Используйте визуальные средства

Наш мозг усваивает изображения лучше, чем текст. Воспользуйтесь визуальными материалами, чтобы помочь вашей группе быстрее генерировать новые идеи.

Подкрепите слова визуальными средствами

Никогда не следует одновременно слушать презентацию и читать текст на экране. Результаты исследований показали, что наш мозг на может полноценно работать в таком режиме. Вместо этого включите в презентацию слайды или изображения, иллюстрирующие ваше выступление. Использование текста должно быть сведено к минимуму.

Используйте визуальные схемы, чтобы было видно целое и его составляющие

Иногда при обсуждении сложных тем участники рассуждают либо слишком отвлеченно и обобщенно, либо углубляются в обсуждение деталей. Чтобы избежать ситуации, когда из-за леса не видно деревьев или наоборот, придумайте или найдите подходящие визуальные схемы. Их задача заключается в том, чтобы участники видели, как их идеи связаны с решением глобальной задачи. Эта схема должна быть на виду в течение всего совещания.

Наглядно изобразите и представьте на всеобщее обозрение ключевые моменты обсуждения

Когда ключевые моменты наглядно отображены, они с большей вероятностью останутся в памяти участников, и те обратятся к ним вновь по прошествии времени. При условии, что идеи участников будут услышаны и отображены подобным способом, для них окажется проще оставить прошлое в прошлом и сконцентрироваться на настоящем моменте.

Фиксируйте продвижение к цели

Наглядное изображение ключевых моментов также позволяет участникам ощутить прогресс в достижении цели. Они в прямом смысле слова видят возникающие с течением времени договоренности и новые идеи. Не следует перегружать стены записями мельчайших подробностей. Тщательно отберите визуальные материалы (например, зарисовки на ватмане, заполненные таблицы, перечень договоренностей), которые будут содействовать успешному проведению совещания и способствовать возникновению у участников ощущения продвижения вперед.

Визуальные элементы стратегической сессии

При разработке стратегической сессии подумайте, где, когда и как вы можете использовать визуальные средства:

• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;

• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;

• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;

• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;

• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени.

• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.

Уделяйте особое внимание мелочам

При разработке совещаний находите удовольствие в деталях. Участники обязательно заметят и оценят тот факт, что мельчайшие детали процесса тщательно проработаны.

Избавьтесь от всех факторов, отвлекающих внимание

В большинстве случаев мы используем любой предлог для переключения внимания. Чтобы избежать этого, необходимо заранее обеспечить участников необходимыми для работы материалами, техническими средствами и оборудованными рабочими местами. Также необходимо очистить помещение от складированных по углам расходных материалов или любого другого хлама, убедиться, что в выбранной комнате не слышен шум близлежащей стройки или дороги. Помещение не должно напоминать ни холодильник, ни раскаленную духовку. И никаких запахов еды до наступления времени обеда!

Побалуйте своих гостей

Люди, которые чувствуют себя комфортно и ощущают, что о них заботятся, становятся более открытыми и лучше воспринимают другие точки зрения. Помочь участникам совещания расслабиться может вкусная, правильно подобранная еда, уютное помещение с замечательным видом из окна или небольшой, уместный в данной ситуации подарок.

Все должно быть согласовано

Если совещание посвящено экологической устойчивости, не надо предлагать воду в пластиковых бутылках. Если на повестке дня стоит налаживание взаимодействия между подразделениями организации, откажитесь от большого стола для переговоров и вообще всего того, что разделяет людей. Если разговор идет о смелых планах по дальнейшему развитию компании, то предпочтительнее провести совещание в месте, которое не напоминает о прошлом.

Все таблицы должны быть соответствующего размера

Очень сложно понять идею, если она представлена на крохотном клочке бумаги. Размер таблиц и других рабочих материалов должен соответствовать количеству работающих с ними участников. Для одного-двух человек подойдет формат А4 или немного больше. Для группы из трех-четырех человек нужна таблица размером от 28 на 44 см до 1,2 на 2,4 м.

Рассмотрите вариант с нетрадиционным местом проведения сессии

Большинство стратегических сессий проводится в офисных зданиях или отелях. Но стоит рассмотреть менее очевидные варианты. Мы проводили стратегические совещания в ночных клубах, на круизном лайнере, в VIP-ложе бейсбольного стадиона, в галерее искусств и даже в монастыре. Несмотря на то что выбор нестандартных мест потребует больших усилий в плане логистики, они несут в себе элемент сюрприза и подчеркивают тему совещания.

Фиксируйте этапы совещания в виде «граффити» на стенах

Одним из эффективных способов использования механизма обмена знаниями является наглядная запись в хронологической последовательности всех важных тенденций и событий. На стратегическом совещании по вопросу долгосрочных инвестиций команда Фонда Рокфеллера представила хронологию событий за десять лет, приведших к возникновению этой сферы деятельности. Команда проекта также предложила участникам дополнить картину историями из своего опыта, наподобие создания граффити на стенах. Это позволило участникам представить свою деятельность как часть общей картины.