Системы, необходимые каждому бизнесу для максимальной эффективности

Системы ежедневной деятельности офиса:

• ответы на телефонные звонки;

• получение и просмотр почты;

• покупка и обслуживание офисного оборудования и расходных материалов;

• работа факса и электронной почты;

• входящая/исходящая корреспонденция;

• защита информации и архивирование данных.

Системы разработки продукции:

• разработка продукции и ее правовая защита;

• разработка упаковки и сопроводительных материалов (каталогов и т. п.);

• разработка производственных методов и процессов;

• разработка методов расчета производственных расходов и цен.

Системы производства и запасов:

• выбор поставщиков;

• определение предлагаемых гарантий на продукцию или услуги;

• определение цен на продукцию или услуги (оптовых и розничных);

• процесс повторных заказов для создания запасов;

• получение и складирование продукции в качестве запасов;

• согласование физических запасов с бухгалтерскими записями.

Системы обработки заказов:

• получение и регистрация заказов — по почте, факсу, телефону, компьютеру;

• выполнение и упаковка заказов;

• отправка заказов.

Системы выставления счетов к получению:

• выставление счетов клиентам за заказы;

• получение оплаты за заказы и предоставление клиентам кредитов на оплату заказов (наличными, чеками или кредитными карточками);

• взимание неоплаченных и просроченных платежей.

Системы по работе с клиентами:

• процедура приема возвращаемой продукции и возврата денег клиентам;

• реагирование на жалобы клиентов;

• замена неисправной продукции или выполнение других гарантийных услуг.

Системы счетов к оплате:

• процедуры закупок и требуемые подтверждения;

• процесс оплаты за материалы и запасы;

• мелкие расходы.

Системы маркетинга:

• разработка общего плана маркетинга;

• разработка и выпуск рекламных материалов;

• разработка общих и перспективных направлений;

• разработка плана рекламы;

• разработка плана по связям с общественностью;

• разработка плана прямой рекламы по почте;

• разработка и ведение базы данных;

• разработка и ведение сайта в Интернете;

• анализ и отслеживание статистики продаж.

Системы человеческих ресурсов:

• процедуры приема на работу и трудовые договоры; обучение персонала;

• процесс выплаты заработной платы и система поощрений.

Системы общего бухгалтерского учета:

• управление процессом бухгалтерского учета посредством ежедневных, недельных, месячных, квартальных и годовых отчетов;

• управление деньгами с надежным обеспечением будущих потребностей в кредите;

• составление бюджета и прогнозирование;

• декларирование и удержание налогов с заработной платы.

Общие корпоративные системы:

• переговоры по контрактам, составление и выполнение контрактов;

• разработка и защита интеллектуальной собственности;

• обеспечение необходимой страховки и покрытия;

• декларирование и уплата федеральных налогов, налогов штата и других;

• планирование федеральных налогов, налогов штата и других;

• ведение и хранение отчетности;

• поддержание отношений с инвесторами/акционерами;

• обеспечение правовой защиты;

• планирование и поддержание роста.

Системы управления рабочим пространством:

• планирование и содержание телефонных и электрических систем;

• планирование автостояночной системы;

• планирование пропускной системы;

• планирование охранной системы.

Вы можете систематизировать свою деятельность, издав служебные инструкции. Они могут быть большим подспорьем для вашего персонала. Создавая эти инструкции, вы сможете оптимизировать свои операции и повысить прибыльность. Этим вы сделаете еще один шаг в сторону владения бизнесом квадранта Б.

Эта ступенька треугольника Б—И — управление правовыми вопросами — стала для меня самым тяжелым уроком, который я когда-либо получал. Мой богатый папа выявил серьезный изъян в моем бизнесе: я не оформил юридические права на изделия на «липучках», которые я разработал до того, как начал их выпускать. А именно, я так и не запатентовал некоторые из моих изделий (я не сделал этого, потому что считал, что платить 10 тысяч долларов юристам-патентоведам за такую, как я полагал, мелочь, слишком дорого). Вскоре появилась другая компания и скопировала мою идею, а я не мог ничего поделать.

Сегодня я проповедую противоположную точку зрения. В наш информационный век ваши юристы по вопросам интеллектуальной собственности и контрактного права — одни из самых важных советников, потому что помогают вам создать самый важный актив. Эти юристы, если они хорошие, защитят ваши идеи и ваши соглашения от "интеллектуальных бандитов" — людей, которые воруют ваши идеи, а следовательно, и ваши прибыли.

Мир бизнеса полон историями о том, как разумные предприниматели с потрясающими идеями начинали продавать свои продукты или идеи до того, как защитили их. В мире интеллектуальной собственности, как только вашу идею увидят, ее практически невозможно защитить. Не так давно вышла на рынок компания с предложением компьютерной программы для малого бизнеса на основе электронных таблиц. Я приобрел этот великолепный продукт для своей компании. А через несколько лет компания прогорела. Почему? Потому, что они не запатентовали свою идею, и другая компания, которую я называть не стану, тут же позаимствовала ее и вытеснила их с рынка. И сегодня эта компания, которая позаимствовала идею, является видным лидером в области программного обеспечения.

Говорят, что Билл Гейтс стал самым богатым человеком планеты, имея одну лишь идею. Другими словами, он разбогател не за счет инвестиций в недвижимость или в заводы. Он просто взял информацию, защитил ее и стал богатейшим человеком мира всего в тридцать с чем-то лет. Ирония в том, что он даже не разрабатывал операционных систем «Microsoft». Он купил их у других программистов, продал их «IBM», а остальное принадлежит истории.