За год до начала Олимпийских игр в Сочи Coca-Cola Hellenic запустила много программ и активностей для сотрудников с целью дать шанс каждому стать частью этого грандиозного события, зажечь в людях огонь любви и приверженности к Coca-Cola Hellenic. Обычные каналы коммуникации (имейл-рассылка, корпоративный журнал, интранет) в силу своего официального статуса не могли справиться с этой задачей в полной мере. Такая задача была по плечу лишь послам – энергичным и неравнодушным сотрудникам, которые ведут здоровый образ жизни и готовы заряжать духом Олимпиады своих коллег каждый день, используя любые способы и возможности.

«Послы Coca-Cola Сочи-2014» – проект Coca-Cola Hellenic по информированию и вовлечению сотрудников компании в разные олимпийские активности с использованием в качестве канала коммуникации живого ресурса.

Задачи проекта:

• своевременно информировать сотрудников об олимпийских активностях, организованных Coca-Cola Hellenic;

• вдохновить и вовлечь в олимпийские активности как можно больше сотрудников компании;

• поддерживать олимпийский дух среди сотрудников Coca-Cola Hellenic в течение всего предолимпийского года.

Целевая аудитория – все сотрудники системы Coca-Cola Hellenic в России.

Человек, перед которым ставится задача кого-то вовлечь и зажечь, сам должен быть неравнодушным, поэтому к процессу отбора послов в компании отнеслись очень серьезно. Для начала составили портрет идеального посла: молодой человек или девушка, ведущие здоровый образ жизни, активные и энергичные, интересующиеся спортом и Олимпийскими играми, живущие ценностями компании. Посол способен не только показать пример, как надо, но и увлечь человека, повести его за собой.

После объявления о начале конкурсного отбора на позицию посла пришло 400 анкет! С каждым кандидатом провели интервью. Всего отобрали 96 претендентов, полностью соответствовавших идеальному профилю. Они первыми узнавали обо всех новостях и активностях, связанных с Олимпийскими играми. Им вручили специально разработанный брендированный набор, включающий толстовку, майку, сумку, ежедневник, шнурок для пропуска, часы.

В марте 2013 года состоялась конференция послов в Сочи – торжественный старт программы и знакомство со всеми ее участниками.

Процесс коммуникации в Coca-Cola в России усложнен огромным количеством сотрудников и территорий присутствия. Чтобы решить эту задачу, за каждым послом закрепили свою территорию, за которую он нес ответственность. Его основная задача – быстро, своевременно и в доступной форме донести информацию об олимпийских активностях до каждого сотрудника в своей зоне, ответить на возникающие вопросы, помочь с решением организационных проблем. Таким образом, компания позиционировала послов как носителей уникальной информации. Им в помощь предоставили информационные материалы: видеоролики, фотографии, буклеты, сувенирную продукцию – все, что помогало привлекать внимание сотрудников, заинтересовать их олимпийскими активностями.

Персонал вовлекался с начала 2013 года, но Олимпийские игры стартовали только в феврале 2014 года. Возникла еще одна задача: в течение целого года вдохновлять людей, не давать им забыть об Олимпиаде, сделать для каждого сотрудника этот период временем спорта, праздника и Игр. Вот почему процесс коммуникации должен был быть постоянным, равномерным и, несомненно, ярким.

Послы взяли на себя функцию живого канала коммуникации и постоянно создавали информационное поле из олимпийских активностей. Кроме того, они помогали проводить и промоутировали разные инициативы, посвященные Олимпиаде: конкурс детского рисунка «Зимние победы», конкурс «Стань факелоносцем эстафеты олимпийского огня». В последнем могли принять участие все сотрудники компании. Для этого требовалось зарегистрироваться на специальном портале и выложить там свою вдохновляющую историю: почему именно он/она достойны стать факелоносцем. Затем сотрудники проголосовали за понравившиеся истории, выбрали из них 330 лучших, передали региональному жюри, которое определило 110 победителей, и уже их авторы получили возможность пронести олимпийский огонь. Послы активно вовлекались в данный конкурс, вдохновляли людей на написание историй и голосование за своих коллег.

В конкурсе детского рисунка «Зимние победы» мог принять участие ребенок любого сотрудника компании. Нужно было на специальной листовке, которую послы распространяли на своей территории, нарисовать значок, посвященный зимним видам спорта. В конкурсе участвовали 400 детских рисунков. Каждого автора ждал гарантированный приз – пазл с талисманами Олимпийских игр. Совет жюри, состоявший из сотрудников компании, выбрал победителя, получившего главный приз – сертификат на 100 000 рублей в магазин спортивных товаров. Лучший логотип напечатали на значке, который распространялся среди сотрудников перед Новым годом в знак того, что Coca-Cola является всемирным партнером зимних Олимпийских игр в Сочи.

Помимо этого, каждый сотрудник имел возможность поучаствовать в конкурсном отборе за право работать на олимпийских объектах. Послы активно оповещали об этом, помогали заполнять анкеты, отвечали на организационные вопросы и проводили интервью.

В компании проходили и разные мотивационные программы с целью предоставить лучшим или особо отличившимся сотрудникам возможность посетить Игры в Сочи в качестве гостей. Программы сильно отличались по условиям и содержанию в разных регионах и функциях. Послы выступали в качестве экспертов и в этом вопросе. Они отвечали на многочисленные вопросы коллег, оповещали каждую референтную группу о мотивационной программе, в которой можно было попробовать свои силы.

Пять лучших послов, выбранных путем голосования сотрудников, получили пакеты гостеприимства на двух человек, то есть у них была возможность на три дня поехать на соревнования в Сочи в качестве зрителей. Лучшая команда послов отправилась на Игры в качестве мерчандайзеров олимпийских объектов.

О данной программе информировали статьи, размещенные в интранете и корпоративном журнале, а также имейл– и СМС-рассылки.

Результаты. С помощью послов проектной группе удалось реализовать огромное количество мероприятий и активностей, рассчитанных на всех сотрудников Coca-Cola Hellenic в России: это конкурсы «Зимние победы» и «Стань факелоносцем эстафеты олимпийского огня», мотивационные программы для лучших сотрудников, отбор персонала для работы на олимпийских объектах, празднования остановок олимпийского огня на заводах Coca-Cola Hellenic по всей России, участие в эстафете олимпийского огня в качестве активаторов, присутствие в качестве волонтеров на городских празднованиях олимпийского огня.

Около 5000 человек (примерно 40 % от общей численности) приняли участие в той или иной олимпийской активности или конкурсе; все сотрудники, то есть более 13 000 человек, были оповещены о такой возможности.

Все перечисленное стало возможным лишь потому, что послы компании взяли на себя функцию живого канала коммуникации. Они постоянно создавали информационное поле из олимпийских активностей и не давали сотрудникам забыть о том, что 2013 год – особенный для всех.