По ходу беседы старайтесь записывать все важные моменты (в том числе любые достигнутые договоренности) или предложите вести эти записи самому подчиненному, чтобы он убедился, что вы отводите ему важную роль в процессе обсуждения. Впоследствии вы можете использовать эти записи в качестве основы для письменного отчета о встрече, но ни в коем случае не отсылайте его своему начальнику или менеджеру по персоналу до тех пор, пока сам сотрудник не просмотрит документ и не согласится с тем, что вы о нем написали. Разговор у вас может пройти замечательно, но если за ним последуют какие-то «тайные» заявления, вы рискуете вызвать подозрения и потерять доверие подчиненных.

Ежемесячные индивидуальные встречи

Раз в месяц индивидуально встречаться с каждым подчиненным – задача непростая. Здесь ощущение перегрузки дает о себе знать сильнее всего, и очень легко списать свое невнимание к сотрудникам на то, что эти встречи «не так уж важны». Большинство менеджеров спокойно относятся к проведению ежегодной аттестации, и даже если не могут выкроить для этого время, знают, что это – их обязанность. Что же касается обычных индивидуальных встреч с сотрудниками, периодичность их проведения обычно оставляется на усмотрение менеджеров, но именно в отношении к этому вопросу проявляется принципиальное отличие между просто хорошими руководителями и вдохновляющими менеджерами. За то время, что я консультирую руководителей и работаю с одаренными сотрудниками, я многократно убеждалась, что даже самая притягательная идея легко тонет в море повседневной рутины. Как бы блестяще ни прошла аттестационная беседа, и как бы сильно сотрудник не хотел добиться поставленной цели, но когда он возвращается к своему рабочему столу и на него обрушивается поток электронных сообщений, весь его энтузиазм пропадает. И только регулярные встречи с менеджером могут помочь сотруднику не сбиться с курса, потому что тогда он будет знать, что растворяться в текучке нельзя, так как должен периодически отчитываться перед вами о том, как продвигаются дела.

Содержание ежемесячной встречи

Цель проведения ежемесячных встреч состоит в том, чтобы регулярно контролировать ход текущей работы и оценивать темпы выполнения годового плана, а также получать от сотрудника информацию о его достижениях и возможных трудностях в плане профессионального развития. Чтобы встреча прошла результативно, необходимо обязательно затронуть в ходе разговора следующие аспекты.

♦ Выясните, как в целом обстоят дела с работой. А если вам известно что-то о частной жизни сотрудника, проявите интерес и к этой сфере. Спросите, например, доволен ли он своей новой машиной или как прошла игра по футболу в школе у его сына, – тем самым вы покажете человеку, что он вам небезразличен, а этим не стоит пренебрегать.

♦ Вернитесь к целям и плановым показателям, которые были утверждены во время аттестационной беседы. Старайтесь обсуждать все предельно конкретно и не упускать деталей. Поздравьте сотрудника с успехами и обсудите имеющиеся трудности; спросите сотрудника, чем вы можете ему помочь в преодолении этих трудностей. Договоритесь о каких-либо совместных действиях и позаботьтесь о том, чтобы выполнить все свои обещания.

♦ Вернитесь к плану профессионального развития, который был согласован во время аттестации, и обсудите ход его выполнения. Если планировалось проведение тренинга, убедитесь, что обучение идет по графику, и окажите необходимую помощь, если возникли задержки. Внесите в план новые идеи и возможности, которые появились за это время, и дайте свою оценку изменениям, которые уже заметны.

♦ Поговорите о своих взаимоотношениях с сотрудником; выясните, получает ли он от вас необходимую поддержку Спросите, можете ли вы быть чем-то еще ему полезны. Будьте готовы выслушать его мнение, даже если оно будет критическим. Вы требуете от подчиненных, чтобы они умели воспринимать критику в свой адрес, так что постарайтесь сами подать им пример такого поведения.

Стиль проведения ежемесячной встречи

Стиль проведения ежемесячной встречи с сотрудником не менее важен, чем стиль аттестационной беседы, правда, в данном случае формат может быть менее официальным. Пол Данмор из компании Thomson Directories порой проводит эти разговоры за чашечкой кофе или в машине, по дороге на какие-нибудь переговоры. Если вы руководите своей командой удаленно, то, возможно, будете проводить эти ежемесячные беседы по телефону, хотя я советовала бы вам всегда, когда есть возможность, встречаться лично. Здесь самое важное – понимать, что это ценное время общения, и не позволять, чтобы вас прерывали, кроме как в случае крайней необходимости. И тогда ваши сотрудники будут ждать этих встреч с нетерпением, а не со страхом!

Внеплановые встречи

Здесь речь идет о том, что, если кому-то из ваших сотрудников вдруг понадобится с вами поговорить, у него всегда должна быть такая возможность. Если вы считаете, что подчиненные «могут и подождать» до официальной встречи, ждите беды. Было бы, конечно, замечательно, если бы вы могли контролировать клиентов, поставщиков и рынок в целом или хотя бы могли убедить их ничего не предпринимать до момента ваших запланированных встреч, но вам вряд ли выпадет такое счастье. А это означает, что вы должны быть доступны всегда, когда бы в этом ни возникла потребность.

Содержание внеплановых встреч

Подчиненные должны быть уверены, что могут обратиться к вам в любой момент, когда потребуется. Например, возникла проблема с крупным клиентом, и требуется ваше немедленное вмешательство, если вы не хотите испортить отношения со столь важным партнером, или у сотрудников родилась потрясающая идея, позволяющая усовершенствовать рабочий процесс и добиться значительной экономии времени. Так или иначе, если вы заставите подчиненных ждать, ваша организация будет в убытке. А может возникнуть и обратная ситуация: вам нужно донести до подчиненных новую информацию, которую вы только что получили от своего начальника, или сообщить им что-то важное о качестве и результатах их работы. И снова было бы большой ошибкой откладывать этот разговор на потом.

Стиль проведения внеплановых встреч

Такие встречи по определению невозможно предусмотреть в графике. Поэтому не исключено, что вы сможете выделить на такой спонтанный разговор не более пяти минут, или у вашего подчиненного будет так много срочной работы, что, едва выслушав ваш краткий ответ, он сразу же побежит по делам.

Что касается стиля проведения таких встреч, то здесь существует лишь одно правило: вы должны отнестись к разговору предельно внимательно, даже если вас подгоняют и не дают сосредоточиться, даже если вы сами спешите или просто не в настроении. Дайте собеседнику понять, каким временем вы располагаете, а после того как узнаете, о чем идет речь, оцените относительную важность данного вопроса по сравнению с собственной работой.