В то время, что они пребывают там непрочитанными, мы заняты другими делами: размышляем над проблемами, работаем над задачами, творим или просто отдыхаем. Самое главное: то, что в этих письмах лежит, не попадает в голову, пока к этому не готовы мозги.

Вторая функция почтового ящика – Архив. К нему мы обращаемся, когда требуется найти нужную информацию: поднять переписку или получить приложенный файл. Соответственно нужна грамотная организация Архива, и надо уметь с ним правильно работать.

Некоторые читатели на этом месте могут сказать, что их архив электронной почты организован великолепно – в нем 200 папок: по клиентам, по контрагентам, по сотрудникам. И все – письмецо к письмецу. Это неплохой вариант, однако можно добиться лучшего результата гораздо меньшими усилиями и не создавая такую объемную структуру.

Большинство проблем возникает из-за того, что эти функции «Входящих» и Архива в почте не разделены.

Пока мы об этом не знаем, то оставляем письма во «Входящих», после того как прочитали. И почту невозможно использовать ни как Накопитель, ни как удобный Архив.

Папочка «Входящие», она же «Inbox», должна содержать только непрочитанные сообщения. Если письмо уже открыто, там ему делать нечего. То есть по идее во «Входящих» должно быть пусто. Ни прочитанных, ни непрочитанных писем.

Но это в идеале.

Письма поступают каждый день. Масса времени уходит на работу, поэтому редко когда можно похвастать тем, что вся почта обработана и во «Входящих» пусто. Однако стремиться к этому стоит, потому что чистые поверхности, очищенные Накопители помогают лучше сосредоточиться на основной деятельности и продуктивно провести день.

Мы помним, что чем меньше объектов в зоне внимания, тем больше концентрация на каждом из них.

Это значит, что:

• чем меньше во «Входящих» писем, тем лучше можно сосредоточиться на каждом;

• если нет писем, повышается концентрация на текущих делах и задачах;

• если нет писем и текущих задач, мы можем максимально эффективно планировать (или отдыхать).

Чтобы содержать «Входящие» в порядке, достаточно следовать простому правилу: прочитал – убери в Архив. Тогда «Входящие» будут выглядеть, как на картинке. Поверьте, когда вы приведете email в норму, то ощутите, насколько спокойнее и комфортнее себя чувствуешь, когда смотришь на чистый «Inbox».

Все, что нужно сделать, чтобы держать «Входящие» в порядке – отметить прочитанные сообщения и убрать их в Архив. В Gmail это сделать легко и просто, там есть специальная функция, которая так и называется – «Архивировать».

При этом почта не сжимается, не уничтожается, не шифруется, а просто перемещается из «Входящих» в папку «Вся почта». Там ее по-прежнему можно найти и полноценно с ней работать, что вряд ли потребуется.

Архив электронной почты мы будем организовывать никак. Это не опечатка, не ошибка и не выверт сознания. Вы увидели именно то, что я имел в виду. Мы не приложим никаких усилий, чтобы навести порядок в Архиве электронных сообщений. Не будем тратить ни одной калории, чтобы разложить письма по папочкам. И не потратим ни одной минуты, чтобы понять, как это правильнее всего сделать.

Я видел массу людей и компаний, которые бились над тем, чтобы «выработать оптимальную структуру древа папок в архиве электронной почты». Много раз эта структура создавалась. Иногда громоздкая, иногда просто огромная (у одной моей клиентки в Outlook было 200 папок!), иногда вполне лаконичная. Но я никогда не видел, чтобы такой системой активно пользовались. И уж тем более не думаю, что найти письмо глазами в древе папок было бы быстрее, чем современными средствами поиска.

Стремление разложить все по полочкам есть в нашей природе. Как и многое другое, у кого-то оно выражено сильнее, у кого-то слабее. Иногда это стремление заявляет о себе настолько, что человек буквально зависает до тех пор, пока не определит, в какую папку нужно положить письмо, с которым он только что работал.

Все, что касается архива файлов, заметок и электронной почты, подчиняется одному наблюдению: на стройную систему каталогов и папок тратится масса времени, чтобы потом НИКОГДА ею не пользоваться.

В тех редких случаях, когда все же приходится искать глазами, все равно гораздо быстрее и проще воспользоваться современными средствами поиска. Поэтому нам абсолютно не нужна система хранения, кроме той, что уже предусмотрена почтовым сервисом или клиентом.

Есть одно «но». Если у вас не Gmail, папку «Архив» придется создать вручную. И так же вручную перемещать в нее всю прочитанную и обработанную корреспонденцию. Если у вас те самые 200 папок – структура, которая организовывалась годами, – не нужно ее рушить. Оставьте как есть или переместите в «Архив». Просто кидайте в него каждое новое письмо или, если у вас Gmail, нажимайте «Архивировать», как только вы его обработали.

Правила работы с файловым Архивом и Архивом электронной почты одинаковы. За тем исключением, что электронная почта содержит достаточное количество ключевых слов и не требует никаких действий при сохранении, тогда как файл мы стараемся называть как можно подробнее.

Если по какой-то причине у вас уже были созданы каталоги или ярлыки и настроены фильтры, по которым почта сортировалась автоматически, не ломайте эту систему. Пусть так и будет. Лишь бы соблюдался главный принцип: непрочитанное письмо лежит во «Входящих», а как только оно изучено – попадает в Архив.

Только теперь никаких поисков глазами! Давайте отказываться от старых привычек, которые пожирают время, но не дают никаких плюсов в продуктивности.

Прежде чем пойти дальше, я хочу заранее снять возражения. Привычка – великая сила. Чтобы перейти на что-то новое, нужен веский довод «за» и гарантии безопасности. Довод «за» у нас есть – быстрый поиск и отказ от траты сил и нервов. Теперь доводы безопасности.

Иногда, когда удается быстро найти нужное письмо, возникает большое сопротивление. Если мы ищем письма или файлы глазами, то имеем в голове список критериев, которым нужный файл или письмо соответствуют. В первую очередь, это отправитель и получатель, тема, которой письмо касается, есть ли в нем приложенный файл или нет, в какие даты оно было отправлено или получено.

Обычно поиск выглядит примерно так. Чтобы найти нужное письмо, мы отправляемся в древо папок, которые созданы по признаку контрагентов, сотрудников, руководителей, проектов, поставщиков, клиентов или контактных лиц. Дальше ищем тему и примерную дату письма. Если оно похоже на то, что нужно, заглядываем внутрь, чтобы проверить.

То, что я предлагаю, повторяет данный процесс в точности. Только сортировку писем по критериям мы перекладываем на поисковый алгоритм почтового сервера, который делает это не менее гибко, чем мозг.