(В главе 16 подробно рассмотрены вопросы применения компьютера в управлении проектами.)

Даже если финансовая система вашей организации учитывает расходы по проектам раздельно, все равно есть смысл вести собственный учет. Для начала подойдет табличный редактор Microsoft Excel или программный пакет по управлению базами данных Microsoft Access.

Разработайте систему процедур сбора и обработки информации по выполнению работ проекта и полученным результатам. Придерживайтесь такого порядка.

1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.

В случае разногласий выясните причину и придите к единому мнению. При необходимости внесите изменения в план.

2. Требуйте от исполнителей вести учет:

• дат начала и завершения каждой работы, а также достижения запланированных событий;

• отработанного времени;

• внесенных предложений и поданных заказов на поставку.

3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:

• о достигнутых результатах;

• о количестве отработанных в проекте часов;

• о внесенных предложениях и поданных заказах на поставку.

4. Перед завершением задания необходима такая последовательность действий.

• Проведите оценку и приемку результатов выполненных работ.

• Внесите данные по расходам трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствующие системы учета.

• Составьте отчет о выполненных работах и полученных результатах; сравните с запланированными данными.

• Если есть отклонения, определите причины.

• Разработайте действия по устранению отклонений от плановых показателей или примите решение о необходимости корректировки плана.

• Если требуется изменить план, получите необходимые разрешения.

• Осуществите намеченные действия по устранению отклонений от плана.

• Составьте отчет о достижениях, затруднениях и мерах по их устранению.

5. Перед началом выполнения следующей задачи проекта повторите описанную последовательность действий.

Если возникла такая необходимость:

• обсудите ее с основными лицами аудитории проекта и получите разрешение на изменение плана;

• доведите до всех основных лиц аудитории проекта, чем вы будете руководствоваться в дальнейшем;

• сохраните исходную и все последующие версии плана для итоговой оценки результатов проекта.

Изменение плана — это крайняя мера, когда все другие возможности вернуть проект "в колею" исчерпаны.

Для этого недостаточно отследить лишь процесс соблюдения графика работ или финансовых расходов. Только интегральный анализ всех трех статей учета поможет определить суть скрытых затруднений.

Допустим, один из участников отработал в проекте только половину запланированного времени. Если все его работы выполнены, то причина, наверное, не в нем. Хотя после проверки соответствующих расходов или качества его работы это может выглядеть иначе.

Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими.

• Трудозатрат меньше, чем планировалось.

• Трудоемкость работ больше ожидаемой.

• Исполнители завышают объем работ.

• Обнаружилась неучтенная в плане работа.

• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.

• Данные по отработанному времени недостоверны.

Вот причины того, что на выполнение определенной задачи исполнители тратят времени больше или меньше, чем запланировано.

• Производительность исполнителя больше или меньше ожидаемой.

• Вы предусмотрели на ознакомление с работой времени больше, чем требуется.

• Вы неправильно определили уровень квалификации исполнителя.

• Вы неправильно определили трудоемкость работ.

• Исполнители неточно учитывают отработанное время.

Отклонение от запланированных расходов может наблюдаться из-за:

• несвоевременного предоставления счетов;

• неучтенных скидок (дисконтов) при закупках по предоплате;

• того, что в плане не учтены некоторые необходимые статьи расхода;

• ошибок в проведенных оплатах.

Если в вашем проекте наблюдается отклонение от плана, учитывайте его характер.

• Если он разовый, то примите меры по устранению этого отклонения. Допустим, у вас запланировано 40 часов на приобретение оборудования. Вы собирались посетить четырех поставщиков, но купили у первого же. Не следует из-за освободившегося времени менять план, поскольку вполне возможны непредвиденные потери времени, которые компенсируют образовавшийся запас.

• Если отклонения носят систематический характер, стоит подумать о корректировке плана. Предположим, опытный исполнитель выполняет определенную работу быстрее, чем вы планировали. Если такие работы еще предстоят, можно изменить план с учетом повышенной производительности труда данного работника.

Как бы тщательно ни был разработан план, все предусмотреть невозможно. Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.