Из базовых функций за человеком остаются общение с кандидатом и экспертная оценка, но с развитием технологий искусственного интеллекта и машинного обучения и они могут подвергнуться частичной автоматизации. Однако о полной замене HR-менеджера компьютером речь вряд ли идет, ведь на самом деле автоматизация базовых функций просто дает возможность специалистам переключиться на решение задач другого уровня. Высвобождение ресурсов позволяет заниматься такими вещами, как HR-аналитика и расчет воронки подбора, развивать системы обучения, мотивации, оценки, компенсаций и льгот, продвигать HR-бренд и так далее.

Аналогичные изменения давно произошли в ИТ-сфере, где низкоуровневое программирование было отдано на откуп вспомогательным инструментам. Сфера HR медленно, но неуклонно дрейфует в сторону ИТ, и специалисты в ней постепенно приспосабливаются к новой реальности.

Инструментарий современного HR-менеджера чрезвычайно широк. Рынок цифровых технологий в HR пестрит предложениями, и из-за этого порой сложно разобраться, какие из них подходят для решения конкретных задач наилучшим образом. В этой статье речь пойдет об автоматизации рекрутинга, а именно – системе учета подбора персонала. Мы решили подробнее узнать про то, какой подобную систему видят HR-менеджеры в своем идеальном представлении. Для этого мы опросили 276 представителей различных компаний на российском рынке труда в период с января по февраль 2017 года.

Оказалось, что одними из самых популярных инструментов для ведения учета подбора персонала остаются Excel и Word. Первым пользуется половина компаний на рынке труда, вторым – одна треть. Но при всей популярности продуктов пакета Microsoft Office менеджеры недовольны ими больше всего.

Этот факт не удивителен, ведь, по сути, Word и Excel никак на автоматизируют работу HR-менеджера, а являются чем-то вроде цифровой замены старому доброму архиву резюме. Работа с резюме и кадровый учет в Word и Excel так же однообразны, как и бумажный труд.

Сегодня на рынке можно найти множество цифровых систем для рекрутинга, позволяющих в значительной мере автоматизировать процесс подбора персонала. Подобные системы позволяют не только хранить и в любой момент обращаться к нужному резюме, но и собирать отклики с работных сайтов, коммуницировать с кандидатами, вести сбор статистики и планировать встречи, интегрируя расписание с рабочим календарем.

Такими автоматизированными системами в России пользуется 41 % компаний на рынке, и в дальнейшем их доля будет расти. Каждая десятая компания ведет учет подбора только на работных сайтах, и пользователи в целом довольны их функционалом.

Главные проблемы существующих кадровых систем – это отсутствие интеграции между ними, неудобная система отчетности и аналитики, а также ограниченный функционал. Каждый из этих недостатков отметили по трети опрошенных.

Только 18 % HR-менеджеров все устраивает в работе с системами учета подбора персонала. Несмотря на множество предложений, на рынке кадровых систем нет игрока с массовым продуктом, который бы всех устраивал. Автоматизация рабочих процессов в HR – все еще открытое поле для бизнеса.

Треть компаний никак не решает вопрос хранения и обработки персональных данных соискателей, притом что делать это обязывает закон, согласно которому с каждым кандидатом должно подписываться соответствующее соглашение.

В случае если кадровый учет ведет агентство или же обработка и хранение данных осуществляются только на работном сайте, отдельное соглашение между работодателем и соискателем не требуется.

Чтобы выяснить предпочтения самих HR-менеджеров, мы попросили наших респондентов описать идеальную систему учета подбора персонала, указав на ее наиболее полезные функции, а также рассказать про недостатки тех систем, с которым им доводилось иметь дело.

Ключевыми характеристиками идеальной системы опрашиваемые назвали возможность поиска внутри базы кандидатов, а также простой импорт информации из внешних источников. Еще одной важной функцией по обработке персональных данных является автоматическая идентификация «двойников», позволяющая не тратить время на их ручное обнаружение. Также желательно, чтобы кандидаты сами перемещались по разным этапам отбора в базе.

Важность ведения аналитики в системе учета подбора кандидатов понимают 70 % HR-менеджеров. Наличие модулей анализа и отчетности, позволяющих использовать воронки подбора, отслеживать сроки закрытия вакансии и анализировать эффективность, входит в пул наиболее важных пожеланий к системе. Для HR-менеджеров также важно, чтобы в отчетах можно было фиксировать результаты обучения, стажировок или испытательного срока работников.

В категорию желательных также попали функции интеграции рабочего календаря с расписанием встреч и собеседований и возможность снабжать информацию о кандидатах тегами, облегчающими поиск.

Пожелания к функционалу системы учета подбора персонала у пользователей Word и Excel, а также пользователей автоматизированных систем практически не различаются, что говорит об универсальности этих требований – они являются базовыми для любой системы.

Помимо HR-менеджеров к идеальной системе учета подбора персонала доступ должен быть как минимум у еще одного человека – внутреннего заказчика. По крайней мере, такого мнения придерживаются 43 % опрошенных. В то же время вполне приемлемо, если пользоваться такой системой будут только сотрудники HR-департаментов.

Респонденты отмечают, что оптимальное число сотрудников, имеющих доступ к системе учета подбора персонала, должно быть от 4 до 10 в зависимости от размера компании и HR-департамента. Более трети опрошенных склонны полагать, что оптимальное число пользователей – 1-3 человека.

Автоматизация процессов в HR

Среди структурных подразделений бизнеса сфера управления персоналом подключилась к digital-революции одной из последних, поэтому процесс перехода на цифровые рельсы здесь еще далек от завершения. Как мы выяснили ранее, всего 41 % компаний на российском рынке труда пользуется автоматизированными системами учета подбора персонала. Однако доля работодателей, кто в том или ином виде автоматизировал хотя бы некоторые из HR-процессов, стремительно растет.