Итак, вы приняли решение провести корпоративное мероприятие. Осталось его спланировать.

Оповещение. Довольно непросто донести информацию о мероприятии именно до своей аудитории. Сейчас проще всего решить эту проблему в интернете. Есть группы, форумы и сайты, специализированные по полу, возрасту и интересам, – там вы и найдете своего клиента.

Программа мероприятия. Все должно быть динамично, продуманно, увлекательно, персонал подготовлен. Второго посещения клиента может и не случиться, поэтому желательно отнестись крайне внимательно ко всем деталям. Важнейшая задача при проведении дня открытых дверей – показать товар лицом, дать часть внутренней информации.

Лучшее время для проведения дня открытых дверей – воскресенье, с 13:00 до 17:00; минимальная продолжительность – два часа (некоторые открывают свои двери с раннего утра до позднего вечера). Планируя день открытых дверей, избегайте праздничных или предпраздничных дней.

Если возможно, учтите прогноз погоды, потому что холодные или дождливые дни не способствуют желанию посещать подобные мероприятия.

Минимум за семь дней до мероприятия:

• готовы макеты печатной продукции, сувениров и прочих раздаточных материалов;

• закончены капитальные работы по подготовке помещения, самого здания, подъездных путей, парковки, входной группы;

• спланирована расстановка мебели.

За 48 часов до начала мероприятия:

• проведите генеральную уборку помещений и прилегающей территории (газонов, урн, тротуаров, парковки, обновите разметку и так далее);

• заберите из типографии печатную продукцию и сувениры;

• уберите лишнюю мебель.

За 24 часа до начала:

• большая часть подготовительной работы должна быть завершена. Вы должны иметь время, чтобы собраться с мыслями и сконцентрироваться на самом мероприятии;

• проведите собрание со всем участвующим персоналом, распределите роли;

• подготовьте и повторите речь, алгоритмы коммуникации;

• организуйте напитки и угощения; проветрите помещения.

Накануне вечером проведите репетицию.

После мероприятия не дайте гостям уйти просто так! Пролонгируйте контакт: подарите карту постоянного клиента, запишите адрес его электронной почты, попросите вступить в специально созданную группу в социальной сети, подпишите на рассылку новостей и так далее. Предлагайте посетителям решения и выгоды, которые вызовут у них желание обратиться к вашим услугам и товарам.

В процессе общения знакомьтесь, презентуйте бренд своей компании во всех привлекательных ракурсах.

Потом проведите мероприятие еще и еще раз! Создайте «тусовку лояльных потребителей» вокруг своей компании, познакомьте клиентов друг с другом – они найдут общие темы для разговоров и, возможно, будут дружить и дальше «вокруг» вашего бренда.

Принять участие в массовом мероприятии любого формата (выставка, конгресс, форум, конференция, ярмарка, симпозиум, круглый стол…) – это прекрасный шанс заявить о себе, своем продукте/услуге, продемонстрировать достижения компании, заключить контракты. И не только… На всех этих внешних (организованных не вами) мероприятиях можно и нужно получать обратную связь от своих клиентов.

Выступая/участвуя в таких мероприятиях, представители вашей компании получают возможность обратиться к аудитории и предложить текущим, потенциальным и бывшим клиентам обратиться к ним по любому вопросу, в том числе с жалобой. Такой подход практически никогда и никем не используется.

Стоимость

Если не считать стоимость участия, то абсолютно бесплатно.

Скорость включения

Брифинг или тренинг ваших участников/спикеров, запоминающаяся презентация, возможно, анкета обратной связи – и все готово.

Идеальный инструмент

Для сферы b2b, HoReCa, банков и учреждений, предоставляющих финансовые услуги, образования, профессиональных услуг, связи и коммуникаций, недвижимости, здравоохранения.

«Фишки»

Многое зависит от личности участника/спикера – его харизмы, чувства юмора и реакции.

Оригинальная анкета обратной связи.

Призы за лучшую обратную связь.

Как включить

Представители вашей компании в течение года наверняка участвуют в нескольких больших внешних ивентах. Поэтому при подготовке к выступлению тренируйте спикеров правильно отвечать на острые вопросы и воспринимать неадекватную реакцию зала – как говорится, тяжело в учении, легко на выступлении.

В начале речи, когда ваш представитель будет рассказывать о себе и компании, попросите его задать аудитории несколько простых вопросов:

• Есть ли в аудитории наши клиенты?

• Все ли вы остались довольны работой нашей компании, наших сотрудников?

• Могу ли я как-то помочь вам?