Шаг 2. Определение места продаж выбранного ассортимента. Местом продажи может являться как один из магазинов розничной сети, так и любой склад, принадлежащий торговому предприятию, если речь идет, например, об осуществлении оптовых поставок. Для системы автоматизации все места хранения товаров, будь то магазин или распределительный центр, являются складами. Поэтому одним из важнейших объектов системы автоматизации является также справочник складов. Он позволяет определить параметры для каждого склада (магазина); отразить его структуру (например, проходы, стеллажи), дающую возможность в дальнейшем задать для каждого товара на складе (в магазине) координатный код; задать его тип (склад, магазин, склад брака, склад товаров на ответственном хранении и т. п.).

На рисунке 10.2 показана иерархическая структура склада «Распределительный центр 001». Перемещаясь по уровням склада в верхней части формы можно видеть, какие товары находятся в той или иной его зоне (список товаров отражается в нижней части формы).

Рис. 10.2. Иерархическая структура склада «Распределительный центр 001»

В модуле управления складом также производится квотирование товаров для всех магазинов сети. Под квотированием понимается установка ограничений на количество номенклатурных позиций определенного ассортиментного уровня, которое может продаваться в конкретной группе магазинов. Параметры квотирования используются при сводном планировании.

Шаг 3. Определение товаров собственного производства.

Шаг 4. Создание порционных карт (спецификаций). Сегодня ни один из крупных гипермаркетов не обходится без собственного производства, поскольку собственное производство – это возможность не только получить дополнительный доход, но и реализовать неликвидные товары. Обычно собственным производством занимается в первую очередь технолог, который задает утвержденное название спецификации и определяет ее составляющие, при этом автоматически происходит расчет стоимости готовой продукции, и система выводит подробный отчет о созданном товаре (рис. 10.3).

Шаг 5. Заключение договора с поставщиками.

Шаг 6. Создание заявок на доставку.

Рассмотрим последовательность действий, необходимых и достаточных для обеспечения корректного расчета потребности в товарах и формирования заказов поставщикам.

1. Менеджер по магазинам регистрирует в системе автоматизации договор на поставку товаров, ассортимент по договору и ценовые соглашения, определяющие закупочные цены. Для этого он создает новую запись в справочнике договоров поставщиков и по кнопке «Ассортиментный классификатор» определяет список товаров на поставку по договору (выбирая товар из справочника номенклатур). Для задания подробных условий поставки используются шаблоны, которые задаются в отдельной форме. Задание условий поставок основано на принадлежности товара к той или иной группе поставок. Например, некоторые скоропортящиеся продукты должны поставляться каждый день, соответственно планирование их поставок должно осуществляться раз в несколько дней, период планирования[185] для таких продуктов может составлять неделю. Продукты же с длительным сроком годности могут поставляться раз в один-два месяца, и для планирования их поставок необходимо выбирать период планирования более длительный.

Рис. 10.3. Отчет о созданном товаре

По каждому договору, для каждого магазина (склада) менеджер по магазинам регистрирует график подачи заявок, в котором определяет периодичность, сроки, время поставок, время подачи заявок на поставку товаров. Если в сети магазинов поставки осуществляются с распределительного центра, то на данном этапе задаются условия подачи заявок на перемещение необходимых товаров с распределительного центра в магазины.

Заведующие магазинами создают заявки на доставку товаров от поставщика или перемещение с распределительного центра (если на РЦ товара недостаточно, то создается консолидированная заявка на доставку товаров для всех магазинов сети) и запускают автоматический расчет потребности, при этом производится расчет потребности в товарах по формуле, показанной на рисунке 10.4.

В системе формируются закупки[186]. В процессе создания закупки система аккумулирует данные о продажах и покупках в каждом магазине, анализирует их и выдает прогноз потребностей в товарах на определенный период, устанавливаемый менеджером по закупкам. Затем система автоматически анализирует имеющиеся товарные запасы на складах предприятия и на полках в магазинах, сверяет их количество с заданными в системе минимальными резервами, учитывает будущие поставки. Заведующему магазином остается только утвердить спланированные заказы.

Рис. 10.4. Расчет потребности в товаре

Автоматизация финансов

Функциональность управления финансами является неотъемлемой частью любой ERP-системы и обычно содержит инструменты финансового контроля, учета и планирования. Не стоит путать эту функциональность с бухгалтерскими программами. Богатый инструментарий данного модуля в первую очередь предназначен не для ведения бухгалтерского учета, а для получения разнородных аналитических отчетов, призванных помочь руководителям торгового предприятия в принятии важных решений, к примеру, в области ценообразования. Финансовый модуль автоматизируемой системы обычно содержит компоненты, о которых пойдет речь ниже.

Бухгалтерия (ведение расчетов, ввод счетов, цикл для регистрации и одобрения счетов поставщиков, создание платежных поручений, выверка по банковской выписке, ведение кассовых операций, включая подготовку расходных и приходных ордеров и кассовой книги, настройка произвольных типов налогов: налог на добавленную стоимость (НДС), пошлины, начисление налогов к оплате.

Работа с банками (ведение банковских операций, телебанкинг).

Бюджетирование (формирование планов продаж для отдельного магазина и всей сети целиком, создание отчета о движении денежных средств, отчета о задолженностях).