Ловушки формализации процессов и разработки документооборота:

• все силы бросают на подготовку документов в ущерб более острым и срочным задачам;

• начинают документирование, не проработав ни маркетинговую стратегию, ни систему продаж;

• в качестве ориентира дают цели всей компании, не поставив цели и задачи отдела;

• жесткая регламентация (жизнь отдела не стоит на месте, каждый день возникают новые проблемы, и решать их надо быстро).

Заключительные вопросы

Какой совет вы можете дать начинающему начальнику отдела продаж, от каких ловушек предостеречь?

Евгений: Если вы начинающий начальник из числа «вчерашних» менеджеров, то основная трудность – начать руководить своими коллегами, создать такую атмосферу в ОП, чтобы коллеги стали воспринимать вас как начальника, чьи распоряжения необходимо исполнять.

Совет один – надо быть готовым избавиться от синдрома «менеджера-игрока».

Владислав: Основная ловушка начинающего руководителя продаж – правильно себя позиционировать и лучше не вступать в дружеские отношения с подчиненными.

Совет: быть терпимее к людям, тщательно «взвешивать» свои решения и поступки. Любить свою работу.

Марианна: Совет один: ваша задача – вызвать эмоциональный подъем у менеджеров, чтобы они желали победы, успеха. Людьми нужно руководить!!! Поддерживайте их, обучайте, советуйте. Станьте лидером!

Удачных продаж в эффективно работающем отделе продаж!!!

Положение об отделе продаж

1. Общие положения

1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением коммерческой службы и подчиняется начальнику отдела продаж.

1.2. Деятельность отдела продаж направлена на проведение эффективной деятельности в целях сбыта продукции, формирования оптимальной структуры продаж и взаимовыгодного взаимодействия с постоянными клиентами.

1.3. Финансирование отдела продаж проводится в рамках выделяемых бюджетных средств.

1.4. В своей работе сотрудники отдела продаж руководствуются:

♦ действующим законодательством РФ;

♦ уставом компании;

♦ решениями собрания учредителей компании;

♦ устными указаниями, приказами и распоряжениями руководства компании;

♦ настоящим Положением;

♦ утвержденными приказами, положениями и другими внутренними документами.

2. Задачи

2.1. Организация реализации продукции компании.

2.2. Обеспечение выполнения планов и бюджетов по продажам.

2.3. Организация деловых контактов с клиентами.

2.4. Формирование и управление сетью торговых представительств в регионах.

2.5. Оптимизация работы отдела продаж, снижение затрат на реализацию продукции.

3. Функции

3.1. Разработка и осуществление сбытовых планов и мероприятий в соответствии со стратегией развития компании.

3.2. Организация деловых контактов по вопросам продаж с партнерами и клиентами.

3.3. Оформление и заключение договоров на сбыт продукции.

3.4. Мониторинг перспективного и текущего спроса на продукцию компании.

3.5. Участие в планировании и формировании ассортимента выпускаемой продукции компании.

3.6. Работа с претензиями, штрафами, нарушением условий заключенных договоров.

3.7. Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.

3.8. Составление необходимой отчетности.

3.9. Сбор информации о рынках продаж и потенциальных покупателях.

4. Взаимодействие с другими подразделениями

4.1. С финансовым отделом:

Получает:

1. Сведения о платежеспособности отдельных заказчиков.

2. Сведения о поступивших аккредитивах, платежах за отгруженные группы товаров.

3. Извещения об изменении банковских санкций к покупателям.

Предоставляет:

1. Сведения о проданных партиях готовой продукции, условиях их оплаты.

2. Сведения о партиях готовой продукции, выставленных на консигнацию.

3. План финансовых поступлений.

4.2. С отделом маркетинга:

Получает:

1. Планы и задания по сбыту продукции.

2. Рекомендации по схемам деловых контактов с клиентами.

3. Сведения о запасах готовой продукции на складах.

Предоставляет:

1. Предложения по корректировке планов и заданий, исходя из уровня спроса и показателей интенсивности сбыта.

2. Отчеты о результатах маркетинговых мероприятий.

3. Сведения о сумме и структуре номенклатуры продаж, перспективном ассортименте новой продукции и продуктов имитации, методах дистрибуции, уровне и структуре конкурентных предложений.

4. Сведения о характере спроса и тенденциях его изменения.

5. Задания по товародвижению в соответствии с договорами.

4.3. С отделом закупок:

Получает:

1. График прихода товара.

2. Сведения об изменениях в графике прихода товара.

Предоставляет:

1. Предложения по закупкам новых товаров.

2. Отчеты о поступивших рекламациях на товар поставщиков.

3. Запросы на корректировку плановых закупок товара.

4.4. С отделом персонала:

Получает:

1. Сведения о структуре и численности персонала отдела.

2. Сведения о кандидатах на вакантные должности.

3. План-график оценки и развития персонала.

Предоставляет:

1. План найма персонала.

2. Заявки на открытие новых вакансий.

3. Запросы на проведение оценки и обучения персонала.

5. Права

Сотрудники отдела продаж имеют право:

5.1. Запрашивать у руководителей всех подразделений информацию в пределах, необходимых для решения задач отдела, а также необходимые документы в пределах установленного регламента и утвержденных форм.

5.2. Резервировать необходимый объем продукции в соответствии с гарантированными сроками и обязательствами продаж.