Я часто обсуждаю с клиентами из числа топ-менеджеров компаний разницу между такими понятиями, как вспомнить и проверить. Эти два глагола связаны с разными аспектами продуктивности и эффективности. Если я заставляю себя что-то запомнить, чтобы учесть это впоследствии, я уделяю этому дополнительное (возможно, слишком большое) внимание. Я могу думать при этом что-то в таком роде:

«Не забудь, тебе нужно…» Кроме того, я могу попросить кого-то помочь мне: «Послушай, напомни мне, пожалуйста, сделать _____________, когда _______________». Или вообще могу забыть об этом и вспомнить спустя несколько часов или дней (а то и недель!).

С другой стороны, организация своих систем и процессов так, чтобы можно было остановиться, подумать и собраться, позволяет уделить внимание идее, действию или напоминанию только тогда, когда у меня появится возможность для этого. Это помогает мне приблизиться к завершению начатого. Между прочим, именно по этой причине я могу отправить самому себе письмо с мобильного телефона или даже сфотографировать что-то цифровым фотоаппаратом. Тем самым я напоминаю тому себе, который «там», о чем я думал, когда был «здесь».

А теперь позвольте рассказать, чего я не делаю. Если, сидя дома на диване, у меня возникает мысль пойти в кабинет и взять книгу, я не достаю блокнот, чтобы записать в нем: «Взять в кабинете журнал тренировок по триатлону», а затем пойти в библиотеку и, согласно напоминанию в блокноте, искать этот журнал. Но если во время ужина с друзьями в ресторане мы обсуждаем какую-то тему и у меня появляется интересная идея, я непременно записываю ее, чтобы вернуться к ней позже. Это позволяет мне не тратить мысленные усилия на ее обдумывание, запоминание и повторное обдумывание. Я пытаюсь максимально придерживаться мышления, ориентированного на завершение начатого, которое сводится к следующему:

Делайте как можно больше, уделяя максимум внимания завершению начатого, на протяжении нескольких следующих минут.

Сколько времени на протяжении дня вы тратите на общение с окружающими по всевозможным поводам? Вспомните о нескольких встречах, звонках и разговорах в холле. Вы закончили хотя бы одну из таких бесед словами: «Я предоставлю вам необходимую информацию в ближайшем будущем»? Что вы делаете после окончания встречи или беседы? Насколько я могу судить, здесь может быть два варианта:

1. Прервать работу и сделать то, что нужно. Безусловно, кое-что из того, что вы собираетесь сделать, займет так мало времени, что действительно имеет смысл выполнить это прямо сейчас, пока вы исполнены энергии. Однако подход «подумал – сделал» увеличивает вашу нагрузку и часто приводит к тому, что вы выполняете множество мелких дел, но не продвигаетесь с решением серьезных вопросов. Впрочем, бывают дни, когда целесообразно применить подход «сделай это сейчас»; необходимо только помнить о том, что он наиболее эффективен при решении мелких, простых задач.

Проблема возникает в случае, когда вы прерываете работу каждый раз, думая о таких мелких делах. Я сам сталкивался с клиентами, рассказывавшими, что они весь день решают задачи, на которые, как им кажется, уйдет «всего пара минут». Но в конце дня они осознают, что у них не осталось времени для глубоких размышлений, необходимых для того, чтобы двигаться дальше в реализации важных проектов.

2. Прервать работу, подумать, сосредоточиться и только потом сделать то, что нужно. Когда дело касается управления проектами любого размера и масштаба, будь то профессиональными или личными (написание отчета, организация мероприятия, планирование путешествия), порой полезно «пойти по вертикали» – другими словами, на протяжении определенного отрезка времени сфокусироваться на том, что имеет отношение к итогам проекта. Одно из действий, которое я рекомендую клиентам выполнить в этом случае, я называю «направленным свободным изложением». Для того чтобы осуществить его, возьмите лист линованной бумаги (или откройте текстовый редактор на своем компьютере или планшете) и запишите 60 (!) вещей, которые приходят вам в голову, когда вы фокусируетесь на проекте. Как правило, на это уходит от 10 до 30 минут. Впоследствии вы сможете просматривать перечень и выбирать из него те действия, которые необходимо предпринять.

Например, вам может понадобиться выполнить 3, 7 или даже 12 пунктов из этого списка в течение дня или недели. Постарайтесь держать его у себя под рукой. Когда вспомните еще о чем-то, что имеет отношение к проекту, просто запишите это в свой список. После этого, как только в течение дня у вас появится возможность, выделите 30, 60 или 90 минут, которые посвятите работе над этим проектом.

Есть один простой, но ценный вопрос, который вы можете задавать себе каждый раз, когда приступаете к выполнению какой-то задачи: «Смогу ли я закончить начатое?» Разумеется, может, вам и не удастся написать весь отчет, скоординировать всю логистику или справиться со всеми составляющими проекта за один раз, поэтому очень важно выбрать следующий ориентир. Затем по каждому фрагменту работы и каждой опорной точке поставить четкие и объективные цели.

Если вы не можете объяснить что-то простыми словами, значит, вы сами этого не понимаете.

Альберт Эйнштейн

Давайте посмотрим на следующие определения:

• Четкий: доступный для восприятия, понимания и интерпретации.

• Объективный: не поддающийся влиянию личных чувств или мнений при рассмотрении и представлении фактов.

Сейчас желательно еще раз проанализировать ряд ключевых целей с учетом вашей сферы интересов и ответственности. Для этого повторно просмотрите главу 7, посвященную целям, а также свой список самых важных задач.

Приведенный ниже пример иллюстрирует нашу склонность не совсем правильно фокусироваться с точки зрения своего профессионального и личностного развития. В конце года многие из нас в авральном порядке собирают информацию, чтобы включить ее в ежегодный отчет о результатах работы и/или индивидуальный план профессионального развития (в разных компаниях это называется по-разному). Однако при таком подходе отчет, который вы составляете, получается неполным или незавершенным, что может повлечь за собой негативные последствия: вы не получите повышения, прибавки к зарплате или признания за всю ту работу, которую выполнили за прошедший год.

Для формирования четких и объективных целей требуется нечто большее, чем такая «штурмовщина». Постановка приемлемых целей требует также сфокусированности на том, что изменит к лучшему вашу жизнь, работу и мир, в котором вы живете. Хотя постановка целей – весьма распространенная практика, этот процесс не должен быть трудным или мучительным; во всяком случае, он точно не будет таким, если вы сконцентрируетесь на этих целях и станете эффективно работать над их достижением.

Запустить этот процесс очень просто: начните с того, где вы есть (здесь и сейчас), и сфокусируйтесь на том, что имеете, что делаете и чего хотите достичь. Вместо размышлений о том, что вам следует поставить перед собой новые, еще более значимые цели, начните с анализа своих самых важных задач. Четко определите идеи и действия по одной-двум MIT, связанным с достижением целей. Сконцентрируйтесь на одной из них и настройтесь на то, что достигнете ее за следующие 90–180 дней.