Электронная почта

Хотя при необходимости скоординировать работу группы наше первое желание – собрать всех в одной комнате, на самом деле, гораздо проще использовать для той же цели электронную почту.

Этот способ связи часто недооценивают. Метод мозгового штурма посредством электронной почты эффективен, потому что дает возможность собрать множество идей от большого количества людей. Потом эти идеи объединяются в нечто большее, чем просто сумма частей. А главное, на это уйдет пять минут, а не целый час, проведенный в душной комнате. Такой вариант всем понравится. Если в конце обмена электронными письмами вы так и не получите решения, на какое рассчитывали, всегда можно разослать всем еще одно письмо с перечислением лучших идей и предложением их обдумать. А если и тогда решение не будет найдено, то можно будет собрать нескольких человек (тех, чьи идеи были наиболее интересными) для короткого совещания.

Телеконференция

Хотя это практически равносильно совещанию, проводимому в одном помещении, хорошо организованная телеконференция почти всегда занимает вдвое меньше времени, чем хорошо организованное совещание. Люди больше сосредоточены на основной теме, тщательнее взвешивают свои замечания и идеи, поскольку во время телеконференции труднее вскочить и высказать свое мнение. Такие сервисы, как Skype, постепенно вытесняют обычные совещания из корпоративной культуры. Думаю, это к лучшему.

Коллективные технологии

Такие технологии, как Google+ или сайты wiki, позволяющие дистанционно работать с документами нескольким людям одновременно, приобретают все большую популярность. Преимущество понять несложно: если вы работаете над документом или идеей, то можете привлечь к работе тех, кого пригласили бы на совещание – например, руководителя финансового отдела. В подобной ситуации человек может пропустить все обсуждения, не относящиеся к его сфере компетентности, и сосредоточиться только на финансовом аспекте проекта.

«Захват стола»

Овладейте искусством «захвата стола»! И тогда вам не придется встречаться с людьми, чтобы попросить у них разрешения или узнать их мнение. «Захват стола» происходит двумя способами – запланированным и незапланированным. Запланированный более вежлив – отправьте короткое электронное письмо: «Привет, я работаю над проектом, и мне нужен твой совет. Ты будешь в офисе сегодня или завтра? Я заскочу, и мы поболтаем». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.

Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень дискомфортном положении. Кроме того, отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.

Почтовая рассылка

Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды двигались в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого сотрудника постоянно включен и работает на полную мощность. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать.

Коридорный консенсус и управление во время прогулки

Много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером. Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.

Ежедневные «пятиминутки»

Это своеобразная уловка, хотя по сути своей – настоящее совещание! Существует множество литературы, в которой обсуждается идея коротких ежедневных летучек. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов». В ней рассказывается, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:

1. Что хорошего?

2. Над чем сегодня работаем?

3. Насколько мы продвинулись на пути к ведущему положению в своем бизнесе?

4. Какие проблемы?

5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?

Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, обсуждаются после встречи. Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в летучке и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни она действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.

Как уклониться от чужих совещаний

Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих времени совещаний. А что делать, если организатор – не вы? Когда кто-то приглашает вас на собрание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что оно совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.