Владимир Севрук. Генеральный директор компании «Информатика и Сервис», официальный партнер «1С-Битрикс» по продаже и внедрению «Битрикс24».

Постановка задачи, или Как правильно формулировать название рабочих задач

В наши дни существует огромное количество систем автоматизации бизнеса. Они направлены на улучшение работы сотрудников компаний и организаций в тех или иных областях – от бухгалтерского учета до изготовления деталей на сложных компьютерных станках.

В работе офисных сотрудников, выполняющих ежедневные рутинные бизнес-процессы по «перекладыванию бумаг»:), наиболее распространенным инструментом автоматизации являются системы управления задачами – так называемые таск-трекеры.

Когда я решил внедрить в своей компании систему управления задачами на основе «Битрикс24», то очень быстро выявил первую и наиболее распространенную проблему. Она актуальна сегодня для большинства компаний, руководителей, сотрудников, да и просто людей, любящих планировать свои ежедневные дела при использовании подобных инструментов автоматизации.

Опишу ее на живом примере.

Менеджер отдела продаж Иван приходит утром на свое рабочее место, открывает «окошко» рабочей программы («Битрикс24» или любой другой) и видит список задач, которые сегодня необходимо сделать. Часть из них ему поставил руководитель – Ольга Сергеевна, часть он запланировал себе сам. Большинство задач рабочие, но могут быть и личные. Например:

• отчет по продажам;

• КП предварительное по ТЗ;

• канцелярия Иван Сергеевич;

• подоконник Иванова;

• забрать счетчик воды из магазина;

• собрание Презентация Новых Окон.

Что может понять из этого списка сотрудник? Наверное, это зависит от его опыта и знаний. Что сможет понять из этого списка опытный сотрудник? Наверное, ему нужно сделать отчет по продажам – но за какой срок? Наверное, ему нужно подготовить коммерческое предложение по техзаданию – но для какого клиента?

А если Иван работает в компании первую неделю? И уже получил от своего руководителя Ольги Сергеевны задачу «Канцелярия Иван Сергеевич» – что он должен начать делать? Вспоминать вчерашние разговоры с Ольгой Сергеевной? Рыться в своих черновиках на рабочем столе? Звонить Ивану Сергеевичу? Или сначала узнать, кто это вообще такой? А что делать с подоконником Ивановой? Его надо покрасить или установить, или, наоборот, снять?

Я написал выше несколько предложений, и все они со знаками вопроса в конце. И это неслучайно. Потому что в реальной жизни любой из нас, открыв утром список дел, который сформулирован подобным образом, не сможет быстро и точно понять, что ему нужно сделать сегодня в течение дня. А это значит, что день начнется с выяснения и уточнения подробностей у коллег и руководителей. Получается, что часть рабочего времени Ивана будет потрачена неэффективно, а попросту – впустую.

В такую ситуацию ежедневно попадают миллионы сотрудников и руководителей по всему миру. Самая первая и распространенная ошибка при работе с задачами – их неправильная формулировка при постановке. Большинство из нас некорректно записывают название задачи в список дел на завтра, на следующую неделю или на год вперед. Когда наступает день и час, и человек открывает список дел на этот день – не каждый вспомнит, в каком магазине нужно забрать тот самый счетчик воды.

Рабочая задача – то, что мы должны сделать, чтобы достичь какого-либо результата.

И, как правило, львиная доля руководителей, формулируя своим сотрудникам задачи в системе управления, пишет в названии тот самый результат, которого должен достичь их подчиненный.

Когда Ольга Сергеевна ставит менеджеру Ивану задачу «Отчет по продажам», она считает, что Иван сразу же сообразит, что должен подготовить его именно за последнюю неделю. А Иван вчера поссорился с невестой Леночкой и ни о чем другом с утра думать не может. Поэтому, когда он пришел на работу и открыл свой таск-менеджер, первая его реакция от увиденного – непонимание. Оно переходит в панику, затем в раздражение, потом в неприятие.

И если в компании нет четких правил принятия и выполнения рабочих задач (т. е. сотрудники не знают, что им делать, когда не понимают формулировки), то просто не приступают к тем, которые им непонятны. Так устроен человек – он всегда старается избежать стресса, связанного с напряженными раздумьями, переживаниями и усиленной мозговой деятельностью. Это нормально.

В итоге – рабочие задачи зависают, копятся, засаливаются, как огурцы в бочке, и в конце концов протухают. Руководитель Ольга Сергеевна не получает от Ивана отчет, который ждала, – ну а дальше мы можем включить фантазию и придумать любой сценарий развития ситуации.:)

Почему так происходит? Потому что руководители неправильно формулируют задачи.

Название задачи должно содержать в себе краткое описание действия, которое необходимо выполнить сотруднику, чтобы достичь ожидаемого результата. Если нужна дополнительная информация, ее надо включить. Наш грамотно сформулированный список-пример рабочих задач должен выглядеть так:

• подготовить отчет по продажам отдела за прошедший месяц;

• подготовить и отправить предварительное КП по ТЗ для Клиента1;

• заказать канцелярские принадлежности для гендиректора (Иван Сергеевич);

• выдать подоконник клиентке Ивановой (лежит в кладовке);

• забрать счетчик воды из магазина («Максидом» на Электросиле);

• прийти на собрание отдела продаж (презентация продукции «Новых Окон»).

Как мы видим, появилось четкое и ясное указание – что сделать, для кого и даже дополнительная информация. Такие названия задач можно задать в любом современном таск-трекере, а особенно в «Битрикс24».

Опытный сотрудник поймет все, даже не открывая подробное описание задачи, неопытный же Иван найдет в таком описании дополнительные подсказки. Но ни тому, ни другому не нужно будет тратить лишнее время на уточнения, выяснения и вспоминание подробностей.

Сформулированную таким образом задачу любой из нас решит легко и с радостью от достигнутого результата.

Сейчас, когда моя компания занимается продажей и внедрением «Битрикс24», в том числе и для автоматизации управления рабочими задачами, я как руководитель уделяю особое внимание процессу обучения руководителей компаний наших клиентов – и, в первую очередь, правильной формулировке задачи при постановке ее своим сотрудникам.

Как только руководитель любой компании, отдела или подразделения научится правильно формулировать рабочие задачи, он сразу же откроет в своих сотрудниках новые горизонты компетентности, эффективности и повышения производительности труда.