Вспомогательные материалы по проектам – это не действия и не напоминания. Это ресурсы, предназначенные для того, чтобы поддержать ваши действия и размышления по конкретным проектам.

Не используйте вспомогательные материалы как напоминание. Как правило, стопка документов, забитые до отказа папки, множество электронных писем и документов служат напоминанием о том, что, во-первых, у человека есть какой-то проект, а во-вторых, что нужно что-то с ним делать. Многие изначально относятся к вспомогательным материалам как к напоминанию о действиях. Однако в этом случае не определены ни следующие действия, ни элементы списка ожидания, а значит, психологически вся эта информация способна только оттолкнуть, но никак не привлечь человека, который должен это все организовать. Эти стопки бумаги и папки словно взывают к вам на подсознательном уровне: «Сделай что-нибудь с нами! Реши что-нибудь! Организуй что-нибудь!» Однако когда рабочий день в разгаре и все кипит, такие бессистемные папки вряд ли будут способствовать работе. Фактически вы перестаете обращать на них внимание, потому что они не подсказывают вам, что делать дальше, а только создают больше ментального шума и эмоционального напряжения.

Если вы оказались заложником подобной ситуации, для начала внесите сам проект в список проектов как напоминание о том, что вы должны добиться определенного результата. Затем в соответствующих списках нужно обозначить следующие конкретные действия и то, что вы ожидаете от других. Наконец, когда настанет время совершить конкретное действие, например позвонить кому-то по данному проекту, достаньте все материалы, которые могут понадобиться во время разговора.

Итак, повторю еще раз: не следует использовать вспомогательные материалы по проекту как главное напоминание о том, что нужно сделать: для этого у вас есть отдельный список действий. При этом, если вспомогательные материалы содержат планы и обзоры по проекту, возможно, стоит расположить их в более близкой доступности. Конечно, они могут находиться и в обычной системе хранения информации, если вы достаточно организованы, чтобы обращаться к этим материалам каждый раз, когда вы проводите свой еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить их (возможно, вместе с распечатками электронных документов) в отдельном лотке на столе или отдельном ящике так, чтобы они всегда были перед глазами.

Вернемся к примеру с переездом в новый дом: заведите отдельную папку под названием «Ремонт – Пинкертон Плейс, дом 37», где будут находиться все планы, детали и заметки, касающиеся внутреннего двора, кухни и кабинета. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта «Ремонт в новом доме» в списке проектов, вы сможете достать папку по этому проекту и просмотреть всю информацию, чтобы убедиться, что не упустили ничего из того, что нужно сделать. Затем вы выполните эти действия, делегируете или отложите и пополните папку следующей информацией, которая понадобится для работы над проектом или во время следующего еженедельного обзора.

Многие люди для взаимодействия с имеющимися и потенциальными клиентами используют папки по клиентам и/или специальное программное обеспечение по управлению отношениями с клиентами (CRM). Проблема в том, что одни материалы представляют собой просто факты или фоновую информацию, которую можно сохранить для дальнейшего использования, а другие требуют действий, которые будут способствовать развитию отношений с клиентом и которые нужно отслеживать. Во втором случае более эффективной является система со списком напоминаний. Информацию о клиентах можно хранить, как и любую справочную информацию. Однако если мне нужно позвонить клиенту, я хочу, чтобы напоминание об этом было у меня в одном-единственном списке «Телефонные звонки»[35].

В главе 3 шла речь о том, что часто нас посещают идеи по проектам, которые мы хотим сохранить, но которые не требуют немедленных действий. Такие идеи, от мыслей о том, чем бы заняться в следующий отпуск, до определения основных пунктов плана по проекту, попадают в широкую категорию «вспомогательные материалы по проекту». Эти мысли могут посетить вас в тот момент, когда вы за рулем несетесь по шоссе и слушаете новости или когда читаете статью на профессиональную тему. Как вы обычно поступаете с такой информацией?

Мой вам совет: проанализируйте, где вы храните информацию по этому конкретному проекту или теме, как можете что-то добавить в этот формат, а также где можно хранить дополнительные данные, связанные с этим проектом. Большинство специалистов рекомендуют несколько вариантов работы со вспомогательными материалами: прикрепленные комментарии, цифровая база данных или информация в электронной почте, а также обычные канцелярские папки и записи в блокноте.

Прикрепленные комментарии. Большинство приложений для планирования позволяют добавить цифровой комментарий к списку или к записи в календаре. Если вы ведете список проектов в электронном формате, можете найти нужный проект, добавить комментарий и записать свою идею. Это отличный способ воспользоваться преимуществами быстрого планирования «на салфетке». Если список проектов у вас в бумажном варианте, можно просто добавить самоклеящийся листок с идеей напротив нужного пункта списка или на отдельном листе по данному проекту. В любом случае не забывайте читать эти комментарии, когда просматриваете информацию по проекту, чтобы использовать свои мысли.

Электронная почта и цифровые приложения. Современная цифровая реальность предлагает бесконечное количество способов работы с идеями по проекту. Электронные сообщения с полезной информацией по проекту можно хранить в отдельной папке с соответствующим названием. Если таких писем слишком много, подумайте о создании двух папок: «Партнерство с Джонсоном – актив» и «Партнерство с Джонсоном – архив» или что-то в этом роде. Возможно, окажется полезным использование более продвинутых цифровых инструментов для организации ваших мыслей по проекту или теме, если вы еще этого не сделали. Сегодня существует множество подобных инструментов: от простых облачных технологий, позволяющих полностью настроить их под свои потребности, до систем управления проектами с возможностью совместного доступа и персональных приложений, в которых возможно практически все: от построения ассоциативной карты в свободном формате до организации больших объемов текстовой информации.