ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СРЕДСТВА

Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь качественного, а не превосходного и не посредственного уровня организации. И тогда время, потраченное на организацию, принесет оптимальные результаты в плане повышения продуктивности. В то же время мы не будем страдать от потерь времени и отвлекаться на нечто ненужное и бессмысленное.

НЕ СОБЛАЗНЯЙТЕСЬ «ПОРНОГРАФИЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ»

Средства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или на сайт Лео Бабауты www.zenhabits.net. Но хотя технология и инновации могут повысить нашу продуктивность, не следует и забывать о том, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время», оторванное от завершения приоритетных задач и проектов. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Такие средства лишь помогают мышлению и организации – они не заменяют потребности в этом. Хуже того, люди порой переводят свои проекты и действия с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.

МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

Главная цель пути ниндзя – это улучшение способности к принятию решений. Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что четкий процесс принятия решений, основанный на достоверной информации, – это наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играет и достоверная информация.

Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с территорией вашего решения. Это поможет вам принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше информации и советов, чем раньше. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Новые технологии значительно обогатили наши возможности связи друг с другом. Когда я пишу эти слова, то твердо верю в то, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.

Twitter и Facebook – фантастические средства совещательного решения вопросов и проблем с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и ментальной энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.

Мы с вами говорили о защите своего внимания и сохранении концентрации. Сделать это очень трудно. Вот здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.

ЕСЛИ ВЫ В ЦЕНТРЕ ВНИМАНИЯ, ТО РИСКУЕТЕ ОКАЗАТЬСЯ ПОД ПЕРЕКРЕСТНЫМ ОГНЕМ

Худшее, что вы можете сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь своих злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:

✓ Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в офисе, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места. И, конечно же, вы вольны использовать более безжалостный подход в своем ежедневнике Outlook, чтобы люди могли подумать: «О, похоже, его сейчас нет в офисе…»

✓ Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь – и положение тех, кому вы отказываете!)

✓ Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.

✓ Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. Если вы работаете в офисе, где в ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию, придумайте личное кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для личных размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».

✓ Установите четкие границы в электронной почте, а также в Facebook, Scype и Instant Messenger. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была включена постоянно. То же самое относится и к Scype, IM и другим средствам связи. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».

УЙДИТЕ В СУМРАК

Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой и на время прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия… Возможны…

Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа выключу свой wi-fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.