Чем бы организация ни занималась – бизнесом или некоммерческой деятельностью, для обеспечения этой деятельности понадобится имущество, называемое материалами.

Материалы – это предметы труда, т. е. имущество, которое расходуется в основном операционном цикле организации.

В бухгалтерском учете стоимость использованных материалов целиком включается в стоимость продукции организации.

В зависимости от экономической роли и от отношения к операционному циклу организации материалы принято подразделять на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, отходы (возвратные материалы), инвентарь и хозяйственные принадлежности. При необходимости можно выделить и другие группы материалов.

Сырье и основные материалы – это предметы труда, из которых изготавливается продукт. Они расходуются прямо пропорционально количеству выпускаемой продукции.

Разновидностью основных материалов можно считать покупные полуфабрикаты – основные материалы, которые прошли определенные стадии обработки, но еще не стали готовой продукцией.

Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукту определенных свойств и облегчения процесса производства. Расход вспомогательных материалов может быть не связан напрямую с количеством выпускаемой продукции.

Из группы вспомогательных материалов выделяются следующие подгруппы: топливо, тара и тарные материалы и запасные части.

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (т. е. горючее для двигателей) и хозяйственное (на отопление).

Тара и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продуктов. К таре относятся мешки, ящики, коробки, бочки, банки.

Запасные части – это материалы, которые используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Возвратные отходы производства – это остатки сырья, основных и вспомогательных материалов и покупных полуфабрикатов, которые образовались в процессе их переработки в готовый продукт и утратили свойства исходных материалов, но тем не менее не превратились в мусор.

Другими словами, к возвратным отходам производства относятся остатки сырья, которые еще обладают некоторой ценностью, т. е. их можно использовать внутри организации или продать. В частности, к возвратным отходам могут относиться опилки.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности используются в качестве средств труда в течение не более одного года или не более длительности операционного цикла организации, если длительность цикла превышает один год. Другое название инвентаря и хозяйственных принадлежностей – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

Существуют другие способы классификации материалов, например, по техническим свойствам, сортам и размерам, которые могут показаться более удобными для конкретной организации. Классификация используется для организации системы аналитического учета материалов.

Материалы могут поступать в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации – подотчетных лиц. Но иногда материалы могут образовываться в самой организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в негодность.

Факт поступления материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление материалов регистрируется в бухгалтерском учете организации.

Если материалы поступают от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно-транспортную накладную, товарную накладную или какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку материалов (обычно это сотрудник структурного подразделения организации – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам.

Если никаких расхождений между составом материалов и документом работник организации не обнаружил, то он подписывает от лица организации сопроводительный документ (который присутствует при грузе как минимум в двух экземплярах) и один экземпляр оставляет себе.

Организация-отправитель и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа с регистрацией в нем факта принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой печатью организации.

Если материалы поступили с серьезными повреждениями упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.