в ходе анализа.

3. Обеспечьте каждого сотрудника, участвующего в процессе, копией формы. Используйте ее на протяжении определенного времени, минимум в течение 1 месяца. Если возможно влияние сезонности, следует удлинить период времени.

4. Составьте отчет о распределении потребительского спроса между процессами. Для этого вы должны проанализировать данные за предыдущие периоды, минимум за 3 месяца. Когда вы соберете информацию о спросе на продукцию того или иного процесса, составьте отчет. На основе полученных данных подсчитайте время такта.

5. Определите процессы, которые обслуживают несколько потоков создания ценности.

6. Подсчитайте время такта.

7. Разработайте меры контроля за временем такта.

8. Создайте напоминание для выделения важной работы. Это небольшой плакат, который ставится около входа в процесс. Напоминание:

• наглядно демонстрирует значимость времени такта;

• делает работу видимой;

• повышает производительность.

В конце концов «время такта» станет распространенным понятием в вашем офисе, построенном на принципах бережливого производства. Сделайте время такта видимым для всех.