1) представьтесь;

2) подведите к комплименту (обоснование);

3) сделайте комплимент;

4) переходите к сути обращения.

Комплимент формирует в сознании читателя удовлетворенность, которая рождает позитивные эмоции. А когда читатель изучает ваше обращение в позитивном настроении – согласитесь, это помогает делу.

Когда клиент присылает исчерпывающие ответы на наши вопросы, необходимые для работы над текстом, я практикую ответное письмо с комплиментом и благодарностью за детальный подход.

Любой автор понимает: наличие полной информации упрощает работу над поиском идеи и вообще всем текстом. И на мое письмо всегда отвечают. Очень часто идет ответный комплимент с благодарностью за вопросы, помогающие систематизировать многие важные моменты. Мы сделали друг другу комплименты, и теперь нам проще общаться. Мы договариваемся быстрее и охотнее реагируем на взаимные просьбы.

Но помните: никакой надуманности. Если вы придумываете качества читателя, о которых по определению не можете знать, это сыграет злую шутку.

И не нужно практиковать шаблонные комплименты, а то окажетесь в очень неприятной ситуации, которую описывал Нил Рекхэм в книге «СПИН-продажи»[7]:

Торговый агент заходит в отдел закупок крупной компании. Увидев висящую на стене фотографию яхты под парусом в бурном море, он профессионально улыбнулся и начал разговор, как учили:

– Вы, должно быть, любите море…

И получил быстрый хмурый ответ:

– Я его ненавижу! А фотографию повесил специально для таких, как вы, чтобы быстрее переходить от пустой болтовни к делу. Ну а если вы еще раз начнете «вступать в контакт», я с вами работать не буду. Итак, что у вас?

Вывод: ваш комплимент должен быть по делу, иначе он рискует оказаться пустой болтовней.

Слово «спасибо» никогда не выйдет из моды. Нам всем приятно принимать благодарность, так как она подтверждает значимость наших поступков. Их отмечают с положительной стороны, мы помогли другим людям. Настроение улучшается.

В деловой среде принято говорить «спасибо» посредством благодарственных писем. Даже если в тему электронного письма вы добавите оборот «Спасибо за ______» – это увеличит шансы, что его откроют и внимательно прочитают.

За что можно благодарить аудиторию?

1. За совершение покупки.

2. За оформление заказа.

3. За вопрос через форму обратной связи.

4. За регистрацию на сайте.

5. За письмо-запрос или письмо-обращение.

6. За подписку на рассылку.

7. За отзыв и рекомендацию.

8. За оценку сервиса или мнение, высказанное публично.

Запомните, благодарить клиентов и читателей по-человечески правильно. Особенно когда есть за что. Это увеличивает лояльность клиентов и сближает. Способствует расширению числа приверженцев вашего бренда.

Другое преимущество – все ли ваши конкуренты используют благодарственные письма? По каким случаям? А так вы в очередной раз показываете свой высокий организационный уровень коммуникации с аудиторией. Это подкупает.

Хочу показать вам один пример – благодарственное письмо благотворительного фонда «Благовест», которое было отправлено партнеру.

Благодарственное письмо

Руководство православного благотворительного фонда «Благовест» Бердянска Запорожской области выражает Вам благодарность за поставленную продукцию из камня песчаника. Выбор именно Вашего предприятия в качестве поставщика материалов был обусловлен высоким качеством продукции, приемлемой ценой, четким соблюдением сроков поставок.

Благодаря оперативной и налаженной работе Вашего коллектива наш фонд в кратчайшие сроки получил необходимый объем продукции, что позволило качественно и своевременно выполнить необходимые работы по благоустройству здания и территории вокруг храма во имя Святой Троицы. Благодарим Вас за надежную работу и надеемся на развитие и укрепление сложившихся партнерских взаимоотношений.

Желаем Вам и всему коллективу Вашего предприятия успехов во всех благих начинаниях, стабильности и неуклонного развития Вашего дела.

Да-да-да, соглашусь, что текст написан в канцелярском стиле и его можно сократить ровно раза в два и без потери смысла. Несколько слов лучше заменить более звонкими и позитивными синонимами. Давайте не будем в этом случае обращать внимание на различные шероховатости, и вот почему.

Когда человек читает благодарственное письмо, он выключает в себе учителя грамматики, синтаксиса и пунктуации. Ему по большому счету все равно, сколько раз использовано «Вы» и что в тексте очень длинные предложения и т. д. Потому что с удовольствием видит, что ему говорят «спасибо».

Каждое слово ему приятно, вызывает улыбку и чувство собственной крутизны. Текст дает ему мощную эмоцию благодаря смыслу и подаче. И он прекрасно понимает, за что его благодарят.

Поэтому, друзья, практикуйте благодарственные письма и дарите своему окружению позитив. Поверьте, это оценят.

И последнее: не нужно ограничиваться только благодарностью. С помощью «спасибо»-письма вы можете передать важное сообщение, которое прочитают. Никто не запрещает использовать благодарственные письма в коммерческих целях, особенно если это делается аккуратно и учтиво.

Просто сделайте специальное предложение, привлеките скидкой или вручите какой-то подарок. Это должно дополнять вашу благодарность.

Упражнение

Напишите краткое благодарственное письмо клиенту, покупателю, партнеру. Отметьте повод благодарности, свое мнение о событии и характеристиках получателя. Завершите его пожеланиями, а также специальным предложением. Это должны быть реальный человек и реальная благодарность за реальную ситуацию.

Написали? А теперь возьмите его, вычитайте, отредактируйте и отправьте. А потом наслаждайтесь откликом.

Вежливость – тонкое понятие. В разговоре мы сразу чувствуем и видим перед собой вежливого человека, если это качество ему присуще. Если он из себя вежливость выдавливает, это также заметно.

Когда мы верим, то не перебиваем. Когда чувствуем фальшь – начинаем реагировать по-другому. В текстах ситуация аналогична. Я всегда говорю: пишите то, что вам не стыдно сказать в лицо. И делайте это в свойственной себе манере. Не имитируйте вежливость.

Напускная интонация чувствуется с первых строк. Даже во время приветствия. Лично мне непонятно, зачем использовать суперраспространенный вариант обращения «Глубокоуважаемый (ая) ________!»