В дороге я задал Павлу вопросы и понял, в чем состоит его работа, чем он доволен, а чем нет. У нас еще было несколько встреч по ходу тендера, и мое первое впечатление об этом сотруднике только укрепилось. Дождавшись окончания тендера, который мое агентство и компания Павла проиграли, я предложил ему подумать о работе в моей компании. И хотя его существующий работодатель был крупнее моего агентства, Павел принял предложение.

Причина была в том, что на прежнем месте работы Павел «сидел» только на проценте и при этом сам факт закрытия сделки (и выплаты процентов) был достаточно отсрочен по времени – иногда ему приходилось ждать по два месяца, чтобы получить заработанные деньги. Мое предложение практически ничем не отличалось по деньгам от существующего, но я предлагал небольшую ставку и процент с гарантией того, что выплаты будут сделаны со всех счетов, оплаченных в течение месяца.

Знаю, что такой способ найма сотрудников может вызвать вопрос: а этично ли это? Считаю, что да. Вы не нарушаете никаких договоренностей и не применяете силу. Вы просто делаете лучшее предложение интересующему вас сотруднику.

Обрабатываем запрос

Ваш менеджер по продажам сообщает, что кто-то заинтересовался услугами вашего агентства. Отлично! Вы получили входящий запрос или лид, и теперь вам нужно превратить его в заказ.

Первым делом продажник должен занести данные о поступившем лиде в вашу систему управления контактами и сделками. Рекомендую вам систему Highrise от компании 37Signals: http://highresehq.com. Хотя эта система и на английском языке, вы без труда разберетесь, как она работает, меньше чем за час. Чуть подробнее о Highrise мы поговорим в разделе «Инструменты», а сейчас продолжим работу с лидом.

Итак, поступивший запрос фиксируется в системе Highrise в виде сделки. Менеджер указывает тип сделки (копирайтинг, сценарий, информационная статья), его ориентировочную стоимость и добавляет информацию о компании и сотруднике. Эта работа может показаться достаточно муторной и не очень важной, но поверьте мне, когда в агентство будет поступать пять-десять запросов в день, очень просто потерять или забыть один из них. Это недопустимо, так как это ваши деньги.

После того как сделка создана, менеджер будет копировать всю переписку по электронной почте в Highrise и прикреплять ее к соответствующей сделке. Если общение происходит по телефону, то в Highrise создается заметка с кратким содержанием состоявшегося разговора, которая также привязывается к соответствующей сделке.

Ваш рабочий день должен начинаться с просмотра Highrise. Вы обязательно должны заглядывать в нее хотя бы раз в день или днем и вечером, прежде чем закончить работу. Highrise – панель управления вашим бизнесом и способ контроля работы менеджера по продажам.

После того как запрос зафиксирован, начинается работа с клиентом. На следующем шаге менеджер по продажам или менеджер по работе с клиентами должен выяснить, какая задача стоит перед потенциальным клиентом, и предложить ему наилучшее решение.

Чтобы менеджер по продажам работал максимально эффективно, вы должны самостоятельно или вместе с ним разработать схему работы с лидами. Эта схема должна учитывать наиболее часто встречающиеся ситуации. Не усложняйте процесс работы, дайте ему основную схему действий, пусть он выполняет самостоятельно.

Пример схемы работы прибыльного копирайтерского агентства приведен в разделе «Инструменты агентства».

После того как запрос поступил и зафиксирован в системе Highrise, менеджер начинает с ним работать. Если запрос поступил через форму на сайте, необходимо как можно быстрее перезвонить клиенту и запросить у него подробную информацию. Телефонный звонок критически важен, если вы хотите создать действительно успешное копирайтерское агентство, а не хвастать перед друзьями новыми визитками.

Менеджер звонит, выясняет подробности и добавляет в Highrise новую информацию. В этот момент вам становится понятно, что именно нужно клиенту. Если его запрос совпадает с вашими возможностями, можно не вмешиваться в процесс, предоставив менеджеру по продажам самостоятельно вести проект. Если же запрос клиента не совсем обычен, вы должны связаться со своим менеджером и обсудить с ним, какие решения вы можете предложить.

Не беритесь за работу, которую никогда не делали и в которой у вас нет опыта. Например, если к вам обратился клиент, которому нужны не только продающие тексты для сайта, но еще и сам сайт, который будет оптимизирован для поисковых систем, а у вас нет опыта в такой работе, то предложите клиенту разбить проект на две части: создание сайта, его оптимизация и написание продающих текстов. Чтобы не потерять такого клиента, можно предложить такой вариант: клиент самостоятельно ищет исполнителей на создание сайта и его оптимизацию, а вы помимо написания текстов скоординируете все работы, объединив их в один процесс.

Если у вас есть партнеры, которые предоставляют услуги по созданию сайтов и оптимизации, можете порекомендовать их клиенту. В этом случае вы также сможете вести единый проект в системе управления проектами Basecamp (об этом мы также поговорим чуть позже, в разделе «ИНСТРУМЕНТЫ АГЕНТСТВА»), что будет очень удобно для клиента. Только учите, что если ваши партнеры «накосячат», вам придется разделить с ними ответственность перед клиентом.

Выделив свою часть работы, менеджер по продажам высылает клиенту бриф и дает некоторое время на его изучение. Как правило, для этого хватает одного рабочего дня.

Затем менеджер звонит клиенту и вместе с ним заполняет бриф. Лично мне кажется это очень важным – чтобы менеджер по продажам заполнял бриф вместе с клиентом. Заполнение брифа – самый ответственный момент, так как в нем описывается исходная ситуация и ставятся цели, то есть тот результат, который клиент хочет получить, обратившись в ваше агентство.

Если на этом этапе допустить возникновение непонимания, то даже если работа будет выполнена в соответствии с брифом, ее результаты не устроят клиента и вам придется общаться с раздраженным заказчиком, который будет требовать переделать работу или вернуть деньги.

После работы с клиентом менеджер должен добавить заполненный бриф в Highrise и обязательно законспектировать план беседы. Вы должны требовать от менеджера указания всех спорных моментов, которые возникали в процессе заполнения брифа. Особое внимание уделите моментам, которые вызывали непонимание у клиента, и ситуациям, которые ставили в затруднительное положение вашего менеджера. В идеале вы должны быть в состоянии воспроизвести у себя в воображении прошедшую встречу во всех подробностях.

Если менеджер по продажам только начинает работать в вашем агентстве или если предстоит встреча с трудным клиентом (вы поймете это после изучения поступившей заявки в Highrise), просите менеджера записать беседу на диктофон, если она происходит лично, или сделать запись разговора по Скайпу или телефону. Аудио– и видеофайлы с записью беседы нужно также загрузить в Highrise и прикрепить к соответствующей сделке.