Пустые пространства действуют удручающе и создают ощущение, что вы не собрали достаточное количество участников. Например, вы сняли зал, где в середине поставили рядами стулья для слушателей, а по краям запланировали устроить зоны партнеров. Но не смогли их привлечь, и вместо 20 партнеров, способных «встать» равномерно с двух сторон, оказалось только 3. Что делать в такой ситуации? Ставить их кучно, рядом, а оставшееся пустое пространство сокращать пресс-воллами, ролл-апами, модульными конструкциями. Неиспользуемых пустых пространств нужно стараться избегать (если у вас не соревнование по фристайлу на роликах, конечно).

Ремонт в соседних помещениях или громкая музыка. У нас было и то и другое, когда мы с коллегами делали серию «Добрых детских праздников» в одном из питерских креативных пространств. Представьте: к вам пришли 20 семей с детьми, у вас в планах уютные мастер-классы, угощение, теневой театр – и вдруг мимо вас начинают таскать мешки со стройматериалами, а через полчаса за стеной включается дрель. У соседей на этаже, где вы арендовали огромную фотостудию, – ремонт, они платят бригаде, они не готовы ждать до 5 вечера. У вас – 30 детей на утреннем празднике и столько же ожидается через 3 часа на дневном. Каковы были наши действия? Мы звонили владельцам фотостудии, попытались воздействовать своим обаянием на бригадира и просили-умоляли подождать, по телефону долго общались с хозяином ремонтируемого помещения. Ситуацию мы в итоге разрулили, но осадочек остался как у нас, так и у гостей. Кстати, на следующий день у нас были очередные два праздника, а в танцевальной студии напротив нашего помещения учили танцевать зажигательный рок-н-ролл. Ходили, просили, умоляли сделать музыку потише. Бесценный опыт перестраховок тогда был получен на долгие годы вперед.

Не экономьте на указателях. Их нужно ставить, вешать или клеить на стены везде, начиная с входной группы здания, где вы проводите свое мероприятие. Указатели должны помогать участнику найти залы, лифт, туалеты и гардероб. Чем запутаннее коридоры и чем дальше от входа находится ваш зал, тем больше указателей со стрелками должно быть. Если стоек, которые предоставляет площадка, недостаточно – докупайте свои, неоднократно еще пригодятся.

Если на фудкорте планируется приготовление блюд, которые имеют сильный запах, то стоит продумать это заранее и поставить точку таким образом, чтобы она не отвлекала участников в других зонах. То же самое касается и шума кофемашины – он не должен мешать, например, слушать доклады.

Если мероприятие проводится на большой площадке или у вас много разнообразных зон (фестивали, тематические маркеты, выставки), то без карты с указанием и подробностями, где что находится, вам не обойтись – одних указателей со стрелками будет недостаточно.

«Добрые детские праздники» мы проводили на пятом этаже здания без лифта и с очень высокими лестничными пролетами. Поэтому мы мало того, что все заклеили стрелками вверх, так еще и повесили кучу мотивирующих плакатов типа «Осталось немного!», «Вы почти у цели!», «Очень вас ждем!». Их фотографировали и выкладывали в Instagram, а, поднявшись, говорили нам, что эти указатели погасили тот негатив, который мог бы быть (хотя об отсутствии лифта мы предупреждали).

Больной вопрос для многих организаторов – как проводить регистрацию участников на входе. Как организовать, сколько волонтеров ставить? То очереди километровые, то каждый второй без билета прошел. Все эти проблемы при заблаговременной и грамотной подготовке решаются просто и даже проблемами зачастую не являются.

Давайте рассмотрим, какие бывают варианты регистрации и пропуска участников на событие.

1. Фактически свободный вход – когда участники формально проходят через некую входную группу, но их проверяет только служба безопасности (если мероприятие крупное) и вообще никто не контролирует на небольших ивентах. В таком случае вам будет проблематично отследить, сколько людей реально прошло на ваше мероприятие (системами подсчета людей на входе оснащены далеко не все открытые мероприятия со свободным входом) – разве что посчитать по головам. В итоге может возникнуть недопонимание с партнерами, если вы пообещаете им определенную проходимость, а подтвердить ее ничем не сможете.

2. Проход по билетам через волонтеров – когда на входе стоят члены вашей команды и участники предъявляют им билеты (распечатанные или в электронном виде). Считывателем волонтер проверяет, легально ли куплен этот билет и не является ли он дубликатом того, по которому ранее уже кто-то прошел. Поэтому, купив билеты на концерт, не надо спешить хвалиться этим в социальных сетях и выкладывать их в открытый доступ. Всякое бывает.

3. Получение бейджа из заранее напечатанных. На основании данных из своей базы по оплатам билетов организаторы печатают бейджи или подписывают их вручную. На стойке регистрации участник называет свою фамилию, по ней в стопках находят его бейдж, и на основании этого он проходит на мероприятие. Здесь возможна и проблема: человек с хорошим зрением, не купивший билет, может посмотреть на лежащие на столе волонтеров бейджи, назвать чужую фамилию, пройти на мероприятие и раствориться. Как его найти потом среди, допустим, тысячи человек?

4. Печать бейджа на месте в обмен на предъявление документа, удостоверяющего личность. Волонтер сверяется со списками, загруженными в компьютер на стойке регистрации, и, найдя нужную фамилию, печатает бейдж. Но как быть, если человек не взял с собой документ, удостоверяющий личность (такое бывает регулярно, даже если вы предупреждаете о необходимости наличия документа)?..

5. Зачастую бейдж выдают и без документа, просто ориентируясь на озвученную фамилию – тогда есть риск, что кто-то, зная, что вы собираетесь на это событие (из тех же соцсетей, из комментариев в группе мероприятия), придет раньше вас, представится вашим именем и пройдет.

6. Самостоятельная регистрация – сервис, где участник прикладывает штрих-код к считывателю или вводит цифровой код из билета и получает бейдж, распечатанный волонтером или автоматически. Также эта система хороша при зонировании, где обладатели разных категорий билетов имеют возможность доступа в разные залы.

7. Регистрация через приложение – участник скачивает специально созданное для мероприятия приложение и после покупки билета проходит в нем регистрацию. На мероприятии через него он может распечатать бейдж.

Последние два варианта существенно дороже в реализации, чем остальные, и подходят в основном для крупных мероприятий или ивентов с достаточным бюджетом. В чем плюс: организатор может получить детализированную статистику (если считыватели стоят на входе в каждый зал, то после мероприятия вы сможете узнать точное количество посетителей той или иной зоны и, при наличии подробной анкеты при регистрации, их характеристики).

Что еще стоит продумать, чтобы сделать максимально дружелюбным и удобным проход на ваше событие?

Напишите скрипт для встречающих гостей волонтеров, – раздайте его им заранее, а не озвучивайте, когда первые гости уже приходят. Скрипт такого плана: «Добрый день, рады видеть вас! На этой стойке регистрация участников с фамилиями от А до М. Можно ваш билет? Спасибо! Вот ваш бейдж и пакет участника. За этой дверью налево гардероб, на втором этаже накрыт кофе-брейк, там можно выпить кофе и пообщаться с теми, кто уже пришел. Начало докладов ровно в 10 часов, подробное расписание – в вашем блокноте. Если будут вопросы, обращайтесь к нам. Хорошего дня!» И обязательно улыбка. Вам показалось, что это очень долго? Совсем нет. Во-первых, этот текст проговаривается в процессе поиска и выдачи бейджа. Во-вторых, его слышат сразу 2–4 человека, а то и больше, пока 2–3 волонтера ищут их бейджи, или пока они их распечатывают, или пока участники получают бейджи на автоматической стойке. В-третьих, такой разговор располагает людей к общению, улучшает им настроение.