Попутно мы осознали интересную закономерность: сильный эмоциональный настрой аудитории снижал значимость мощного визуального подтекста по сравнению с обычной презентацией. Тема выступления сама по себе гарантировала эмоциональную вовлеченность аудитории.

Визуальные материалы для бумажного документа также были сделаны не очень броскими. Назначение документа состояло в том, чтобы предложить достаточное количество подробностей и контента, подкрепляющего основную историю, так что мы постарались сделать навигацию как можно более простой.

Этап 5

Выступление

Презентация должна была проводиться по всей компании последовательно, сверху вниз – от председателя к его непосредственным подчиненным и руководителям подразделений. Деликатность ее темы, а также большое количество докладчиков потребовали проведения тренингов в трех офисах компании.

Донести эмоциональное сообщение с использованием презентационного микса – это, безусловно, искусство. Поэтому мы потратили некоторое время на то, чтобы добиться готовности и уверенности всех сторон, и только после этого объявили о мероприятии.

Результат

Несмотря на сложность темы, все участники сошлись на том, что проект завершился успешно. Благодаря ясности ключевого сообщения все, кого затрагивали предстоявшие изменения, понимали, как это скажется на них и какие шаги следует предпринять. Это позволило избежать расползания ложной информации внутри компании и за ее пределами (знаете игру «Испорченный телефон»?).

Компания осталась одним из основных игроков в своей отрасли и сумела сохранить силу и работоспособность, несмотря на сложности в экономике.

Наши планы порой с треском рушатся в самых разных областях нашей жизни, и презентации здесь не исключение. Внезапно на пути возникают преграды – и все идет наперекосяк.

Например, ваш коллега заболел накануне большой презентации и надеется, что вы примете удар на себя. Или ваш начальник вежливо просит вас поделиться своими мыслями по какому-то вопросу на ближайшем собрании правления… которое состоится через два дня. Черт возьми, может даже случиться так, что вы, прочитав эту книгу за несколько дней до важного выступления, осознали, что подготовленный материал никуда не годится. (Если с вами случилось именно это, приношу свои извинения. Но это для вашего же блага!)

По какой бы причине вам ни пришлось бегать по офису с ошалелым взглядом, бормоча себе под нос: «Тепловая карта аудитории… визуальный подтекст…» – перестаньте паниковать. Вот несколько приемов на тот случай, если жизнь подставила вам подножку в подготовке презентации.

Примечание. Каждый из этих приемов предполагает, что вы проводите презентацию с помощью визуального материала, используя PowerPoint, Prezi или что-то подобное. Как обычно, выбор подхода к демонстрации наглядного материал (ноутбук, планшет, бумажный документ) определяется вашей аудиторией.

Посмотрим правде в глаза: за 4 часа мало что можно сделать, чтобы исправить плохо подготовленную презентацию. На самом деле самое худшее может произойти как раз в том случае, если вы сейчас попытаетесь поменять слишком многое. Примите как данность: у вас по большому счету нет другого выбора, кроме как извлечь максимум из того, что у вас уже есть.

А затем…

Порепетируйте выступление перед зеркалом как можно дольше. Времени мало, но так вы по крайней мере будете уверены в том, что хорошо знаете все элементы своей презентации.

Возможно, вы чувствуете себя не в своей тарелке, но 24 часов на самом деле достаточно, чтобы как следует причесать презентацию и сделать ее намного увлекательнее. Да, она не станет так же эффективна, как полностью оптимизированная презентация, однако будет во многих отношениях вполне работоспособна. Главное – четко определить приоритеты.

А затем…

Проведите свою презентацию перед коллегой, другом или супругом. После того как выслушаете отзывы и замечания по стилю выступления, задайте самый важный вопрос: «Какую главную мысль вы вынесли из моей презентации?»

• Если ответ совпадает с вашим первоначальным ключевым сообщением, то вы молодец.

• Если нет, снова проанализируйте контент и визуальные материалы (повторная работа обязательно окупится).

Пять рабочих дней, отведенных на подготовку к важной презентации, позволяют радикально изменить положение дел, хотя поначалу вам может показаться, что этого времени ничтожно мало. Особенность нашего бизнеса как раз в том и состоит, что нас часто приглашают исправить ситуацию с презентацией в самый последний момент. Нередко наш структурированный и разумный подход позволяет решить эту задачу.

По большому счету это вопрос рационального использования времени. Несколько часов в самом начале, потраченных на то, чтобы определить профиль аудитории и представить свое сообщение как можно более увлекательно, оказываются бесценным вложением сил и времени. Тем самым вы будете меньше отвлекаться на шаблоны, шрифты и анимацию.

А затем… (день 4)

• Выделите как минимум полдня на репетицию перед аудиторией (в идеальном случае она должна состоять из коллег, однако друзья, супруг и домашние животные тоже подойдут!).

• По возможности сделайте видеозапись и проанализируйте ее. Основное внимание сейчас обращайте не на позу и стиль речи, а на свое сообщение и то, как вы его доносите. Добейтесь четкости и ясного призыва к действию.