Доступ к документам, находящимся в собственности органов исполнительной власти штатов и местного уровня, подпадает под действие законов штатов об открытом правительстве.

Если кратко охарактеризовать FOIA, то он требует от ведомств: 1) обеспечить доступность для общественности определенных документов без специального запроса и 2) обеспечить доступ для заявителей к документам ведомства по специальному запросу.

Идеология FOIA состоит в том, что граждане должны знать и понимать правила и стандарты, по которым работают должностные лица и ведомства в целом, для того чтобы иметь возможность высказать свои замечания. Одна из целей — не допустить применение так называемых «секретных законов» (имеются в виду законы в широком смысле — инструкции, регламенты и т. д.).

Все выпускаемые ведомствами нормативные документы должны быть опубликованы в специальном периодическом издании — «Федеральном регистре» (The Federal Register), издаваемом Управлением правительственной печати и широко доступном в Сети интернет, библиотеках и по подписке.

Ведомства обязаны публиковать информацию о своей структуре и внутриведомственных процедурах, чтобы общественность понимала, как она может добиваться удовлетворения своих претензий внутри каждого ведомства.

Все прочие правительственные документы считаются общедоступными и предоставляются по специальному запросу. В запросе следует «в меру описать, какая информация требуется». В дополнение к этому Верховный суд США решил в деле «Департамент юстиции США против Компании “Налоговые аналитики”», что термин «документы ведомства» относится исключительно к документам, «созданным или полученным ведомством» «в ходе его легитимной и официальной деятельности». В судебной практике используется 4 критерия, для того чтобы решить, подпадают ли документы под данный прецедент: 1) где создан документ (внутри ведомства или вовне); 2) был ли документ когда-либо выдан ведомству; 3) остался ли документ в архивах ведомства; 4) был ли документ использован в работе ведомства.

Доступ к любому правительственному документу гарантирован для каждого человека независимо ни от гражданства, ни от постоянного вида на жительство, и доступ открыт для всех, а не только для журналистов. FOIA очень широко определяет понятие «представитель СМИ»: термин включает не только сотрудников газет, телеканалов и радио, но и свободных профессиональных журналистов. В тексте FOIA прямо заявлено, что в связи с быстрым темпом изменений технологий к понятию «СМИ» относятся «интернет-газеты и другие источники новостей». Список СМИ, согласно FOIA, не является исчерпывающим.

При этом заявитель не обязан приводить причины обращения к тем или иным документам или объяснять свои намерения по использованию запрашиваемого документа.

Лицам, обращающимся с запросами, согласно FOIA, предлагается пользоваться как физическими, так и виртуальными правительственными читальными залами для получения беспрепятственного доступа к материалам, уже рассекреченным в рамках так называемых инициатив FOIA или переведенным в открытый доступ по ранее поданным запросам. Им также предлагается до подачи формального запроса по FOIA связываться с уполномоченным данного ведомства по вопросам FOIA для обсуждения в неофициальном порядке, какие виды архивных материалов можно получить по запросу. Для подачи запроса по линии FOIA не требуется никакой специальной формы — достаточно простого письма на имя соответствующего уполномоченного по вопросам FOIA с ясным описанием запрашиваемого материала. Большинство ведомств принимают запросы как в письменном виде, так и через интернет.

Закон предусматривает 9 оснований для отказа в доступе:

Большинство этих исключений не являются обязательными. Ведомство может открыть доступ к запрошенным материалам, если оно придет к заключению, что общественная заинтересованность в раскрытии данной информации перевешивает любой потенциальный ущерб. Ведомство должно быть готово представить убедительное обоснование любого исключения и закрывать доступ лишь к предусмотренной законом части любого документа, не препятствуя доступу к его оставшейся части. Основания для отказа в доступе к тому или иному документу могут со временем отпасть. Если запросы касаются секретных документов, податели могут при желании обжаловать отказ в специальной апелляционной комиссии, которая установит, можно ли снять гриф секретности с данного документа.

Судебная практика дает этим исключениям узкое толкование в пользу публикации спорных документов. Проверка судами административных решений об отказе в предоставлении доступа к официальным документам осуществляется всегда тщательнее, чем проверка прочих административных решений.

В большинстве случаев сделанные исключения разрешают ведомству, но не обязывают его утаивать документы, подпадающие под одно из исключений. Ведомство имеет возможность претендовать на исключение или нет, причем оно не должно этого делать, если не в состоянии доказать нанесение вреда общественным интересам публикацией защищенных исключением документов. Только в двух случаях ведомство обязано претендовать на исключение: если речь идет о i) национальной безопасности и ii) о вторжении в частную жизнь.

Процедура обжалования отказа в доступе начинается с требования рассмотреть жалобу внутри самого ведомства. Иногда применение подобной тактики приводит к получению разрешения на доступ к данным. Следующим этапом является обжалование за пределами ведомства: это означает возбуждение иска в федеральном окружном суде с возможностью обжалования в федеральных апелляционных инстанциях и даже в Верховном суде США. В некоторых штатах США заявитель запроса может апеллировать к омбудсмену, уполномоченному разбирать жалобы, относящиеся к FOIA, либо к независимому информационному трибуналу или комиссии. Но и в этих юрисдикциях окончательное разбирательство происходит на уровне суда.

В случае выигрыша по жалобе заявитель не только получает доступ к затребованным им документам, но и получает компенсацию своих судебных расходов. В некоторых штатах США суды вправе налагать санкции на государственные ведомства и их служащих, преднамеренно отклоняющих запросы на документы в нарушение закона. Санкции могут выражаться в денежных штрафах, а в редких, особо вопиющих случаях даже в лишении свободы.

По общему правилу установлен срок выдачи первоначальных ответов, составляющий 10 дней, но также предусмотрено дополнительное время для обработки сложных запросов. Частная организация National Security Archive, проводящая исследования политики в области доступа к информации, в 2007 году сообщила, что самый старый невыполненный запрос по FOIA был подан 20 лет назад. В некоторых обстоятельствах, как, например, в тех случаях, когда журналист ссылается на жизненно важную заинтересованность общества в немедленном раскрытии запрашиваемой информации, заявитель имеет право требовать рассмотрения своего запроса в ускоренном порядке.