Есть правило: не пытайтесь одновременно решать творческие и административные задачи. Они несовместимы друг с другом. Они требуют совершенно разного образа мышления и действия, отчего и приходится часто слышать: «На работе стало совершенно невозможно работать». Вы постоянно разрываетесь между совещаниями, беседами, телефонными звонками, электронной почтой. Вас постоянно отвлекают дела маловажные, но срочные, требующие немедленного внимания. И поэтому у вас никогда нет времени, чтобы сосредоточиться на действительно важных делах.

Чтобы иметь возможность сделать что-то существенное, вы должны регулярно резервировать блоки времени продолжительностью от 60 до 90 минут. Если вам нужно подготовить отчет или реализовать какой-то серьезный проект, то для начала следует выделить хотя бы полчаса на раскачку. После этого вы сможете по-настоящему сосредоточиться, а для этого необходимо, чтобы вас ничто не отвлекало.

Если вы можете выделить себе три часа подряд для сосредоточенной работы, чтобы вас ничто не отвлекало, то за это время успеете сделать больше, чем многие люди успевают за день или два в обычной офисной обстановке, где их постоянно дергают со всех сторон.

Время для серьезной работы лучше всего выделять утром, когда вы еще бодры и свежи. Вы можете встать в пять или шесть часов утра и поработать час-полтора, прежде чем отправиться в офис. Даже если вы несколько припозднитесь в офис, то за эти 90 минут успеете проделать такую работу, на какую в обычных условиях у вас уходит почти целый день. Удобным промежутком времени, чтобы разобраться с важными делами, является также обеденный перерыв. Выключите компьютер и мобильный телефон, заприте дверь своего кабинета и спокойно работайте, пока все остальные обедают.

Еще есть такой вариант. Каждый день запирайте дверь своего кабинета на час-полтора, предварительно повесив снаружи табличку «Не беспокоить». Не отвлекайтесь на что-либо постороннее, не допуская никаких исключений, и вы сами поразитесь тому, как много работы можно успеть сделать, если всецело сосредоточиться на ней. Неспособность сосредоточиться – главный враг успеха в наши дни. Мы со всех сторон окружены высокотехнологическим «шумом», который угрожает подорвать нашу эффективность и саботировать наш карьерный рост. По этой причине вы должны научиться попросту «уходить от всего».

Электронную почту проверяйте только два раза в день. Выключайте компьютер, чтобы он не отвлекал вас сообщениями о поступлении новой корреспонденции, пока вы работаете. Выключите также телефон или хотя бы переведите его в беззвучный режим и не реагируйте, когда видите по загорающемуся экрану, что кто-то звонит. Когда едете в машине, выключайте радио, чтобы оно не мешало вам думать о каких-то важных вещах.

На работе больше всего времени вхолостую растрачивается на непродуктивное общение с сотрудниками, приходят ли они к вам по делам или просто поболтать. Постоянно спрашивайте себя: «Кто вхолостую тратит мое время?» После этого, если хватит смелости, вы должны спросить себя: «Чье время вхолостую трачу я?» В роли менеджера вы можете бесполезно отнимать время у своих подчиненных, опаздывая на совещания или вынуждая их ждать вас в то время, как работа стоит.

Если вы хотите свести к минимуму бесполезные траты времени, то можно сделать так. Когда кто-то приходит к вам поболтать, скажите ему: «Я был бы рад поболтать с вами, но мне нужно вернуться к работе». Продолжайте твердить про себя эти слова: «Возвращайся к работе! Возвращайся к работе! Возвращайся к работе!» – всякий раз, когда чувствуете, что слишком увлеклись непродуктивным общением. Этими словами вы себя можете и взбодрить, и заставить шевелиться, и прервать нежелательный разговор, дав понять собеседнику, что вам нужно работать. Никто не посмеет удержать вас от стремления поработать.

Если вам нужно выполнить несколько схожих между собой задач, то лучше их делать одновременно или подряд в один и тот же промежуток времени. Когда вы выполняете похожие задачи подряд, вы набиваете руку, и каждая следующая задача решается легче и быстрее. Экономия времени при этом может достигать 80 процентов. Сначала разберитесь со всей почтовой корреспонденцией. Потом ответьте на все телефонные звонки. Если вам нужно провести собеседование с несколькими претендентами, то примите их один за другим, не отрываясь ни на какую другую работу.

Выполняя несколько задач одновременно, вы можете сэкономить массу времени и благодаря этому за день успеть сделать больше.

Прежде чем приступить к работе, должным образом организуйте свое рабочее место и очистите стол от ненужного хлама. Не собирайте кипу бумаг перед собой. Разложите все документы по соответствующим папкам и оставьте при себе только то, что касается вашей текущей работы. В идеале лучше всего, чтобы в каждый момент времени перед вами лежал лишь один предмет.

Сравните свой кабинет с кабинетом врача, дантиста или адвоката. У лучших профессионалов в своей области деятельности рабочее место всегда содержится в чистоте и порядке. Причем чистота и порядок поддерживаются на протяжении всего рабочего дня.

Наведите порядок на своем рабочем месте и поддерживайте его в течение всего дня. Позаботьтесь, чтобы в наличии были все необходимые канцелярские принадлежности и все необходимое оборудование – чтобы вы были обеспечены всем необходимым для нормальной работы, пока она не будет доведена до конца.

Дела, которые кто-то может сделать быстрее и лучше, чем вы, перепоручите другим. Оптимально используйте возможности делегирования и аутсорсинга и избавляйтесь от всего, что вам не нужно. Все-таки вы не просто работник, вы менеджер. Перепоручая работу другим, выбирайте исполнителя не наугад, а старайтесь выбрать наилучшего. При этом не забудьте установить сроки выполнения, составить график и оговорить стандарты качества.

Наиболее важными факторами счастья, здоровья и высокой производительности являются баланс и умеренность. Как говорил Махатма Ганди, «в жизни есть не только ускоряющийся бег времени». Главная цель управления временем как раз в том и состоит, чтобы повысить качество жизни в целом, чтобы в вашей жизни было больше времени и места для радости и счастья. Повышение общего качества жизни должно быть вашей главной целью.

Здоровье играет огромную роль в жизни любого человека. Никакой успех в бизнесе не может компенсировать отсутствие здоровья. Старайтесь правильно питаться, регулярно заниматься спортом, адекватно отдыхать и восстанавливать силы. Иногда лучшее времяпрепровождение – лечь в постель и хорошенько выспаться.

Наконец – и это самое главное – вы должны выделять достаточно времени на личную жизнь, на укрепление отношений с людьми, которые вам дороги. Эти люди занимают очень важное место в вашей жизни. Не позволяйте себе игнорировать важность отношений с этими людьми – супругой, детьми, близкими друзьями, оправдывая это работой.